Во-первых, не паникуйте! Проверка соответствия не означает, что вы делаете что-то неправильно – это возможность подтвердить соответствие положениям Пенсионного кодекса и считается лучшей практикой для государственных пенсионных фондов. Это соответствует миссии IMRF по обеспечению защиты доходов членов и их бенефициаров.
Отбор работодателей, подлежащих проверке, завершается в декабре перед предстоящим годом. При отборе учитываются такие факторы, как дата последней проверки соблюдения требований IMRF, территория представительства на местах и тип/размер работодателя. Количество проверок соблюдения требований работодателями, которые будут проводиться каждый год, утверждается Комитетом по аудиту IMRF (Совета попечителей). Ежегодно IMRF проверяет около 200 работодателей.
Наиболее успешными являются те проверки соблюдения требований работодателями, в которых работодатель (вы и ваша организация) и IMRF (через свою группу по соблюдению требований работодателями) имеют совместные и конструктивные рабочие отношения. Наша цель – привлечь вас к участию на каждом этапе проверки, чтобы вы понимали, что делается и почему.
Сроки проведения проверки на соответствие
Типичная проверка соблюдения работодателем требований законодательства, проводимая дистанционно из нашего офиса в Оук-Брук, длится 1-3 дня, но этот срок может варьироваться в зависимости от размера работодателя и сложности проверки. Мы предоставим предварительный график в начале проверки. Вы можете помочь уложиться в сроки, обеспечив нашей команде по соблюдению нормативных требований быстрый доступ к людям и документации, необходимой для завершения проверки. Мы прилагаем все усилия, чтобы не нарушать вашу текущую деятельность.
Процесс проверки на соответствие нормативным требованиям
Процесс проверки соответствия обычно включает четыре этапа: Планирование, проверка, отчетность и последующие действия.
Планирование
За три недели до первого дня тестирования ведущий научный сотрудник высылает по электронной почте письмо о назначении. В это письмо будут включены следующие документы: Анкета для проверки соблюдения работодателем требований, Контрольный список документов для проверки соблюдения работодателем требований, выверка заработной платы IMRF, а также инструкции по отправке всех запрашиваемых документов через защищенный онлайн-инструмент сообщений через Employer Access.
Проверка
Этот процесс занимает 1-3 дня. Сотрудники Compliance Associates завершают программу проверки соответствия требованиям, проверяя платежные ведомости и финансовые документы вашей организации на предмет правильности регистрации, отчетности по заработной плате и использования средств налогового сбора IMRF. Проверка этих областей может проводиться как на месте (в вашем офисе), так и дистанционно из офиса IMRF в Оук-Брук. Выходное интервью обычно проводится в последний день тестирования. Мы встретимся с вами (лично или по телефону), чтобы предоставить предварительное резюме всех наших выводов и наблюдений за соблюдением требований.
Отчетность
Мы подготовим официальный отчет о соответствии, основанный на результатах, обсужденных во время выходного интервью. Этот отчет будет отправлен вам по электронной почте с инструкциями по устранению выявленных проблем в течение двух недель после завершения проверки.
Последующие действия
Ваша организация предоставит письменный план действий по каждому обнаруженному несоответствию, включая запланированные корректирующие действия и ответственных сотрудников, в течение двух недель после даты, указанной в отчете о соответствии.
Опрос после проверки соответствия
Мы ценим мнение наших работодателей. После того, как мы опубликуем ваш отчет о соответствии, мы попросим вас заполнить электронную анкету с отзывами о предоставленных нами услугах. Ваш вклад поможет отделу по соблюдению требований работодателей постоянно оценивать качество наших услуг по соблюдению требований и выявлять пути улучшения нашего обслуживания, чтобы лучше обслуживать вас.
Оригинал статьи: https://www.imrf.org/en/employers/employer-compliance-review/process
