Модель общих служб HR может помочь отделам кадров предоставлять свои услуги сотрудникам быстрее и эффективнее. Она дает возможность отделить оперативную работу от стратегической, чтобы каждая часть отдела могла наиболее эффективно обеспечивать положительный опыт сотрудников. Давайте подробнее рассмотрим общие службы управления персоналом, их преимущества и проблемы, а также лучшие практики общих служб управления персоналом.
Что такое общие службы управления персоналом?
HR Shared Services – это централизованный узел административных и операционных обязанностей HR, который характеризуется самообслуживанием сотрудников и автоматизацией за счет использования технологий, а также многоуровневыми уровнями обслуживания и ответами на услуги. Это позволяет организациям предоставлять стандартные HR-услуги наиболее эффективным способом. Различные уровни в HR Shared Services предоставляют такие общие услуги, как:
- Расчет заработной платы
- управление данными о сотрудниках
- администрирование льгот и отпусков
- Услуги по переезду (международному и внутреннему)
- HRIS
- Рекрутинговые операции
- Услуги по обучению
- Отчетность и аналитика
- Центр обслуживания персонала.
Общие службы HR – это часть многоуровневой модели предоставления услуг HR. Она позволяет другим подразделениям отдела кадров сосредоточиться на стратегических инициативах.
Преимущества общих служб управления персоналом
Внедрение общих служб управления персоналом имеет множество преимуществ для вашей организации, в том числе:
- HR становится более стратегическим. Разделение обязанностей позволяет более опытным HR-специалистам сосредоточиться на стратегии. Это дает больше возможностей для оценки эффективности работы HR с помощью показателей человеческого капитала, которые увязывают его успех с достижением стратегических целей организации. Это очень важно для HR, чтобы быть настоящим бизнес-партнером, внося свой вклад в разработку бизнес-стратегии. Это гарантирует, что бизнес-стратегия организации имеет сильную направленность на управление людьми и положительный опыт сотрудников.
- Последовательность и соответствие. Вопросы управления персоналом всегда решаются одинаково и последовательно, что помогает обеспечить соблюдение правил и норм. Это приводит к улучшению опыта сотрудников и снижению рисков внутри организации.
- Операционное совершенство. Четко распределяя обязанности по административным процессам, организации могут достичь операционного совершенства. Это происходит благодаря рационализации процессов и оптимизации рабочих процессов. Помимо предоставления более качественных HR-услуг, операционное совершенство также приводит к улучшению опыта сотрудников и повышению эффективности.
- Улучшение опыта сотрудников. Сотрудники решают свои проблемы и находят необходимую информацию быстро и удобно. Это положительно сказывается на их цифровых показателях, а также на общем опыте работы. Сотрудники стали ожидать, что все системы будут привлекательными, удобными для навигации и удовлетворяющими их потребности и ожидания. Это касается и систем, с которыми они взаимодействуют на своей работе. Если существует разрыв между ожиданиями и опытом, это приводит к разочарованию сотрудников.
- Сокращение расходов. Совместные HR-услуги могут помочь организациям сократить расходы несколькими способами. Например, для работы с транзакционными кадровыми службами требуется меньше опытных HR-специалистов, что приводит к снижению затрат на оплату труда. Более того, эффективность, достигаемая за счет рационализации и упрощения услуг, также способствует снижению затрат.
Проблемы совместных служб управления персоналом
Хотя совместные службы управления персоналом могут помочь отделу кадров достичь операционного совершенства и позволить ему стать более стратегически активным, их внедрение в жизнь не всегда бывает простым. Существует несколько проблем, с которыми сталкиваются организации.
- Отсутствие цифровой дорожной карты для большинства организаций. Рост автоматизации требует четкой цифровой повестки дня и “дорожной карты” для отдела кадров по внедрению технологий, которые позволят повысить эффективность и улучшить качество обслуживания сотрудников. Примеры технологий включают простые инструменты, такие как живой чат, виртуальные агенты, например, ServiceNow, и живой чат, а также более продвинутые приложения, такие как роботизированная автоматизация процессов (RPA) и инструменты HR-аналитики и отчетности. Однако многие организации внедряют цифровые инструменты от случая к случаю, а не на основе согласованного плана цифровой трансформации HR.
- Создание срочности для инвестиций в общие службы и/или HR-технологии. Трудно прояснить влияние общих служб управления персоналом на бизнес. Поэтому руководители организаций могут не сразу понять, в чем его преимущества и почему они должны уделять ему первоочередное внимание. Учитывая это, вам необходимо работать над четким определением ценности общих служб для бизнеса.
- Один размер не подходит для всех. Общие службы управления персоналом, к сожалению, не могут быть правильным решением для каждого подразделения. Бывают случаи, когда общие HR-услуги приносят пользу и дополняют бизнес-подразделение, а для другого подразделения они могут стать помехой. Поэтому очень важно провести анализ затрат и выгод, чтобы определить, какую пользу это принесет тем или иным подразделениям, организации в целом и каковы будут затраты. Примером может служить сотрудничество с назначенным глобальным партнером по повышению квалификации, который очень эффективен в развитии навыков для общих областей бизнеса, но может не иметь возможностей для повышения квалификации в узкоспециализированных областях бизнеса.
- Передача знаний. При переходе к модели совместных служб управления персоналом необходимо обеспечить надлежащее документирование процессов и деятельности от малых и средних предприятий до новых сотрудников, работающих в центре совместных служб управления персоналом. Это проект. Необходимо управлять временем, которое потребуется для документирования и передачи знаний, а также их применения, чтобы служба совместного управления персоналом достигла удовлетворительного уровня эффективности.
- Сотрудничество внутри команды HR и в рамках всей организации может пострадать. Может возникнуть разрыв между различными частями команды HR, а именно между общими службами и другими, более стратегическими или специализированными частями команды. Вот почему руководители должны прилагать сознательные усилия для укрепления командного менталитета. Аналогичным образом, наличие центра совместного обслуживания HR не отменяет необходимости постоянного взаимодействия и взаимодействия с сотрудниками. Поэтому важно постоянно выстраивать отношения и взаимодействовать с ключевыми заинтересованными сторонами в бизнес-подразделении. Хорошие системы поддерживают успешный бизнес, но именно благодаря прочным взаимоотношениям системы становятся эффективными для удовлетворения потребностей внутренних клиентов.
Модель зрелости общих служб управления персоналом
Адаптированная из “Кривой зрелости общих служб” Скотта Мэддена, эта модель показывает, как общие службы HR становятся зрелыми со временем и как они продвигаются от создания фундамента через улучшение возможностей автоматизации и аналитики к постоянному расширению и улучшению.
Лучшие практики совместных служб управления персоналом
Основываясь на модели зрелости общих служб HR, как ваш отдел кадров может поддерживать и возглавлять инновационный и ценный центр общих служб HR?
Преобразование
Преобразование – это первая часть зрелости общих служб управления персоналом. Именно на этом этапе находится большинство существующих организаций. Мероприятия включают в себя:
- Определите, какие виды деятельности будут подпадать под общие службы HR. Если деятельность связана с большим объемом транзакционной или административной работы, она может быть отнесена к центрам совместного обслуживания HR. Кроме того, вы также рассмотрите задачи HR, которые имеют большой потенциал для стандартизации, поскольку они повторяемы и просты. Как мы уже упоминали выше, типичные виды деятельности HR-услуг включают расчет заработной платы, администрирование льгот, рекрутинговые операции, а также управление данными об организации и сотрудниках и некоторые виды деятельности в области обучения и развития.
- Определите роли и обязанности. Вам необходимо определить, кто и за что будет отвечать в вашей команде общих служб HR. Например, какие сотрудники будут отвечать за те или иные услуги для сотрудников? Это особенно важно, если вы создаете общую службу HR в международной компании, которая будет централизовать услуги по работе с персоналом в нескольких местах.
- Выберите правильную технологию для поддержки вас и ваших сотрудников. Инструменты совместной службы управления персоналом должны позволять вашей организации предоставлять услуги эффективно и результативно. Некоторые функциональные возможности, на которые следует обратить внимание при выборе поставщика HR-технологий, включают:
- продажа билетов
- управление политиками и знаниями
- маршрутизация инцидентов
- мониторинг SLA
- самообслуживание сотрудников.
Кроме того, примите во внимание, что эти инструменты обычно работают с конфиденциальными данными сотрудников, например, медицинской или контактной информацией. Вот почему вам необходимо искать HR-решения, обеспечивающие высокий уровень безопасности данных. В идеале с самого начала следует внедрять облачное решение, удобное для мобильных устройств. Оно также должно интегрироваться с вашей основной системой HRIS.
Максимально расширить свои возможности
На следующем этапе зрелости HR Shared Services должна быть в состоянии:
- Предлагать новые или расширенные услуги. Объем услуг, предлагаемых в рамках организации общих служб управления персоналом, растет. Это может включать расширение услуг в других географических точках. Согласно ScottMadden, “глобальные бизнес-услуги (GBS) – это популярный вариант для зрелых организаций общих служб, позволяющий получить дополнительные преимущества за счет глобального управления и интеграции. Организации GBS обычно включают виды деятельности с более высокой стоимостью и, по своей природе, предоставляют услуги глобальной клиентской базе”. В данном случае ваши клиенты – это, конечно же, ваши сотрудники.
- Расширяйте возможности автоматизации. Поскольку процессы, выполняемые службой управления персоналом, повторяемы и стандартизированы, они имеют высокий потенциал для автоматизации. Подумайте, какие процессы практически не требуют участия человека, и внедрите автоматизацию. Примерами автоматизации HR-службы являются:
- оценка перед приемом на работу
- Автоматизированные потоки электронной почты
- автоматическое создание официальных документов в формате PDF при приеме на работу новых сотрудников
- Удаление доступа к приложениям при увольнении сотрудника
- Заявления о расходах
- Максимально используйте отчетность и аналитику. HR завоевывает репутацию компании, использующей метрики для измерения, отчетности и мониторинга HR-программ и инициатив. Это полезно и будет продолжаться. Однако в последние годы все больше внимания уделяется аналитике, которая выходит за рамки измерения, мониторинга и отчетности, переходя к прогнозированию, предписанию и диагностике. Вот почему использование различных видов HR-аналитики становится все более важным:
- Предиктивная аналитика использует существующие и исторические данные HR для прогнозирования будущих результатов.
- Предписывающая аналитика предлагает возможные действия, которые организации могут предпринять в свете данных и тенденций, выявленных в результате прогнозной аналитики.
- Диагностическая аналитика указывает на источник проблемы, поэтому ее можно направить прямо на цель и решить соответствующим образом.
- Интегрируйте социальные сети. Наиболее прогрессивные организации знают, что их присутствие в социальных сетях является ключом к взаимодействию с клиентами и сотрудниками. Самые стратегические отделы кадров используют не только LinkedIn для продвижения своей организации и привлечения талантов, но и другие социальные медиа-платформы. По данным опроса Jobvite’s Recruiter Nation, 87% рекрутеров используют LinkedIn, но лишь немногим более половины используют Facebook. И наоборот, кандидаты с большой вероятностью будут использовать Facebook для проверки вакансий. На самом деле, 67% соискателей, которые использовали социальные сети для поиска своей последней вакансии, пользовались Facebook.
Улучшить
Зрелые центры общего обслуживания HR широко используют автоматизацию и аналитику и неустанно работают над совершенствованием своих рабочих процессов.
- Автоматизация процессов. Автоматизация процессов, получившая название Robotic Process Automation, позволяет связать воедино различные HR-услуги полностью автоматизированным способом. В качестве примера можно привести планирование автоматических напоминаний в случае, если кто-то не активировал свою учетную запись. Это предотвращает спам и ведет к более целенаправленной коммуникации. Другие примеры включают создание потоков между HR-процессами. Если обнаруживается, что у кандидата отсутствует критически важный навык, но его все равно берут на работу, это может побудить систему обучения рекомендовать кандидату этот навык для обучения. Такие интеграции между системами являются результатом мощной и ценной автоматизации.
- Постоянное совершенствование. Собирайте отзывы сотрудников о работе вашего общего центра обслуживания HR и ищите способы улучшения рабочих процессов. Это можно сделать с помощью регулярных опросов. Кроме того, учитывайте меняющиеся потребности организации, например, когда организация быстро растет или меняет свою политику. Будьте отзывчивы, и тем самым вы разовьете культуру постоянного совершенствования.
- Создайте цифровую дорожную карту. Ключевой проблемой современных отделов совместного обслуживания является отсутствие последовательной цифровой стратегии. Внедрив технологическую дорожную карту и поставив амбициозную и четкую цель (например, “Любой процесс и деятельность, которые можно автоматизировать, будут автоматизированы”), центр общего обслуживания превращается из административного управляющего в бережливый и передовой технологический центр.
- Инвестируйте в постоянное развитие сотрудников, работающих в общих службах управления персоналом. Распространенной проблемой является отсутствие перспектив развития для сотрудников, работающих в общих службах. Другими словами, наличие четкой цифровой дорожной карты и видения позволяет организации дать более четкое представление о ролях, необходимых в будущем. Это включает в себя автоматизацию и другие технологические роли, а также гибкое управление проектами, роли, связанные с вводом данных. Обеспечение постоянного обучения сотрудников службы совместного управления персоналом поможет вашей организации обеспечить постоянную эффективность по мере роста сложности.
За вами
Организации и отделы кадров всегда должны стремиться предоставлять услуги сотрудникам эффективным, а также экономически выгодным способом. Трансформация HR в общие службы HR может стать отличным способом не только повысить уровень обслуживания сотрудников, но и позволить больше сосредоточиться на стратегии HR, согласованной с потребностями и целями бизнеса.
Однако прежде чем инвестировать в общие службы управления персоналом, руководители должны рассмотреть существующие проблемы и заранее предпринять действия по их преодолению. Инвестиции в общие службы управления персоналом – это долгосрочные инвестиции. Поэтому, чтобы постоянно получать выгоду от эффективной модели общих служб управления персоналом, организациям необходимо дальновидное руководство, готовность продолжать инвестировать в использование технологий и развитие компетенций сотрудников общих служб управления персоналом.
Оригинал статьи: https://www.aihr.com/blog/hr-shared-services/
