С увеличением количества удаленных рабочих мест увеличилось количество инструментов для мониторинга сотрудников.
Мониторинг сотрудников направлен на обеспечение контроля над членами корпоративной организации посредством сбора данных.
Компании могут использовать решение для мониторинга сотрудников для повышения производительности, эффективности или вовлеченности сотрудников. Однако при этом не следует забывать о важности доверия.
Прогрессивные организации понимают необходимость внедрения доверия в каждый аспект организационной культуры.
Они старательно используют отслеживание сотрудников в сочетании с прозрачной политикой компании и честными ожиданиями в разговоре с сотрудниками.
Я проработал в ИТ-секторе более 20 лет и сталкивался как с корпоративными культурами с высоким уровнем слежки, так и с корпоративными культурами с высоким уровнем доверия.
В этой статье будут описаны наиболее используемые методы наблюдения за сотрудниками и представлен корпоративный менталитет, позволяющий использовать их для эффективного повышения производительности труда, эффективности и вовлеченности сотрудников.
Она была написана на основе моего опыта работы в качестве сотрудника и руководителя группы в обоих сценариях.
Что такое мониторинг сотрудников?
Мониторинг сотрудников — это любой процесс, связанный со сбором информации о деятельности сотрудников.
Деятельность может включать в себя все, что выполняет сотрудник. Например:
- интернет-трафик (посещаемые веб-сайты, активность в социальных сетях)
- Геолокация (данные о местоположении по GPS)
- данные о здоровье (медицинские осмотры, устройства для отслеживания фитнеса)
- Использование приложений (какими приложениями пользуется сотрудник и как долго).
Каковы типы мониторинга сотрудников?
Хотя технология открыла ящик пандоры огромного количества вариантов и цен, все методы имеют три фундаментальных элемента:
1 – наблюдение (в большинстве случаев с мониторингом в режиме реального времени и интеграцией со сторонним программным обеспечением)
2 – Сообщать (включая push-уведомления и уведомления по электронной почте или специализированные отчеты).
3 – Не допускать прерывания предыдущих двух шагов.
Мониторинг Интернета (веб-сайты, мониторинг электронной почты и социальных сетей)
Интернет в настоящее время является основным объектом мониторинга сотрудников. Отчеты могут включать все – от истории браузера до табелей учета рабочего времени, показывающих, сколько времени сотрудник тратит на социальные сети.
Электронная почта постепенно становится устаревшим средством коммуникации, поскольку она непродуктивна и неэффективна по сравнению с более современными средствами коммуникации.
Тем не менее, они по-прежнему используются и, следовательно, контролируются во многих организациях. Данные, собранные из электронных писем сотрудников, обычно включают тело, тему и получателей сообщений.
Наблюдение за операционной системой
Большинство программ для мониторинга сотрудников фиксируют компьютерную активность на компьютере сотрудника, включая то, какие программы и в течение какого времени выполнял пользователь. Часто также фиксируется время простоя компьютера.
Некоторые программы слежения могут также создавать временной интервал с использованием снимков, полученных с веб-камеры, или автоматически делать скриншоты.
Мониторинг компьютера с помощью кейлоггеров
Кейлоггинг, или регистрация нажатия клавиш, – это метод, который регистрирует все, что набирает пользователь, а также может делать скриншоты экрана.
Этот метод имеет серьезные риски, связанные с конфиденциальностью сотрудников и утечкой данных. Причина в том, что почти все программное обеспечение для мониторинга сегодня размещается в Интернете, и все, начиная от номеров кредитных карт и заканчивая коммерческой тайной, в конечном итоге будет перехвачено и передано по сети с помощью этого метода.
Мониторинг телефонов и чатов
Некоторые программы мониторинга позволяют записывать телефонные звонки и следить за обменом мгновенными сообщениями в рабочее время, чтобы позже получить данные для анализа.
Отслеживание местоположения
Компании могут использовать GPS-слежение для отслеживания автомобилей и определения местонахождения ноутбуков и мобильных устройств во время рабочего дня сотрудников.
Видеонаблюдение
Многие компании интегрируют запись с видеокамер, чтобы контролировать присутствие и действия сотрудников в рабочее время.
Преимущества мониторинга сотрудников в условиях высокого доверия
Вы можете использовать собранные данные, чтобы помочь сотрудникам, которые с трудом справляются со своей работой, и решить, какой тип обучения востребован для каждой команды.
Это также прекрасная возможность предоставить обратную связь и обсудить, как каждый сотрудник может укрепить свои навыки и спланировать свою карьеру, чтобы использовать их наилучшим образом.
Вы также можете использовать отчеты, чтобы помочь установить более реалистичные цели и ожидания для команд, помогая им совершенствоваться, достигая по одному этапу за раз.
Открытое обсуждение данных показывает, что вам не все равно, и повышает вовлеченность и радость команды.
Соображения при внедрении мониторинга сотрудников
Приведенные ниже риски, связанные с мониторингом сотрудников, должны быть уменьшены с помощью грамотно разработанной политики мониторинга.
Конфиденциальность
Наличие системы мониторинга сотрудников открывает двери для нескольких проблем, связанных с конфиденциальностью.
Существует высокий риск раскрытия данных компании или личных данных в результате инцидента кибербезопасности или вредоносных программ, таких как троян или компьютерный вирус.
К сожалению, ни одно решение не может гарантировать 100% безопасность собранных данных.
Вовлеченность сотрудников
Если вы не доверяете своим сотрудникам, почему они должны доверять вам?
И почему они должны заботиться о своей работе, если они не доверяют компании, в которой работают.
Поэтому очень важно продумать, как вы будете обсуждать эту тему с сотрудниками, чтобы избежать влияния на их моральный дух.
Повышение стресса
Некоторые люди, получив власть, стремятся естественным образом оказывать влияние и контролировать других.
Когда у них под рукой есть средства мониторинга сотрудников, им гораздо проще проявлять жестокость по отношению к работникам.
Кроме того, когда люди знают, что компания, на которую они работают, шпионит за ними, уровень стресса повышается, и у них возрастает риск выгорания.
Юридические проблемы
Согласно данным Общества управления человеческими ресурсами (SHRM), целью которого является создание лучших рабочих мест, перед созданием любой программы мониторинга рабочего места необходимо получить юридическую консультацию.
В США, например, вам придется соблюдать федеральные законы и законы штатов, причем в каждом случае по-разному.
Для мониторинга телефонных звонков вам также необходимо соблюдать Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций (ECPA).
В ЕС существует право на неприкосновенность частной жизни на работе. Работодатели должны запрашивать согласие работника на сбор персональных данных, и они должны сообщить, как и зачем они их собирают.
Вам также необходимо соблюдать специальные законы о конфиденциальности. GDPR (Общее положение о защите данных) содержит строгие требования к хранению и передаче конфиденциальной информации.
Вот некоторые моменты, о которых следует подумать:
- Какие методы мне разрешено использовать для мониторинга активности?
- Когда и в каком месте можно проводить мониторинг?
- Должен ли я получать согласие сотрудников или только уведомлять их?
Как руководителю подойти к мониторингу сотрудников с членами команды
Очень важно уделить некоторое время размышлениям о реальных причинах, которые приводят вас к такому мышлению, используя следующие вопросы.
- Какие оправдания я привожу, чтобы оправдать микроменеджмент этого сотрудника? Например, думаю ли я, что я единственный человек, которому можно поручить это задание?
- Почему я не могу увидеть картину в целом? Как лидеру, очень важно оставить детали на усмотрение команды и сосредоточиться на общей картине.
- Как я могу помочь этому сотруднику добиться прогресса? Когда в последний раз они сообщали об этом? Есть ли в прошлом события, которые могут заставить вас усомниться в их способностях или не доверять им?
- Как я могу позитивно использовать программное обеспечение для отслеживания активности? Считаете ли вы, что присутствие более важно, чем производительность? Как бы вы чувствовали себя в качестве сотрудника, если бы ваша компания решила отслеживать ваши действия? Какие методы я бы рассмотрел возможность использования, а какие – нет?
Идеальный корпоративный менталитет для мониторинга сотрудников
Если вы хотите увидеть выдающиеся результаты при использовании мониторинга сотрудников, инвестируйте свои ресурсы в создание высокодоверительной корпоративной культуры, в которой сотрудники чувствуют себя:
- уважают себя как профессионалов
- Имеют лидеров, а не начальников
- Корпоративная культура в основе своей справедлива
- существует продуманная политика мониторинга.
Как создать атмосферу высокого доверия
Более 30 лет компания Great Place to Work изучает взаимосвязь между культурой высокого доверия и общим успехом компании.
В 2016 году они опубликовали документ “Деловые аргументы в пользу культуры высокого доверия”, в котором содержится важнейший вывод:
Компании с культурой, основанной на доверии, показывают лучшие результаты на фондовых рынках, у них гораздо ниже текучесть кадров, они более креативны, а их сотрудники более вовлечены и продуктивны. Они также демонстрируют более высокий уровень удовлетворенности клиентов.
Кроме того, по данным GPW, ни одна компания без культуры высокого доверия никогда не попадала в список “Fortune 100 Best Companies to Work For”.
В 2020 году исследование Лондонской школы экономики (LSE) показало, что “лидерам и менеджерам все чаще придется убеждаться в том, что доверие играет центральную роль в производительности, приверженности, вовлеченности и удержании продуктивных сотрудников”.
Doist, компания по разработке программного обеспечения для повышения производительности труда, определяющая будущее работы, имеет интересный подход к решению этой проблемы.
Они начинают с того, что нанимают правильных людей, и ищут легко выявляемые черты, которые показывают, что человек, скорее всего, заслуживает доверия.
Вы не увидите объявлений о работе с нереальными требованиями, такими как многозадачность и круглосуточная готовность к работе.
Процесс отбора настолько прозрачен, насколько это возможно, с частой обратной связью как с кандидатом, так и с компанией.
После принятия решения о найме кандидата они с первого дня работы укрепляют доверие, организуя специальный процесс адаптации, который включает в себя следующее:
- Приглашение кого-либо из команды стать наставником для нового сотрудника. Они также выделяют время в своем графике, чтобы быть доступными в течение первого месяца для ответов на любые вопросы.
- Часто общаться и всегда быть честным с ними при предоставлении обратной связи.
- Предоставление новым сотрудникам реальных возможностей внести свой вклад в развитие компании с первого дня работы.
- Установите четкие ожидания в отношении результатов их работы и любых показателей эффективности, которые вы будете использовать для оценки их работы.
- Создавайте для новых сотрудников непринужденные моменты общения с коллегами, чтобы они могли лучше узнать друг друга.
Через несколько недель они продолжают укреплять доверие, предоставляя новым членам команды самостоятельность в выполнении работы.
Один из уроков, который здесь можно извлечь, заключается в том, что руководители должны научиться давать задания другим, чтобы укрепить доверие; поменяйте свой импульс микроменеджмента на лидерские качества.
Это нелегкая задача, но она окупается неожиданным результатом:
Сотрудники автоматически отреагируют на такой образ мышления более высокой производительностью, чувствуя ответственность и мотивацию.
Заключительные мысли
Вы должны использовать мониторинг сотрудников в среде с высоким уровнем доверия, чтобы увеличить положительное влияние на производительность, эффективность и вовлеченность сотрудников.
Помните, что основной задачей является создание культуры компании с высоким уровнем доверия.
Нанимайте правильных людей, тщательно продумывайте процесс адаптации и предоставляйте сотрудникам автономию, необходимую для выполнения работы.
Очень важно, чтобы руководство заботилось об устранении того, что мешает рабочему процессу, одновременно делая сотрудников более вовлеченными и мотивированными. Мониторинг сотрудников может стать отличным инструментом, который поможет им достичь этой цели.
Как только вы создадите культуру высокого доверия вместе с правильными инструментами, успех организации последует за вами.
Оригинал статьи: https://peoplemanagingpeople.com/articles/what-is-employee-monitoring/
