Информационная система управления персоналом или HRIS помогает компаниям управлять и автоматизировать основные процессы управления персоналом, такие как расчет заработной платы, учет рабочего времени и администрирование льгот для сотрудников.
Системы HRIS – или информационные системы управления персоналом – были одними из первых коммерческих программных решений, разработанных в 1980-х годах. Почему? Отдел кадров был тогда – и остается сегодня – одним из самых тяжелых в административном отношении отделов в любой организации. Сотрудники отдела кадров не только обременены огромным количеством бумажной работы и ведения учета, но и являются хранителями наиболее ценной и уязвимой информации о своих сотрудниках и кандидатах.
С тех пор технологии, безусловно, претерпели значительное развитие. Современные решения HRIS позволяют автоматизировать рабочие процессы, интегрировать обратную связь и корректировать структуру отчетности в режиме реального времени на основе изменений в бизнес-правилах или нормативных требованиях. Благодаря потребительскому опыту и гибкой функциональности современные HRIS-системы настолько же эффективны и удобны, насколько мощны и динамичны.
Лучшее программное обеспечение HRIS поставляется в облаке, что обеспечивает еще более широкий спектр преимуществ, включая хранение большего объема данных, повышенную безопасность и более плавную интеграцию с дополнительными приложениями, такими как расчет заработной платы, отслеживание кандидатов и другие HR-системы.
Определение информационной системы управления персоналом (HRIS)
Кадровая информационная система (HRIS) помогает компаниям управлять и автоматизировать основные процессы управления персоналом. Эти программные системы HR поддерживают управление льготами, учет рабочего времени, расчет заработной платы и другие рабочие процессы, а также хранение данных о сотрудниках, таких как личная, демографическая и компенсационная информация.
HCM в сравнении с HRIS в сравнении с HRMS
HCM – это широкий термин, который включает в себя практику, политику, процессы и программное обеспечение, которые организация использует для управления персоналом от найма до выхода на пенсию. Пакет HCM часто называют системой управления персоналом (HRMS), и он включает в себя программное обеспечение HRIS.
HRIS использует базу данных сотрудников для поддержки основных HR-процессов, которые являются более линейными и количественными по своей природе, например, обработка платежных ведомостей или управление временем и посещаемостью. Для сравнения, HRMS относится к более всеобъемлющему программному решению, которое содержит HRIS, но также включает в себя более качественные и сложные функции, связанные с управлением талантами.
Например, HRIS может помочь автоматизировать и оптимизировать такие процессы, как учет рабочего времени сотрудников, а когда эти данные интегрируются в систему HRMS, данные учета рабочего времени могут быть проанализированы для повышения производительности и планирования – и, в свою очередь, даже для более эффективной автоматизации задач в HRIS.
На приведенной ниже диаграмме также добавлен всеобъемлющий термин “управление человеческим опытом” (HXM), поскольку он показывает культурный сдвиг от простого управления сотрудниками как ресурсом к созданию модели, которая ставит сотрудников и их опыт от найма до выхода на пенсию в центр HR-операций.
Понять, какое из этих программных решений лучше всего подходит для вас, на самом деле не так сложно, как может показаться. Это просто вопрос непреклонного взгляда на то, где ваша компания находится сейчас и где вы хотели бы оказаться в долгосрочной перспективе. А затем выбрать HR-решения, которые могут служить вам сегодня и масштабироваться вместе с вами завтра.
Что делают информационные системы управления персоналом?
Лучшие облачные HRIS-решения поддерживают множество процессов и взаимодействий в HR. Технология обеспечивает интеллектуальную автоматизацию рабочих процессов в рамках всего бизнеса, включая:
- Администрирование льгот
- Автоматизированное администрирование льгот
- Возможность самообслуживания для сотрудников получать доступ, редактировать и узнавать о льготах
- Учет рабочего времени и посещаемости
- Точное управление отсутствием сотрудников на рабочем месте
- Повышение административной эффективности с помощью профилей времени для определения отпусков, графиков работы и премий сотрудников.
- Автоматические расчеты времени и оплаты труда по профилю сотрудника
Встроенная локализация
- Адаптация к деловой практике и законам конкретной страны с автоматическим внесением изменений в правовые и нормативные акты
- Полный перечень требований по глобализации и локализации для отдельных стран
Самообслуживание сотрудников
- Возможности самообслуживания, повышающие производительность труда сотрудников
- Интегрированные HR-данные на единой платформе
- Отслеживаемая ключевая HR-информация на основе требований конкретной страны
- Предоставление сотрудникам персонализированной страницы профиля, где они могут управлять и просматривать льготы, запрашивать отгулы и т.д.
Организационные структуры
- Аналитика для получения в реальном времени информации обо всем персонале
- Выявление критически важных позиций и быстрая корректировка штата для устранения пробелов
- Визуализация организационных структур
Преимущества облачной системы HRIS
Помимо базовой функциональности современной HRIS, облачные системы легче интегрируются с существующими системами. Они масштабируемы и могут быть легко дополнены новыми инновациями и функциями безопасности.
Ниже перечислены лишь некоторые из общих преимуществ интегрированной облачной HRIS-системы:
- Делает работу HR-администратора более быстрой и точной. Когда речь идет о средствах к существованию людей, нет права на ошибку. Благодаря своей способности автоматизировать и оптимизировать административные задачи, программное обеспечение HRIS может избавить HR-команды от задержек и неточностей, возникающих при использовании ручных и бумажных систем.
- Улучшает опыт сотрудников. Работодатели иногда забывают, насколько важно для их сотрудников иметь возможность видеть статус своих льгот, выплат и отгулов. Инструменты HRIS позволяют сотрудникам напрямую получать доступ к своей личной информации, создавать отчеты и отправлять запросы – и все это без неудобств и затрат времени, необходимых для прохождения через отдел кадров.
- Повышает эффективность. Решения HRIS предлагают широкий спектр инструментов самообслуживания, которые значительно минимизируют потребность в электронной почте и бумажных формах и процессах утверждения. Графики, рабочие процессы, запросы на отгулы и многое другое можно автоматизировать и управлять ими в режиме реального времени и на ходу.
- Поддержка усилий по соблюдению нормативных требований. С ростом удаленной работы и культурным сдвигом в сторону большей чувствительности и судебных разбирательств, компаниям необходимо быть уверенными, что они находятся на правильной стороне глобального законодательства о труде и занятости. Облачные HRIS помогают убедиться в том, что вся деятельность HR-службы не выходит за рамки нормативно-правового соответствия и помогает поддерживать трудовые ресурсы.
- Обеспечивает безопасность. В HR-файлах содержатся одни из самых чувствительных и ценных данных в вашей компании – включая медицинские и финансовые записи и данные сотрудников. В прошлом, когда эти данные хранились на ноутбуках или в незащищенных базах данных, существовал постоянный риск компрометации. Современные интегрированные системы HRIS оснащены передовыми протоколами безопасности, которые помогают минимизировать риски кибербезопасности.
Как интеграция облачных HRIS поддерживает основные HR-процессы
Хотя системы HRIS помогают централизовать и упорядочить HR-процессы и администрирование, существует множество других основных функций, которые происходят одновременно, например, подбор персонала, обучение и планирование. И не нужно быть специалистом в области HR, чтобы понять, насколько полезным может быть объединение и централизация всех этих важнейших функций. Однако, когда организации работают с устаревшими системами и разрозненными программными приложениями для HR, они вынуждены использовать ручные процессы для поиска инструментов и информации в организационном пространстве.
Лучшие облачные HRIS-системы не только позволяют интегрироваться с вашей основной ERP-системой, они созданы для этого. Например, облачная ERP-система управляет широким спектром повседневной деловой активности и создана для интеграции множества разрозненных бизнес-процессов. Объединяя межбизнес-данные, ERP обеспечивают единый источник правды и гарантируют надежную целостность данных. Таким образом, когда ваши основные процессы управления персоналом и HRIS интегрированы со скоростью и аналитическими возможностями современной ERP с поддержкой искусственного интеллекта, вы получаете лучшее из двух миров.
Примеры HRIS в действии
Еще несколько лет назад решениями HRIS пользовались в основном крупные организации. Но по мере роста популярности интегрированных облачных систем становится все более реальным для небольших – и растущих – организаций использовать преимущества и эффективность HRIS.
Вот несколько примеров компаний, которые добились успеха, используя решения SAP SuccessFactors для оптимизации HR-процессов.
- Компания Growmark уже более 20 лет обслуживает сельскохозяйственные предприятия по всей территории США и Канады – с разнообразным и широко распределенным персоналом. Они использовали решения SAP SuccessFactors для интеграции и автоматизации процессов на протяжении всего жизненного цикла сотрудников. В результате GROWMARK может эффективно управлять кадровыми процессами, привлекать и воспитывать таланты, необходимые для успешной работы своих клиентов.
- Компания Kmart Group произвела революцию в сфере покупок в Австралии, Новой Зеландии и Азии, предлагая огромный выбор товаров по сниженным ценам. Когда компании потребовалось пересмотреть свою систему управления персоналом, она обратилась к решениям SAP SuccessFactors, чтобы изменить опыт сотрудников и революционизировать будущее работы в более чем 500 магазинах Kmart, Target и Catch.
- Компания Röhm GmbH, лидер в производстве метакрилатных химикатов, обеспечивающих движение промышленности. По мере роста бизнеса компания осознала, что ей необходима более эффективная поддержка и расширение прав и возможностей развивающихся сотрудников. Компания Röhm выбрала решения SAP SuccessFactors для трансформации HR и плавного перехода для всех сотрудников.
Изучите программное обеспечение HRIS уже сегодня
Современные компании ищут единое, глобальное, базовое решение для управления персоналом, которое предлагает пользовательский опыт потребительского класса и поддерживает анализ и автоматизацию данных в режиме реального времени. Поскольку персонал становится все более распределенным, программное обеспечение HRIS должно глобализироваться вместе с ним, обеспечивая глубокую локализацию и соответствие требованиям в разных странах. А поскольку бизнес-модели меняются и эволюционируют, компаниям требуется гибкость и простота, обеспечиваемые широким спектром действительно актуальных и мощных предварительных сборок, помогающих надежно и быстро внедрять новые процессы и приложения.
