Как провести аттестацию? Оценка и измерение эффективности работы других людей – это деликатный процесс; тем не менее, существуют различные методы оценки эффективности, которые могут помочь нам установить ожидания и измерить результаты.
Так как Kenjo предоставляет программное обеспечение для оценки эффективности, мы разговаривали со многими менеджерами по персоналу, которые признались, что у них есть некоторые незавершенные дела, связанные с оценкой эффективности. Такие технологии, как наша, могут помочь вам организовать процессы с внутренними или удаленными командами, но это бесполезно, если вы не создадите основу, в которой каждый сможет работать с самого начала. Также важно знать новые тенденции в управлении эффективностью.
Ниже мы рассмотрим пошаговый подход к этому процессу, начиная с планирования целей и заканчивая написанием самих обзоров эффективности. Помните, что вы можете скачать наш шаблон обзора эффективности.
1. Установите цели
В начале каждого года или когда в компанию приходит новый сотрудник, важно собраться и определить цели для оценки работы каждого сотрудника компании.
Для этого лучше всего использовать систему SMART, чтобы каждая цель соответствовала следующим критериям:
- Конкретная.
- Измеримая.
- Достижимая.
- Релевантная.
- Своевременность.
Например:
Привлечь 10 новых клиентов в течение следующих шести месяцев, организовав пять профессиональных мероприятий. Это будет способствовать росту бизнеса бренда и повышению его узнаваемости.
- Конкретная: привлечь новых клиентов.
- Измеримая: 10 клиентов.
- Достижимо: организация пяти профессиональных мероприятий.
- Актуально: увеличение бизнеса и повышение узнаваемости.
- Своевременная: через шесть месяцев.
Это может быть одной из целей для директора по продажам, например, или для члена отдела продаж компании. Она соответствует критериям SMART, а также обеспечивает основу для оценки их работы. Если они привлекут 10 клиентов, то успешно достигнут своей цели. Если по истечении шести месяцев они привлекут пять, то достигнут 50% от поставленной цели. Постановка измеримой цели означает, что их работа также может быть объективно оценена.
2. Установите четкие ожидания
Оценка результатов работы может вызвать у сотрудников тревогу и нервозность, если процесс и то, что от них ожидается, не будут четко определены заранее. Поэтому очень важно правильно и своевременно управлять ожиданиями.
Дик Грот, автор книги “Как хорошо проводить аттестацию”, говорит о важности предварительных встреч с каждым сотрудником, на которых определяются цели, объясняется процесс оценки, последствия и т.д. “Это приводит к немедленному улучшению результатов работы. “Это дает немедленное улучшение работы, поскольку все сотрудники знают, чего ожидает от них руководитель”, – объясняет он. Он также добавляет: “Это дает вам право привлечь каждого сотрудника к ответственности в конце года”.
В результате ожидания сотрудников по зарплате часто повышаются. Поэтому не менее важно объяснить, будет ли компенсация связана с достигнутыми результатами. Некоторые компании предлагают зарплату, которая варьируется в зависимости от целей (индивидуальных или глобальных), а многие другие – нет.
Чтобы избежать путаницы, в идеале каждая компания должна создать свой собственный план и прозрачно донести его до сотрудников. Должны быть четко определены критерии повышения заработной платы, когда их можно ожидать, что происходит, когда цели полностью достигнуты и т.д.
3. Определите ключевые показатели оценки эффективности
При принятии решения о том, как проводить анализ эффективности, необходимо определить показатели оценки эффективности. Это ключевые метрики, которые позволяют количественно оценить качество работы, выполняемой сотрудниками. Эти метрики будут соответствовать навыкам, которые будут анализироваться в ходе обзора результативности.
Помимо измерения достижения индивидуальных целей, вы должны учитывать и другие ключевые аспекты для организации и развития сотрудников. Эти KPI могут быть связаны, например, с метриками производительности, качества и обучения.
- Среднее время выполнения задач.
- Генераторы доходов.
- Отработанные сверхурочные часы.
- Количество ошибок.
- Дефектные продукты.
Главное – сосредоточиться на показателях, которые можно четко определить, измерить и которые сотрудник может контролировать. Поэтому важно установить конкретные KPI для каждой роли в компании, а в некоторых случаях даже адаптировать их к ожиданиям конкретных сотрудников.
Например: было бы несправедливо оценивать менеджера по персоналу по показателю удержания талантов, поскольку он не несет прямой ответственности за сотрудников, которые уходят по собственному желанию.
В идеале все эти показатели должны быть собраны на одной панели результатов, которая позволит вам с первого взгляда увидеть работу, проделанную сотрудником за определенный период времени.
4. Уведомите сотрудников, чтобы они могли подготовиться к аттестации
Заранее подготовьтесь к аттестации и примерно за две недели до личной встречи попросите сотрудника записать то, что он сделал за последний год и чем гордится. Это поможет им освежить память и, как говорит Гроут, “добавить позитива к тому, что иногда считается негативным опытом”.
В дни, предшествующие аттестации, запросите отзывы коллег сотрудника, просмотрите их оценки, предыдущие обзоры и т.д. Другими словами, подготовьтесь к встрече и изложите свою итоговую оценку в письменном виде.
Отправьте копию оценки сотруднику за час до встречи. Это даст им время усвоить ее в частном порядке, и они будут лучше подготовлены к тому, чтобы сосредоточиться в это время. “Когда люди читают мнение других людей о них, это нормально, что возникают самые разные эмоции”, – говорит Гроут.
5. Задайте тон для аттестации
Оценка эффективности работы обычно превращается в сэндвич обратной связи, где положительные комментарии чередуются с критикой, достижениями и т.д. Поэтому, если нет четкого послания, сотрудник, которого оценивают, может оказаться в замешательстве относительно того, хорошо он работает или нет.
Гроут призывает нас быть прямыми: “Большинство людей – хорошие профессионалы, поэтому мы должны концентрироваться на том, что они сделали хорошо”, – объясняет он. По мнению экспертов, этот метод, как правило, мотивирует тех, кто уже компетентен в своем деле.
Тем не менее, есть и те, чьи результаты работы не соответствуют ожиданиям, и он рекомендует не приукрашивать плохие новости. Обзоры работы дают возможность взглянуть в лицо проблемам, выложить на стол вопросы о плохой работе и потребовать улучшений. “Со временем этот человек не получит повышения по службе или увеличения зарплаты. Вы не сделаете им ничего хорошего, если будете избегать их слабых сторон”.
6. Попросите сотрудника поделиться самооценкой
Еще одна цель таких встреч – предложить сотруднику поразмышлять о собственной работе и написать самооценку. Это не только даст им почувствовать, что им есть что сказать на встрече, но и заставит их взглянуть в зеркало и проанализировать, что они сделали за последние двенадцать месяцев.
В качестве руководства мы можем разослать сотрудникам серию вопросов, на которые они должны ответить:
- Какими были для вас последние двенадцать месяцев?
- Каковы были ваши главные достижения?
- Чем вы больше всего гордитесь в этом году?
- Какие задачи или проекты принесли вам наибольшее удовлетворение?
- Что вам больше всего понравилось?
- В чем заключались основные трудности?
- Что вас больше всего расстроило или разочаровало?
- В каких областях, по вашему мнению, у вас есть наибольший потенциал для роста?
- Что вы ожидаете от этой оценки?
Если у сотрудника есть конкретные вопросы или проблемы, требующие отдельного разговора, лучше организовать встречу специально для их решения. Важно не отвлекаться на оценку.
7. Используйте конструктивную критику во время аттестации
Конструктивная критика – это оценка, которая дается с намерением помочь другому человеку. Цель – стимулировать позитивные изменения, которые приносят пользу, в данном случае, обеим сторонам.
Как мы уже говорили, очень важно перейти к делу. Как отмечает, например, Harvard Business Review:
- Вы не должны говорить: “Вы должны быть более проактивными”.
- Правильнее будет сказать следующее: “Вам следует проявлять больше инициативы и звонить потенциальным клиентам, чтобы генерировать больше бизнеса”.
Первый комментарий звучит скорее как жалоба. Во втором случае, однако, мы помогаем сотруднику, говоря, что он должен совершенствоваться, и одновременно предлагая решение.
После обсуждения сильных сторон и достижений сотрудника важно спросить его, что он думает о своей работе. “В большинстве случаев мы имеем дело со зрелыми взрослыми людьми, которые признают свою искреннюю озабоченность.
Этот вопрос может стать отличным способом направить разговор в сторону областей, требующих улучшения, и предложить конструктивную критику”.
8. Структура беседы об оценке результатов работы
При принятии решения о том, как проводить аттестацию, необходимо тщательно продумать структуру беседы. Проверяющий ведет встречу, поэтому именно он должен контролировать ситуацию.
Как правило, встреча должна начинаться с обсуждения результатов аттестации и предоставления сотруднику возможности провести собственную оценку (на основе вопросов, о которых мы говорили ранее). Также важно перечислить цели, поставленные на этот период, и результаты, которые были получены.
Если обзор был в целом положительным, следует проанализировать сильные стороны сотрудника, но также обратить внимание на области, требующие улучшения, и предложить конструктивную критику. Возможными результатами последней являются план обучения или наставничество.
Очень важно, чтобы специалист покинул зал заседаний со всеми необходимыми инструментами, чтобы оправдать ожидания и, в то же время, почувствовать себя обновленным и мотивированным на следующий период.
9. Завершите встречу, наметив действия, которые необходимо предпринять
Последняя часть встречи должна быть посвящена постановке следующих целей сотрудника. Обе стороны должны договориться о целях на следующий период в соответствии с результатами работы.
Используйте метод SMART для получения конкретных результатов, побуждающих к действиям, посредством конкретных и реалистичных задач. Важно, чтобы сотрудник знал, что от него ожидается в течение следующего периода и что он должен сделать для достижения цели.
Эта встреча также может привести к составлению плана обучения или тренинга, чтобы улучшить слабые стороны сотрудника или приобрести навыки, необходимые ему для роста в компании и достижения согласованных целей.
10. Подведите итоги аттестации в письменном виде
Результаты оценки работы и взаимно согласованные шаги, которые необходимо предпринять, должны быть изложены в письменном виде.
Это должно включать несколько вводных абзацев с общими комментариями рецензента, полученными результатами и взаимосогласованными шагами, которые необходимо предпринять.
Пример вы можете увидеть ниже:
Ана превосходит наши ожидания на своей младшей должности. У нее позитивный настрой, она хорошо работает под давлением и всегда обращает внимание на мелкие детали.
Ана хорошо работает в команде и проявляет лидерские качества среди своих младших коллег. Она добровольно принимала участие в различных проектах и установила хорошие отношения со многими клиентами.
Ана обладает сильными коммуникативными навыками и стремится к карьерному росту. Ей было бы полезно получить план обучения и развития, чтобы расширить свои знания в юридической и финансовой областях.
Общие советы:
- Предлагайте регулярную обратную связь на неформальной основе: в целом, важно оценивать работу за весь год и давать обратную связь по ходу дела. Это уменьшит давление аттестации и сюрпризов.
- Будьте искренними: не бойтесь прямо говорить о проблемах, это единственный способ их решить.
- Встречайтесь лицом к лицу: письменный отзыв должен быть кратким изложением того, что обсуждалось на личной встрече между рецензентом и сотрудником. Отправить документ по электронной почте недостаточно. Необходимо встретиться с сотрудником лицом к лицу и выслушать его мнение.
- Используйте примеры: оценивая работу сотрудника, важно приводить конкретные примеры, которые помогут ему понять, о чем идет речь. Это также показывает, что мы принимаем их к сведению.
- Закончите на позитивной ноте: очень важно, чтобы сотрудник получил мотивацию, необходимую для решения задач и достижения целей, поставленных на встрече. Слова ободрения в конце встречи помогут им двигаться вперед.
- Тщательно подбирайте слова: обратите внимание на то, какие слова вы выбираете в своем обзоре, чтобы убедиться, что вы донесли до сотрудника правильную мысль. Гроте утверждает, что слов “хорошо” или “отлично” недостаточно и что мы должны использовать измеримые термины.
Рецензент должен сохранить документы на будущее и отправить их сотруднику, в отношении которого проводится проверка, чтобы он мог обратиться к ним в любой момент.
Оригинал статьи: https://blog.kenjo.io/how-to-do-a-performance-review
