В этой статье приводятся соображения консультанта по управлению персоналом компании Salo Никки Бродерик, которая специализируется на анализе бизнес-процессов и комплексных решениях в области HR-технологий. Имея 20-летний опыт работы в различных HR-системах, отраслях и общих HR-функциях, Никки является отличным партнером, руководителем проектов и тренером для компаний, приступающих к реализации инициатив в области HR-технологий.
Сделайте внедрение HR-технологий успешным с помощью этих советов.
Внедрение HR-технологии, такой как система HRIS, может показаться непосильной задачей. В конце концов, многие HR-специалисты могут пройти через процесс внедрения всего один или два раза за свою карьеру.
Как консультант, специализирующийся на HR-технологиях, я работаю над несколькими крупномасштабными внедрениями технологий каждый год, сопровождая и тренируя своих клиентов в “трудных вопросах”. Благодаря своему опыту я поняла, что внедрение решений в области HR-технологий не обязательно должно быть стрессом. Как и в любом другом проекте, существуют инструменты и лучшие практики, которые можно использовать для достижения успеха. Вот несколько наиболее важных вещей, которые необходимо знать.
Не переходите к техническим решениям, не оценив текущее положение дел
Один из самых важных шагов при внедрении технологий – это оценка того, как организация – сотрудники, HR-команда и финансовые заинтересованные стороны – использует технологии сегодня. Без тщательной оценки организации часто переносят неработающие процессы на новую технологию, и ничего в действительности не меняется.
Используя интервью с заинтересованными сторонами, обзоры систем и карты процессов, оцените эти три области:
- Люди, которые используют систему: Каковы их роли, обязанности и цели/ожидания в отношении технологии.
- Процессы вокруг системы: Как люди взаимодействуют с системой? Каковы их болевые точки? Как система влияет на процессы организации?
- Сама технология: Какая технология существует сегодня? Была ли она внедрена эффективно? Включены ли все необходимые функции?
Оценка помогает начать процесс управления изменениями на ранней стадии. Она выявляет потребности в новых технологиях, а также определяет необходимые изменения в процессах или ролях. А для некоторых компаний оценка показывает, что уже имеющаяся у них система может выполнять все необходимые функции, если ее немного подправить, добавить функциональность или улучшить обучение/коммуникацию сотрудников.
Добейтесь внутреннего согласования ожиданий на раннем этапе
После оценки следующим шагом является получение согласования от руководителей и пользователей технологий в таких областях, как:
- Их приоритеты для системы, как функциональные, так и нематериальные.
- Как будет измеряться успех и прогресс.
- Какие (внутренние или внешние) ресурсы потребуются для проекта внедрения.
В каждом проекте по HR-технологиям ресурсный потенциал всегда входит в список моих рисков. Заблаговременное определение потребностей в ресурсах помогает избежать препятствий в дальнейшем. Иногда внутренним членам команды требуются внешние ресурсы для помощи в выполнении их “основной работы”, пока они сосредоточены на внедрении. Имейте план того, что члены команды могут передать, если впоследствии их возможности станут проблемой.
Стратегически подходите к выбору поставщика
Процесс выбора поставщика – от запроса предложений до подписания контрактов – может быть стрессом для организаций. Снизить стресс и повысить шансы найти нужного поставщика (и избежать угрызений совести покупателя) можно следующим образом:
- Составление четкого, выполнимого RFP: RFP должен содержать четкие бизнес-требования и просить поставщиков указать, какие требования они могут выполнить. Это позволит вам сосредоточиться на наиболее важных функциях во время демонстрации и возложить ответственность на поставщика, если вы обнаружите проблемы во время или после внедрения.
- Создание сценариев использования, специфичных для организации: Каждая организация отличается от другой, поэтому определение уникальных сценариев или сложных функциональных возможностей может помочь отсеять поставщиков.
- Предоставление пользовательских рабочих таблиц оценки поставщиков: Таблицы оценки могут обеспечить ясность в определении приоритетов и помочь членам команды уменьшить эмоциональность при принятии решений. Они также помогают заинтересованным сторонам отслеживать множество факторов – от фундаментальных обязательных технологий и интеграции до пользовательского опыта и нематериальных характеристик.
- Проводите подведение итогов демонстраций: После презентации каждого поставщика и после того, как он уйдет, попросите всех заинтересованных лиц высказать свое мнение. Убедитесь, что лидеры уходят последними. Этот шаг, гарантирующий, что каждый голос будет услышан и ничего критически важного не будет упущено, поможет создать согласованность для дальнейшего развития проекта.
Не позволяйте ресурсам стать препятствием на пути внедрения
Когда начинается внедрение, нужно сделать очень много работы. Именно в этот момент возникает проблема нехватки ресурсов. Убедитесь, что у вас есть план, кто будет этим заниматься:
- уточнять требования и определять подробную функциональность
- быть руководителем проекта
- тестировать систему
- создавать учебные материалы и обучать пользователей
Пригласите в свою команду эксперта по кадровым технологиям
При покупке решений в области HR-технологий дьявол (и возможности) кроется в деталях. Ясность имеет решающее значение для принятия уверенного решения. Поэтому важно, чтобы в комнате присутствовал человек с опытом внедрения, который мог бы проделать дыры, задать острые вопросы, перевести жаргон поставщика и получить истинное подтверждение концепции.
Возможно, в вашей организации есть такой человек. Или, может быть, вам следует рассмотреть возможность привлечения внешнего эксперта для частичной или полной реализации проекта. Моя работа как консультанта по HR-технологиям заключается в том, чтобы клиент оставался на водительском месте. Я знаю, как работает процесс, предоставляю проверенные инструменты, знаю сильные стороны поставщиков и выступаю в поддержку своих клиентов. Таким образом, клиенты могут сосредоточиться на своих потребностях. Независимо от того, есть ли у вас внутренний ресурс или консультант вроде меня, наличие эксперта в команде придаст вам уверенности и позволит получить систему, отвечающую вашим потребностям и ожиданиям.
Оригинал статьи: https://hellosalo.com/insights-ideas/planning-an-hr-technology-project-read-this-first/
