План улучшения работы может содержать четкие ожидания по улучшению работы и последствия, если сотрудник не соответствует ожиданиям. Например, если сотрудник получил неудовлетворительный отзыв о работе или не справляется с возложенными на него обязанностями, работодатель может захотеть предоставить четкие критерии для улучшения работы. И наоборот, если сотрудник стремится к повышению, план улучшения работы может предоставить ориентиры для продвижения по службе.
Что такое план улучшения работы?
План улучшения работы, , – это письменный документ, в котором указывается, как сотрудник не соответствует ожиданиям и что нужно сделать, чтобы улучшить ситуацию (и остаться на работе). В PIP могут быть указаны конкретные профессиональные навыки, которые не соответствуют требованиям, или “мягкие навыки”, такие как лидерство и профессионализм, в которых сотрудник отстает. Кроме того, план повышения эффективности может быть использован, если сотрудник работает хорошо, но хочет перейти на новую должность.
Как правило, руководитель сотрудника готовит план улучшения работы и представляет его в отдел кадров. В нем должны быть указаны конкретные сроки выполнения ожиданий, перечисленных в PIP, а также последствия или последующие шаги, если сотрудник не соответствует стандартам.
Преимущества плана повышения эффективности работы
Способствует формированию позитивной культуры компании
Сотрудники преуспевают, когда они знают свои ожидания и несут ответственность за свою работу. Планы повышения эффективности могут укрепить позитивную культуру компании, где сотрудники знают, что им будет оказана поддержка, если они испытывают трудности или нуждаются в дополнительном руководстве для продвижения по карьерной лестнице.
Более того, концентрируясь на положительных моментах – на том, что нужно сделать для улучшения работы, – а не на критике негативных моментов, ПИП может смягчить чувство вины.
Помогает сотрудникам почувствовать заботу
Когда менеджеры уделяют время подготовке PIP и описывают конкретные области для улучшения или шаги по продвижению, сотрудники чувствуют заботу и поддержку. Кроме того, PIP показывает сотрудникам, что менеджеры готовы потратить время, необходимое для предоставления прямой обратной связи и рекомендаций, вместо того, чтобы предоставить сотрудникам возможность сделать собственные выводы.
Экономия времени и ресурсов
Процесс найма и адаптации нового сотрудника занимает много времени и средств. По этой причине работодатели могут захотеть предложить неудовлетворительно работающим сотрудникам шанс улучшить работу, а не увольнять их. Это особенно актуально, если сотрудник обладает сильными “мягкими навыками”, такими как дружелюбие, терпение и хорошее отношение, но нуждается в помощи в развитии конкретных навыков, связанных с работой, например, в обучении использованию новых технологий.
Недостатки плана повышения эффективности
План должен включать в себя беседы, а эти беседы могут быть трудными
Написать план повышения эффективности и передать его сотруднику недостаточно. Менеджеры должны обсудить план с сотрудником, ответить на любые вопросы и устранить любые опасения. К сожалению, обсуждение плана часто бывает сложным, и даже когда он принимает позитивный тон (а он должен быть максимально позитивным), бывает трудно давать и получать обратную связь.
Планы повышения эффективности могут отнимать много времени
Менеджеру требуется время, чтобы составить план и обсудить его с сотрудником, а последующие оценки и обсуждения также требуют времени.
План может быть неправильно истолкован
Даже если руководитель четко объясняет причины составления плана повышения эффективности – будь то трудности или желание сотрудника продвинуться по службе – существует риск, что сотрудник неправильно истолкует план как знак того, что увольнение не за горами.
Как составить план повышения эффективности работы (ППУ)
Процесс создания плана повышения эффективности работы не обязательно должен быть сложным. Вкратце, начните с определения того, является ли PIP лучшим вариантом действий для вашего сотрудника и бизнеса. Если это так, создайте план и встретьтесь с сотрудником, чтобы поделиться планом, а затем дайте сотруднику время, чтобы получить доступ к своим улучшениям в течение определенного периода времени, обычно от 30 до 120 дней, в зависимости от роли.
Вот как создать план улучшения работы (PIP) в пять шагов:
1. Определите, подходит ли ПИО
ПИО уместны в любой ситуации. Например, если сотрудник создает токсичную рабочую среду и негативно влияет на других сотрудников, может потребоваться увольнение. С другой стороны, если проблемы сотрудника относительно незначительны, возможно, целесообразнее провести неформальную беседу.
2. Придумайте план
Прежде чем создавать план повышения эффективности, менеджер должен разработать план. Что должен включать в себя успешный план улучшения работы? Как будет выглядеть успех для сотрудника? Как сотрудник будет интерпретировать и реагировать на план улучшения работы? Менеджер должен рассмотреть эти вопросы, определить, использовала ли компания ПИО в прошлом, и разработать план реализации.
После того как менеджер разработает план, ПИП следует обсудить с отделом кадров компании, если таковой имеется. В отделе кадров могут быть образцы ПИО, которые менеджер может использовать в качестве шаблона, и они могут помочь менеджеру в создании и реализации ПИО. Отдел кадров также будет хранить копии ПИП и отслеживать прогресс сотрудника (или его отсутствие).
3. Встретиться с сотрудником, о котором идет речь
Успешный ПИП включает в себя обсуждение между менеджером и сотрудником (а иногда и представителем HR). Без беседы сотрудник может легко неправильно истолковать план повышения эффективности или сделать неверные предположения о PIP. Проведя беседу с сотрудником, менеджер может предоставить контекст для намеченных улучшений и ответить на любые вопросы сотрудника.
4. Контролируйте прогресс сотрудника
План повышения эффективности работы хорош лишь настолько, насколько он подотчетен. Если улучшения и последствия плана не соблюдаются, это сводит на нет цель ПИО и говорит сотрудникам, что им не нужно относиться к ПИО серьезно.
Как правило, планы повышения эффективности работы контролируются и имеют контрольные точки в 30, 60 и 90 дней. Количество отведенного времени обычно соотносится с ролью, и оно должно обеспечивать реалистичное количество времени для улучшения работы сотрудника. Как правило, компании хотят увидеть улучшения к 90-120 дням, иначе эффективность работы вряд ли улучшится.
5. Доступ к сотруднику
Если сотрудник не соответствует критериям, перечисленным в PIP, менеджеру необходимо принять решение о дальнейших шагах. В идеале, ПИП включает в себя ряд последствий, чтобы обеспечить определенный уровень гибкости. Тем не менее, в конечном счете, менеджер – возможно, совместно с HR – должен решить, стоит ли продолжать работу с сотрудником.
Итог
Планы повышения эффективности работы могут быть эффективным инструментом управления – если они используются правильным образом и при правильных обстоятельствах. Предприятия обычно используют их как инструмент, помогающий сотрудникам понять, что они не соответствуют ожиданиям от своей роли, и дать им путь к совершенствованию. Для работодателей это помогает удержать персонал, а для сотрудников дает возможность понять и преодолеть свои недостатки в рамках своей роли.
Оригинал статьи: https://www.forbes.com/advisor/business/performance-improvement-plan/
