Автоматизация корпоративных операций способна значительно повысить уровень эффективности и производительности труда работников. Сотрудники могут направить свое внимание на более значимые виды деятельности и внести больший вклад, когда они тратят меньше времени и усилий на рутинную и повторяющуюся работу.
Что именно подразумевается под термином “автоматизация бизнес-процессов”?
Использование цифровых технологий для выполнения бизнес-операций при минимальном участии человека является примером автоматизации бизнес-процессов, которая представляет собой стратегию повышения эффективности компании.
Автоматизация бизнес-процессов высвобождает время работников, чтобы они могли сосредоточиться на деятельности, приносящей большую пользу компании. Это достигается путем переноса бремени выполнения повторяющихся задач с людей на роботов.
Автоматизируемые в настоящее время процедуры
Чем более желательны изменения, тем проще автоматизировать бизнес-процесс. Вы можете мгновенно воспользоваться несколькими существующими программными пакетами и предприятиями, предоставляющими решения по автоматизации.
Рассмотрите возможность автоматизации следующих процедур прямо сейчас:
1. Обработка и управление заработной платой:
Вы можете быстро добавить новых работников в систему, используя программное обеспечение для расчета заработной платы, например, Gusto или Collage, и система будет отслеживать часы работы, заполнять формы и каждый раз вовремя подавать соответствующую документацию.
2. Счета-фактуры и платежи:
Вы можете создать повторяющиеся счета, используя несколько методов, и они будут автоматически рассылаться по электронной почте вашим клиентам. Узнайте, как сделать платежи простыми как для вас, так и для ваших клиентов. Ведь современное программное обеспечение теперь генерирует и отправляет счета, отслеживает просроченные платежи и даже отправляет напоминания, когда это необходимо, чтобы поддерживать ваши книги в актуальном состоянии.
3. Бухгалтерия и бухгалтерский учет:
Это утомительные, отнимающие много времени задачи, в которых вы не хотите оставлять место для человеческих ошибок. Благодаря автоматическому импорту расходов с ваших банковских счетов и созданию достоверных книг в конце каждого месяца, Bench упрощает поддержание вашей бухгалтерии в актуальном состоянии.
4. Хранение квитанций:
Если вы когда-нибудь проходили через аудит и были уличены в отсутствии квитанций, вы уже знаете, насколько важно отслеживать все подтверждающие документы. С помощью Shoeboxed вы можете легко записывать и отслеживать квитанции, чтобы в конце финансового года не пришлось разбираться с переполненной коробкой бумаг.
5. Расчет налога с продаж:
Если вы ведете бизнес во многих штатах, вам придется иметь дело с различными ставками налога с продаж, а также с соответствующими требованиями и сроками отчетности. Воспользуйтесь TaxJar, чтобы автоматически все отслеживать. Решение взаимодействует с вашим онлайн-бизнесом для отслеживания межгосударственных продаж и предоставления необходимых налоговых деклараций.
6. Подбор новых сотрудников:
Если вы ищете талантливых сотрудников, вам нужно написать описание вакансии; с остальным может справиться ZipRecruiter. Программа разошлет ваше описание на более чем пятьдесят сайтов, соберет приложения и позволит вам просмотреть их все в одном месте.
После того как вы наняли нового сотрудника, вы можете использовать онлайн-ресурсы для онбординга и обучения, чтобы ввести его в курс дела. Сотрудники, использующие эту платформу, получат автоматические учебные пособия, с которыми они смогут ознакомиться на протяжении всего процесса обучения. Она отслеживает развитие, проводит тесты, чтобы убедиться в их компетентности, и направляет их на работу.
7. Управление социальными сетями:
Многие компании используют эти платформы в качестве важнейших маркетинговых инструментов. Однако от вас не требуется лично сидеть и следить за своими каналами. Ваши статьи будут планироваться и публиковаться по мере необходимости с помощью таких инструментов планирования социальных сетей, как Buffer или Hootsuite.
8. Email-маркетинг:
Доверьте маркетинг электронной почты автоматизированной системе. Многие системы обеспечивают автоматическое сопровождение электронных писем о заказах, изменениях в заказе и другой корреспонденции. Для этого существует несколько решений, включая GetResponse, Drip и MailChimp.
9. Обслуживание клиентов:
Автоматизированные чат-боты упрощают обслуживание клиентов. Всплывающие боты, взаимодействующие с посетителями сайта, могут направить их на определенные страницы вашего сайта или дать ответы на часто задаваемые вопросы. Вы можете бесплатно использовать Tawk прямо сейчас на своем сайте и даже нанять агентов через платформу для наблюдения за разговорами в нерабочее время.
Формулирование стратегии автоматизации до использования технологии:
Для того чтобы начать процесс автоматизации бизнес-процессов, одним из первых шагов, которые необходимо сделать, является определение того, какие процедуры являются наиболее важными для работников. Это те процедуры, которые отнимают больше всего времени и ресурсов, а также оказывают наибольшее влияние на то, насколько работникам нравится их работа и насколько продуктивно они себя чувствуют на своих должностях. Ввод данных, составление расписания и общение – вот несколько примеров задач, которые потенциально могут быть выгодны для автоматизации.
На следующем этапе, который наступает после определения того, какие процедуры являются наиболее важными, необходимо выяснить, как можно автоматизировать каждую из этих операций. Возможно, для этого потребуется использование специального программного обеспечения или технологий, включая программное обеспечение для организации рабочего процесса, средства автоматизации или даже искусственный интеллект. Эти технологии могут быть использованы для автоматизации операций, которые выполняются многократно, таких как ввод данных и планирование, а также для ускорения коммуникации и сотрудничества между сотрудниками.
При автоматизации корпоративных процедур необходимо убедиться в том, что разработанные процедуры будут удобны для сотрудников и просты для выполнения, чтобы они были успешными. Этого можно добиться путем вовлечения работников в процесс создания и внедрения автоматизации, а также путем предоставления им обучения и помощи, чтобы они чувствовали себя комфортно с новыми инструментами и процедурами.
Также важно убедиться, что автоматизация бизнес-операций не приведет к ликвидации рабочих мест или сокращению численности персонала. Целью автоматизации не должна быть замена работников; скорее, она должна использоваться для повышения производительности и эффективности производства. Можно гарантировать, что люди не останутся за бортом процесса автоматизации, если предоставить им возможность участвовать в этом процессе, пройти переподготовку и найти новое применение имеющимся у них способностям.
Заключение
В заключение следует отметить, что автоматизация деятельности компании может значительно повысить эффективность и производительность труда работников. Компании могут гарантировать, что автоматизация приведет к повышению производительности без негативного влияния на рабочую силу, если сначала определят, какие процессы являются наиболее важными, затем автоматизируют эти процессы с помощью удобных инструментов, затем вовлекут сотрудников в процесс и, наконец, найдут способы переобучить и перепрофилировать их навыки.
Оригинал статьи: https://gethppy.com/business-management/automating-business-processes-that-matter-to-your-employees
