Организационное проектирование – это процесс создания системы, которая помогает вашему бизнесу работать максимально гладко и эффективно. Цель состоит в том, чтобы привести организационную модель в соответствие с вашей стратегией, системами, целями, ресурсами и процессами управления. Таким образом, вы сможете создать организацию, в которой вся ваша деятельность будет протекать максимально гладко, и вы сможете постоянно развивать свой бизнес.
Несмотря на доказанную ценность, не многие компании понимают важность включения дизайна организации в свои бизнес-стратегии. На самом деле, согласно исследованию, опубликованному Harvard Business Review, только 10% организаций успешно согласовывают свою стратегию с организационной структурой. Во многом это связано с непониманием цели и принципов, лежащих в основе этой концепции, а также того, что означает эффективное согласование в данном контексте.
В этом руководстве мы ответим на вопросы “Что такое организационный дизайн?”, “Каковы принципы организационного дизайна?” и “Какие этапы организационного развития я должен включить в свою стратегию?”. Мы также приведем несколько примеров организационного дизайна, которые помогут вам создать и измерить организационную модель, которая поможет вам достичь ваших бизнес-целей.
Что такое организационный дизайн?
Итак, что же такое организационный дизайн?
Определение организационного дизайна: Процесс, используемый для согласования всех материальных и нематериальных активов компании с ее общей стратегией с целью создания организационной структуры, которая способствует росту и помогает бизнесу достичь своих целей. Эти активы включают в себя навыки персонала и руководителей, ресурсы и процессы внутреннего контроля, специализацию, систему подчинения и способность к инновациям. На качество организационной структуры влияют такие аспекты, как культура, окружающая среда и жизненный цикл сотрудников. По сути, все дело в понимании того, что ваша организация является прямым отражением вашей бизнес-стратегии.
Эффективность вашей организации зависит от организационного оборудования. Сюда входят структуры, процессы, технологии и системы управления. Она также зависит от организационного программного обеспечения. Сюда входят ваши ценности, нормы, культура, стиль руководства, а также навыки и стремления сотрудников. Все эти аспекты должны быть скоординированы и согласованы с вашими общими бизнес-целями.
Это отличается от более общих стратегий управления персоналом, которые в большей степени сосредоточены на создании стратегии управления персоналом, направленной на привлечение, развитие, удержание и общее вдохновение вашей рабочей силы. Организационный дизайн в большей степени ориентирован на общую картину: обеспечение того, чтобы механика вашей организации была оптимизирована таким образом, чтобы ваш бизнес мог работать как можно лучше.
Принципы организационного проектирования
В целом, организационное проектирование (ОП) – это довольно простой процесс, при условии, что вы следуете правильной схеме и разбиваете процесс на четко определенные этапы.
Давайте начнем со схемы.
Гулд и Кэмпбелл предлагают пять принципов организационного проектирования, которыми следует руководствоваться в процессе совершенствования структуры и процессов вашего бизнеса. Цель состоит в том, чтобы рассмотреть все эти принципы и использовать их в качестве основы вашей стратегии ОП.
Давайте рассмотрим пять принципов Гульда и Кэмпбелла.
Принцип специализации
Учитывает ли ваша организационная структура источники конкурентного преимущества на каждом из ваших целевых рынков? Другими словами, соответствует ли организационная структура рыночной стратегии вашей компании?
Важно убедиться в том, что ваша организационная структура эффективно направлена на каждый из ваших рыночных сегментов. Это может означать создание процессов, позволяющих быстро выводить на рынок новые продукты, или, например, использование автоматизированных производственных процессов.
Принцип координации
Помогает ли ваша структура координировать работу руководителей со всеми подразделениями организации и повышать ценность вашего бизнеса?
Обязательно учитывайте все роли и функции в вашей компании. Все ваши бизнес-подразделения должны иметь возможность легко общаться и координировать друг с другом, чтобы ваши процессы протекали как можно более гладко. Это поможет вам получить конкурентное преимущество. В ближайшее время мы рассмотрим различные организационные структуры и их влияние на координацию и сотрудничество.
Принцип знания и компетентности
Отражает ли ваша схема сильные и слабые стороны, а также мотивацию ваших сотрудников?
Этот принцип заключается в обеспечении того, чтобы все роли и обязанности в вашей компании были возложены на правильных людей. Если некоторые сотрудники не обладают необходимыми навыками и знаниями для выполнения этих обязанностей, то их следует поручить кому-то другому. Либо же следует предложить соответствующий уровень обучения и развития, чтобы ввести сотрудников в курс дела.
Цель этого принципа – создать более автономные бизнес-направления, чтобы генеральный директор не отвечал за принятие всех важных решений. Речь идет о создании системы делегирования полномочий, основанной на знаниях и компетенциях каждого сотрудника. А для этого необходимо внедрить правильные инициативы по развитию и создать культуру, основанную на межподразделенческих отношениях.
Принцип контроля и обязательств
Приняли ли вы во внимание все ограничения, которые могут помешать вам реализовать ваш организационный дизайн?
Важно учитывать все средства контроля и ограничения при создании организационной структуры. Сюда входят юридические ограничения, а также любые технологические ограничения, которые могут помешать вашей организации работать наилучшим образом. Чем раньше вы их выявите, тем легче будет оценить, как они повлияют на вашу схему.
Цель этого компонента – найти правильный баланс между контролем и обязательствами. Например, вам необходимо обеспечить соблюдение правовых и нормативных требований, но при этом необходимо обеспечить определенную степень гибкости в отношении других аспектов, требующих меньшего контроля.
Принцип инноваций и адаптации
Способствует ли ваш дизайн разработке новых стратегий? Достаточно ли она гибкая, чтобы ваша организация могла адаптироваться к изменениям?
Как и в случае с четвертым принципом, речь идет об обеспечении того, чтобы ваша структура и процессы не были настолько жесткими, чтобы препятствовать гибкости и инновациям. Это жизненно важно, поскольку без инноваций вы не сможете адаптироваться к меняющейся природе рынка. Также необходимо иметь правильные процессы прогнозирования, чтобы вы могли предвидеть будущие изменения и потенциальные организационные препятствия и реагировать соответствующим образом.
Типы организационной структуры
Прежде чем приступить к реализации принципов организационного проектирования и различных этапов этого процесса, необходимо определить оптимальный тип организационной структуры для вашего бизнеса. Это будет зависеть от ряда элементов, включая ваш сектор, структуру ваших отделов и систему подчинения. Это также будет зависеть от того, какой контроль вы возлагаете на своих менеджеров и насколько формальна ваша структура.
Вообще говоря, существует 7 организационных структур, которые мы подробно описали ниже. Определите, какой тип организационной структуры лучше всего подходит для вашего бизнеса.
Функциональная структура
Сотрудники объединены в различные отделы в соответствии со специализацией работы. В каждом отделе есть назначенный руководитель. Такие организации обычно следуют процессу принятия решений “сверху вниз”.
Дивизиональная структура
Сотрудники организованы в соответствии с географическим положением, конкретными продуктовыми линиями или целевыми сегментами рынка. Корпорация диктует основные решения, особенно те, которые касаются культуры, но подразделения могут самостоятельно принимать более мелкие оперативные решения.
Матричная структура
Сотрудники делятся на отделы, а члены команды подчиняются нескольким руководителям. Такая структура позволяет повысить уровень сотрудничества и ускорить выполнение проекта.
Командная структура
Сотрудники делятся на небольшие команды, которые занимаются конкретным продуктом или услугой. Команды могут самостоятельно принимать организационные решения и управлять своей рабочей нагрузкой. Такие структуры являются неформальными и очень гибкими и лучше всего подходят для глобальных компаний и производителей.
Сетевая структура
Скорее внешняя структура для организаций, состоящих из сети более мелких компаний, ориентированных на поставку одного продукта или услуги. Обычно состоит из сотрудников, фрилансеров, независимых подрядчиков и поставщиков. Такие структуры лучше адаптируются к изменениям рынка.
Иерархическая структура
Наиболее распространенная организационная структура. Подход “сверху вниз” с прямой субординацией от высшего руководства до рядовых сотрудников. Может быть полезной для упорядочивания бизнес-процессов и снижения конфликтов, поскольку нет возможности оспорить авторитет. Однако такие структуры могут привести к замедлению процесса принятия решений и повлиять на мотивацию сотрудников.
Плоская организационная структура
При такой структуре большинство сотрудников находятся на одном уровне, а управленческих ролей очень мало. Такая структура требует меньше надзора и поощряет более активное участие сотрудников. Обычно используется небольшими организациями и стартапами.
Вещи, которые влияют на организационный дизайн
Как мы уже говорили, существует ряд аспектов, которые могут оказать непосредственное влияние на организационный дизайн. К ним относятся стратегия вашего бизнеса, культура и окружающая среда, технологии, размер вашей организации и жизненный цикл сотрудников.
Занимаясь этими отдельными областями, вы можете улучшить каждый столп модели ОП и повысить общую организационную эффективность. Это происходит потому, что вы улучшаете доступ к необходимым ресурсам, таким как квалифицированный персонал и эффективные каналы отчетности.
Давайте рассмотрим эти аспекты более подробно.
Стратегия
Общая стратегия и цели вашего бизнеса оказывают непосредственное влияние на ваши приоритеты как организации. А это значит, что наличие четкой и хорошо сформулированной стратегии жизненно важно для создания организационной эффективности. Перед началом работы над ОП обязательно проведите тщательный аудит вашей стратегии. Таким образом, вы поймете, в каком направлении вам нужно двигаться при разработке своей структуры.
В чем заключается ваше УТП? Конкурируете ли вы за счет более низких затрат или предлагаете премиальные продукты для определенных нишевых рынков? Нацелены ли вы на несколько сегментов рынка? Вы четко определили, каков профиль вашего клиента?
Хорошим инструментом для оценки вашей стратегии является система конкурентных стратегий Портера. Эта система определяет четыре общие конкурентные стратегии, которые помогут вам определить, какая стратегия лучше всего соответствует целям и задачам вашего бизнеса. Это лидерство по издержкам, ориентация на издержки, дифференциация и сфокусированная дифференциация.
Окружение
Среда, которую вы создаете в своей организации, также оказывает большое влияние на вашу ОП, а также на ваше позиционирование на рынке.
В идеале вы должны стремиться к созданию гибкой среды, чтобы вы могли быстро и эффективно адаптироваться к изменениям рынка. Однако ваша среда также должна быть оптимальной, чтобы внешние факторы не оказывали негативного влияния на вашу деятельность. Сюда относятся колебания ресурсов, а также любое потенциальное влияние средств массовой информации или негативные ассоциации с вашим брендом.
Технология
Технология, в которую вы инвестируете, влияет на вашу способность быстро принимать решения. Она также влияет на вашу организационную структуру. Например, если вы строите иерархическую структуру, то вам необходимо убедиться, что у вас есть правильные системы, позволяющие своевременно получать одобрение и легко обмениваться всеми необходимыми вспомогательными данными.
Более того, чем больше технологических инструментов вы предоставите своим сотрудникам, тем легче им будет общаться и сотрудничать друг с другом, что поможет вам повысить общую эффективность организации. Ведь не зря же Slack и Zoom стали так популярны во время пандемии и увеличения количества удаленной работы. То же самое относится и к вашим HR-процессам и их влиянию на общий опыт сотрудников.
Размер организации и жизненный цикл сотрудников
Размер вашей организации, безусловно, окажет большое влияние на ваш дизайн. Во-первых, чем больше ваша компания, тем более формальным и структурированным должен быть ваш дизайн, чтобы отделы могли эффективно взаимодействовать друг с другом через четкую цепочку команд. И наоборот, если вы руководите небольшой компанией, то вам будет гораздо проще реализовать менее жесткую, более плоскую иерархическую структуру.
Вам также необходимо рассмотреть влияние жизненного цикла вашего сотрудника на организационную структуру. Есть ли на пути сотрудника какие-то конкретные моменты, которые мешают вашей компании сотрудничать максимально эффективно? Есть ли какие-либо узкие места в процессах, мешающие вам достичь организационной эффективности?
Культура
Наконец, культура вашей работы и организационный климат могут оказать огромное влияние на ваше ОП. В свою очередь, ваше ОП может оказать огромное влияние на вашу культуру. Оба аспекта идут рука об руку.
Существует множество типов организационной культуры, и каждая компания имеет свой собственный уникальный стиль. Это зависит от ваших ценностей, убеждений, философии, принятых моделей поведения, языка и общего изложения, а также от других аспектов. Кроме того, согласно Концепции конкурирующих ценностей, на вашу культуру также влияет уровень гибкости, стабильности, внутренней и внешней направленности.
Разные культуры требуют разных типов организационных структур. Убедитесь, что вы проанализировали и полностью поняли свою культуру, прежде чем разрабатывать оптимальную организационную структуру для своего бизнеса.
Этапы разработки организационного дизайна
После того как вы проанализировали свой бизнес и проделали основную работу, следующим шагом станет реализация вашей стратегии ОП.
Существует 5 этапов организационного развития, которые необходимо применять, чтобы получить максимальную отдачу от вашей стратегии. Давайте рассмотрим их, а также несколько примеров организационного дизайна, чтобы пояснить каждый этап.
Вход в организационную структуру
Это начальный этап вашей стратегии ОП, на котором вы исследуете вашу текущую структуру и определяете, что вам нужно изменить или улучшить. Речь идет о том, чтобы определить, где вы сейчас находитесь и каковы ваши ожидания. Вам также необходимо определить, существуют ли какие-либо барьеры или ограничения, сдерживающие вашу разработку (например, бюджетные ограничения).
Например, вы можете созвать встречу с вашими старшими менеджерами, чтобы получить более четкое понимание того, что хорошо работает в вашем нынешнем организационном стиле, и какие изменения они могут предложить (например, упрощение процессов принятия решений).
Диагностика и обратная связь
Следующий этап связан с поиском фактов. Это совместный процесс, направленный на сбор максимально возможного количества данных о вашей организационной структуре. Поэтому вам необходимо привлечь к этому процессу все заинтересованные стороны, включая акционеров и сотрудников. Это поможет вам понять, какие шаги вам необходимо предпринять для улучшения вашей ОП.
Например, вы можете провести фокус-группы с сотрудниками из различных отделов. Затем вы можете задать вопросы типа: “Как вы думаете, насколько эффективно работает наша нынешняя система подчинения в плане принятия решений?”.
Решение
После того как вы определили свои проблемы, настало время найти стратегические решения, которые улучшат вашу ОП. Этот этап заключается в создании планов действий с подробными мерами по улучшению структуры вашей организации.
Например, вы можете реализовать инициативы по улучшению процессов управления эффективностью или предложить своим руководителям пройти обучение по организационным изменениям.
Выход
На этом этапе процесса организационного проектирования вы реализуете найденные решения. Другими словами, на этом этапе вы перестраиваете свою организацию таким образом, чтобы каждый аспект вашего бизнеса работал более гладко и эффективно.
Этот этап может включать в себя разработку определенных ролей или отделов или полную перестройку всей организационной структуры. Очевидно, что чем больше ваша компания, тем более серьезными будут проблемы.
Вы можете поддержать этот этап, разработав и ознакомив весь персонал с рядом подробных документов, включая:
- планы коммуникации и внедрения, объясняющие предстоящие изменения
- матрица ролей и ответственности
- планы обучения и развития вместе с базой данных учебных ресурсов
- планы управления рисками
- планы управления изменениями
- объяснение того, как вы будете измерять и контролировать весь процесс.
Нелишним будет напомнить сотрудникам, что вы понимаете, что перемены даются нелегко, и что вы готовы оказать поддержку в любое время.
Оценка организационной структуры
Этот заключительный этап заключается в мониторинге результатов, чтобы определить, оказывают ли внесенные вами изменения желаемое влияние на общую эффективность работы вашей организации. По сути, достигаете ли вы целей, поставленных в начале процесса.
Убедитесь, что вы установили четкие метрики, чтобы вы могли оценивать и измерять свой прогресс и результаты. Неплохо также собрать отзывы со всех уровней вашей организации с помощью отчетов об оценке и опросов. Таким образом, вы сможете внести необходимые коррективы в организационную структуру и постоянно ее совершенствовать.
Измерение эффективности организационного проектирования
Мы только что говорили о важности оценки вашего прогресса. Итак, давайте рассмотрим, что означает измерение организационной эффективности с практической точки зрения.
Проще говоря, организационную эффективность нелегко измерить. Это потому, что она является субъективным понятием, уникальным для каждой организации. Тем не менее, есть несколько признаков, которые помогут вам определить, насколько эффективны ваши изменения в ОП и как они влияют на результаты вашей деятельности.
Например, вы можете использовать подход на основе ресурсов, чтобы определить, использует ли ваша организация свои ресурсы более эффективно. Можно также посмотреть на эффективность внутренних процессов и определить, помогает ли новая структура достигать общих бизнес-целей. Еще один отличный инструмент – оценка вашей культуры и каналов коммуникации. Улучшилось ли взаимодействие между подразделениями? Стали ли сотрудники счастливее? Способствует ли ваша культура созданию более инновационной и сплоченной рабочей среды?
Главное здесь – установить четкие KPI и регулярно отслеживать их, чтобы видеть, как они меняются по мере развития вашего ОП.
Как организационная структура влияет на культуру
Как мы уже говорили, ваша организационная структура оказывает прямое влияние на культуру, и наоборот. А поскольку культура – это такое изменчивое понятие, важно регулярно проводить аудит вашего ОД и вносить изменения, когда это необходимо, чтобы вы могли адаптироваться к изменяющимся рыночным силам.
Как же именно организационная структура влияет на вашу культуру?
По сути, структура и дизайн вашей организации являются основой той среды, которую вы создаете для своих сотрудников. А это является решающим фактором в создании культуры, где сотрудники счастливы, мотивированы и продуктивны.
Лучший способ обеспечить успех вашей организационной структуры – это привлечь всех сотрудников и обеспечить им наилучшую культуру и опыт работы в вашей компании. Предлагайте им правильное обучение и поддержку и информируйте их обо всех изменениях. Таким образом, они помогут вам создать прочную культуру сотрудничества и общения, в которой каждый член вашей организации сможет процветать.
Оригинал статьи: https://factorialhr.com/blog/organizational-design/
