Что такое управление данными о сотрудниках?
Управление данными о сотрудниках – это практика сбора, организации и хранения данных о сотрудниках. Как специалист по управлению персоналом, вы знаете, что количество данных, которые вы собираете от сотрудников, огромно. От адресов и сведений о работе до демографических данных и медицинской информации – иногда количество собираемых данных может быть просто непомерным!
Чтобы не утонуть в этом море документов, вам нужен план действий. Именно в этом и заключается управление данными о сотрудниках: наличие плана сбора данных о сотрудниках, организации собранных данных и их хранения для обеспечения соблюдения правовых норм.
Управление данными обычно включает в себя некоторую комбинацию физического и электронного управления файлами. Хотя физическое хранение документов в некоторых отношениях может быть проще, тенденция заключается в переходе к цифровому хранению, что имеет ряд преимуществ. Управление цифровыми данными почти всегда более безопасно, более эффективно, более устойчиво и проще в доступе. Тем не менее, физические файлы все еще очень распространены, и переход на цифровое хранение может занять много времени.
Почему важно правильно управлять данными о сотрудниках
Правильное управление данными о сотрудниках может быть не самой захватывающей частью работы HR, но это очень важно. Вот несколько причин, почему.
- Это экономит время. Отлаженный процесс сбора, хранения и сохранения данных о сотрудниках экономит время как HR, так и сотрудников. Знание того, где вы сможете получить доступ к данным в будущем, и заполнение этих данных за минимальное количество шагов имеет большое значение.
- Это поможет вам соответствовать требованиям. У правительства есть требования к тому, как вы управляете данными сотрудников, особенно государственными документами и конфиденциальной информацией. Включение этих требований в процесс управления данными помогает вам оставаться в соответствии с требованиями и дает вам душевное спокойствие.
- Это позволит вам заниматься более важными делами. Управление данными сотрудников является важным, но не влиятельным. Это то, что вы должны делать хорошо, но это не то, в чем заключается реальная ценность HR. Давайте будем честными… Когда вы в последний раз слышали, чтобы кто-то сказал, что ему нравится в его компании то, как хорошо управляются данные о сотрудниках? Автоматизировав сбор и хранение данных, вы сможете думать о более высоком уровне HR-деятельности, например, о культуре и развитии сотрудников.
Типы данных, хранящихся в системе управления данными о сотрудниках
Типы данных, хранящихся в системе управления данными о сотрудниках, различны, но большинство из них можно разделить на несколько категорий. Зная, какие данные относятся к той или иной категории, вы сможете понять, как организовать их в соответствии с требованиями и эффективным образом. Всегда, всегда, всегда обращайте внимание на то, как вы храните любую конфиденциальную информацию.
Информация о персонале
Считайте, что информация о персонале – это основное досье сотрудника. Она обычно включает в себя любую неконфиденциальную информацию о сотруднике и его работе. Кадровая информация может включать резюме, биографические данные, сведения о продвижении по службе, дисциплинарные взыскания, документы об увольнении и т.д. Это та информация, которую сотрудники и менеджеры должны иметь возможность просматривать по запросу.
Информация о заработной плате
Информация о заработной плате обычно является конфиденциальной платежной информацией. Поэтому доступ к этой информации должен быть более ограниченным. Информация о заработной плате может включать W-4, W-2, информацию о банковских счетах, запросы правительства или кредиторов на подтверждение занятости и т.д.
Медицинская информация
Медицинскую информацию обычно легко отличить, и она должна храниться отдельно от другой информации о сотруднике. Число людей, которым нужен доступ к медицинской информации сотрудника, очень невелико – редко кто, кроме отдела кадров и самого сотрудника. Медицинские данные сотрудника могут включать FMLA, ADA, отпуск по уходу за ребенком, тесты на наркотики и т.д.
Демографическая информация
Хотя демографическая информация не всегда может иметь свой собственный файл, этот вид информации должен быть отдельным, по крайней мере, в вашем представлении. Под демографической информацией мы подразумеваем все, что связано с полом, возрастом, расой, этнической принадлежностью, статусом ветерана, инвалидом или любым другим защищенным классом. Эту информацию следует собирать только по мере необходимости. Когда она собирается, количество людей, которые должны иметь к ней доступ, должно оставаться небольшим. Если вы являетесь работодателем, работающим по государственному контракту, вы можете иметь особые требования, которым необходимо следовать.
Правительственные формы
К государственным формам, таким как I-9, FMLA, ADA или Workers’ Compensation, всегда должно быть особое отношение. Обычно государственные формы имеют особые требования к тому, как собирать, хранить и сохранять документы. Убедитесь, что вы понимаете правила, связанные с каждым из этих видов документов, чтобы избежать штрафов или наказаний.
Как начать работу с данными о сотрудниках
Лучший способ начать работу по управлению данными о сотрудниках – это провести своего рода аудит данных: вспомните, как вы впервые собираете данные о сотрудниках, и пройдитесь по каждому случаю сбора данных. Вы захотите усовершенствовать свой процесс, чтобы максимально упростить его для вас и для сотрудников.
Шаг 1: Запишите ваш текущий процесс
Начните с того, что запишите все способы сбора и хранения данных. Запишите, хранятся ли данные физически или в цифровом виде, а также какой тип данных хранится. Самый простой способ сделать это – начать с первого сбора данных о сотруднике (прием на работу) и проработать весь жизненный цикл сотрудника.
Шаг 2: Решите, какие данные куда следует направить
После того как вы определили, какие данные у вас есть, посмотрите, не нужно ли внести какие-либо коррективы. Есть ли у вас данные одного типа, собранные в нескольких системах? Находятся ли конфиденциальные данные в тех же местах, что и нечувствительные? Есть ли у вас данные, доступ к которым затруднен?
Шаг 3: Улучшите способы сбора данных
Здесь есть два момента. Во-первых, когда речь идет об управлении данными, правило заключается в том, чтобы устранять любые проблемы в самом их источнике. Поэтому, если вы обнаружили неверные или отсутствующие данные, обязательно скорректируйте способ сбора данных, чтобы предотвратить повторение ошибок. Во-вторых, автоматизация всегда лучше для административных задач. Используйте все имеющиеся у вас технические средства, чтобы сбор и хранение данных занимали как можно меньше шагов для вас и сотрудника.
Шаг 4: Проводите регулярные аудиты
Для правительственных документов, особенно для государственных, необходимо проводить аудит данных сотрудников не реже одного раза в год. Одна из распространенных практик – чередовать внутренние (вы делаете это сами) и внешние (вы платите кому-то за это) аудиты каждый год. Чем дольше вы откладываете аудит данных, тем больше работы накопится к следующему аудиту!
Инструменты управления данными сотрудников
Вы уже знаете, насколько важно надежно хранить данные о сотрудниках. Помимо обеспечения безопасности данных, вам также необходимо организовать их таким образом, чтобы вы знали, где искать информацию, если она вам понадобится. Следующие инструменты помогут вам эффективно управлять данными и содержать все в порядке.
HRIS
Ваша информационная система управления персоналом (HRIS) должна быть основным инструментом, который вы используете для сбора и хранения данных о сотрудниках. В идеальном мире вся информация о сотрудниках должна собираться и храниться в одной системе, но так бывает редко. Вы можете переключаться между двумя или более программами, или даже между программами и физическими файлами. Когда это возможно, лучше всего использовать централизацию. Если вы не можете централизовать данные, сделайте все возможное, чтобы информация в каждой программе была чистой и легкодоступной.
Программное обеспечение для хранения документов
Если у вас нет HRIS, или если ваша HRIS не обладает всеми необходимыми возможностями, вам стоит обратить внимание на программное обеспечение для хранения документов. Эти программы помогут вам надежно хранить данные, а иногда могут иметь и другие полезные функции, например, удаление по расписанию.
Картотечный шкаф
Возможно, когда-нибудь от физических файлов полностью откажутся, но пока они все еще широко распространены. Если вы решите, что физическое хранение документов лучше всего подходит для вашей компании, убедитесь, что у вас есть картотечный шкаф, который может запираться на ключ и защищен от катастроф. Те же самые организационные идеи и методы применимы к физическому или электронному хранению.
Оригинал статьи: https://eddy.com/hr-encyclopedia/employee-data-management/
