Что такое выходное интервью?
Выходное интервью – это организованная беседа между представителем компании и сотрудником, решившим покинуть компанию. Выходное интервью включает в себя вопросы о впечатлениях сотрудника за время работы в компании и является завершающим этапом для обеих сторон.
Почему выходное интервью важно и каковы его преимущества?
Выходное интервью дает работодателям возможность узнать, почему сотрудник решил уйти с работы.
Оно также позволяет сотрудникам дать ценную обратную связь и закладывает основу для дружеских отношений в дальнейшем, даже после того, как сотрудник покинет компанию.
Если сотрудник решил уйти из-за проблем на рабочем месте, вы можете выяснить, что это за проблемы, и предотвратить уход других сотрудников по тем же причинам.
К основным преимуществам выходных интервью относятся:
- Решение проблем на рабочем месте
- выявление первопричины, по которой сотрудник решил уйти
- Получение ценной обратной связи для улучшения работы компании
- Дает четкое представление о реальном опыте сотрудников.
- Сохранять конкурентоспособность, когда сотрудники уходят в другую компанию
Руководство по проведению выходного интервью
Если вы не уверены в том, как проводить выходные интервью, вы можете использовать это руководство в качестве шаблона и изменять его по мере необходимости.
1. Составьте список вопросов
Хотя выходные интервью могут (и должны) стать открытой беседой, допускающей дополнительные комментарии, список вопросов – это лучшее начало.
Эти вопросы будут направлять выходное интервью и гарантировать, что ни одна важная часть беседы не будет забыта.
Ваши вопросы должны охватывать многие аспекты деятельности компании в целом, конкретную роль сотрудника и причины его ухода.
Примечание: неплохо оставить место для комментариев, которые могут быть не запланированы в анкете.
2. Включите каждого
Любой сотрудник, покидающий вашу организацию, должен пройти выходное интервью. Даже если сотрудник, в частности, недоволен, старайтесь проводить выходное интервью всегда, когда это возможно.
Это возможно не в каждом случае (например, сотрудник просто уходит с работы или не соглашается на интервью), но вы все равно должны сделать все возможное, чтобы провести выходное интервью.
Хотя интервью с недовольным человеком может быть не очень приятным, оно может дать ему возможность высказать свои претензии и дать вам представление о причинах его неудовлетворенности.
Пропуск интервью означает, что вы также упускаете возможность получить ценную информацию о взглядах сотрудников на компанию и их роли в ней.
3. Найдите подходящее время
У всех сотрудников разное расписание и разные обязательства в течение дня, и важно учитывать это, чтобы не упустить возможность провести выходное интервью. Важно определить время в течение дня, когда вы будете доступны для проведения выходного интервью.
Не ждите слишком долго и не назначайте собеседование слишком рано. Сотрудник, которому до увольнения еще работать неделю, может быть не так откровенен. Однако у бывшего сотрудника, которого просят провести выходное интервью через неделю или более после ухода из компании, нет реальной мотивации проводить интервью, которое не приносит ему прямой выгоды.
По возможности проводите выходное интервью ближе к концу последнего рабочего дня сотрудника.
4. Выберите правильного интервьюера
Сотрудники часто чувствуют себя не очень комфортно, давая необработанные отзывы своим непосредственным руководителям, особенно если отзывы содержат жалобы на своего непосредственного руководителя.
Хотя может быть полезно, чтобы интервью проводили сотрудники того же отдела (они могут обладать более глубокими знаниями, касающимися конкретного отдела), старайтесь избегать использования непосредственного руководителя.
На самом деле, многие сотрудники чувствуют себя более спокойно, давая честные ответы во время выходного интервью с руководителем, который выше их по должности.
Вы можете использовать другого руководителя из отдела сотрудника. Однако еще одним проверенным и надежным интервьюером может быть сотрудник отдела кадров. Это их специализация, и они могут провести более беспристрастное интервью как для сотрудника, так и для отдела в целом.
5. Проведите собеседование
Обязательно делайте заметки по мере необходимости и записывайте все примечательные комментарии, которые могут быть полезны для будущего анализа.
Представьтесь (если сотрудник и вы еще не знакомы) и кратко напомните ему, что вы пришли для проведения выходного интервью. Также может помочь задать тон обзор основных тем, которые вы планируете затронуть.
Вопросы выходного интервью должны быть расположены в таком порядке, чтобы плавно переходить от одной темы к другой (например, какова была ваша роль? Далее, каковы были ваши основные обязанности, и считаете ли вы, что вознаграждение за вашу роль было справедливым?). Это позволит вам провести интервью в более естественном порядке и при этом охватить все вопросы из вашего списка. Однако не останавливайте интервьюируемого, если он хочет предложить другую информацию – вы не обязаны придерживаться порядка списка вопросов. Записывайте его по ходу дела.
Завершая интервью, поблагодарите интервьюируемого за уделенное время и ответы. Попросите разрешения связаться с ним в будущем, если вам понадобится уточнение или дополнительная информация. При необходимости убедитесь, что у вас есть соответствующая контактная информация.
6. Используйте и распространяйте свои знания
Само выходное интервью не менее важно, чем то, что вы делаете с ответами, полученными после его проведения.
Выходное интервью дает вам богатую информацию, которую вы, возможно, никогда не узнаете. Однако сбор этой информации и доведение ее до сведения руководства – это только первые шаги. Как только вы получите обратную связь, вам необходимо оценить, какие именно ее части являются наиболее ценными.
Есть ли вопросы, которые постоянно поднимаются на собеседованиях при увольнении?
Часто ли сотрудники имеют одну и ту же причину для ухода из организации?
Определите эти ключевые области, а затем совместно с руководством разработайте план изменений в компании, которые помогут решить эти проблемы.
Может возникнуть соблазн предоставить определенную обратную связь (особенно касающуюся определенного отдела) только определенным участкам. Однако замечание о лидерстве в бухгалтерии может быть ценным и для руководства других отделов для оценки собственной работы.
Примечание: Помните, что, делясь информацией, вы должны уважать частную жизнь интервьюируемого.
Советы и лучшие практики по проведению выходного интервью
Этот список советов и лучших практик поможет вам оптимизировать процесс успешного проведения выходного интервью.
1. Что говорить на выходном интервью
Важно правильно сформулировать вопросы и ответы, чтобы добиться желаемых результатов на выходном интервью.
Открытые вопросы невероятно важны, поскольку они позволяют людям дать более личный ответ, чего нельзя добиться от вопросов типа “да или нет”.
Убедитесь, что ваш собеседник знает, что вы ищете честную обратную связь и что его ответы не отразятся на будущих рекомендациях от компании.
Задавайте целенаправленные вопросы, но при этом позволяйте интервьюируемому вести беседу так много, как ему удобно.
2. Не позволяйте анкете завладеть вами
Да, вам действительно необходимо иметь список вопросов, которые нужно задать во время выходного интервью. Однако существует множество ценных сведений, которые могут быть не отражены в анкете.
Позвольте вопросам вести беседу, но не обрывайте собеседника, если его ответы привели к поднятию других важных тем. Вы можете обнаружить, что некоторые из самых неожиданных (и полезных) сведений получены в ходе органичной беседы.
3. Последующие действия после собеседования
Первоначальное выходное интервью не обязательно должно быть окончанием разговора. Вы должны проводить интервью ближе к последнему дню работы сотрудника, хотя вы можете провести его и после. Некоторые люди могут чувствовать себя некомфортно, давая конкретные ответы так близко к последнему дню работы, или могут изменить свои ответы после перехода в другую компанию и получения времени на размышления.
Аналогичным образом, если есть ответы, которые руководство считает особенно полезными, вы можете позвонить или отправить электронное письмо, чтобы получить расширенную обратную связь.
4. Не оказывайте давления
Сообщите сотрудникам, что это собеседование проводится для того, чтобы помочь компании получить честные отзывы и ценную информацию с точки зрения сотрудника. Дайте понять, что их отзывы не повлекут за собой никаких последствий.
Поддерживайте непринужденную, непринужденную и открытую атмосферу, чтобы ваш будущий бывший сотрудник мог полностью и правдиво ответить на все вопросы.
Еще одна часть поддержания непринужденной обстановки – убедиться, что сотрудник не чувствует себя в меньшинстве.
Совет: Для проведения собеседования не обязательно собирать группу.
Вопросы для выходного интервью
Ниже приведен список вопросов для выходного интервью, которые вы можете использовать, а также причины, по которым они могут быть уместны в вашей компании.
1. В чем заключалась ваша работа и каковы были ваши обязанности?
Это небольшой вопрос в рамках интервью, но он задается для ясности. Он также поможет вам при отслеживании ответов на выходное интервью.
2. Получали ли вы достаточную поддержку и обучение?
Даже при регулярной программе обучения сотрудники могут обнаружить пробелы в знаниях, которые в противном случае остались бы незамеченными, что означает необходимость обновления учебных материалов.
Под поддержкой понимаются ресурсы, инструменты, программное обеспечение и помощь, доступные сотрудникам, которые необходимы им для успешного выполнения своей работы.
3. Были ли другие вещи, необходимые для выполнения вашей роли?
Это поможет вам обеспечить более спокойную работу для новых и существующих сотрудников, которые могут чувствовать себя некомфортно, обращаясь за дополнительными ресурсами.
4. Что является самой трудной частью вашей работы?
Когда сотрудники уходят, они могут чувствовать себя более комфортно, высказывая недовольство своими руководителями, коллегами или требованиями своей работы в целом.
5. Что является лучшей частью работы?
Эта обратная связь может помочь вам определить, что делает сотрудников счастливыми, и позволит вам улучшить этот аспект рабочего места.
6. Какова ваша основная причина или причины ухода из компании?
Выяснение факторов, побуждающих сотрудников к уходу, может и не помочь вам удержать человека, с которым вы проводите собеседование, но это может помочь вам избежать потери других ценных сотрудников.
7. Могла ли компания сделать что-нибудь, чтобы предотвратить ваш уход?
Этот вопрос поддерживает предыдущий. Здесь вы можете узнать, что можно было бы сделать, чтобы предотвратить уход сотрудников по той же причине или в аналогичных случаях в ближайшее время.
8. Как вы относитесь к своим начальникам и руководству?
Иногда проблемы в отделе просачиваются сверху вниз. Хотя сотрудники могут не жаловаться, пока они работают в компании, они, скорее всего, будут честны в отношении проблем с руководством, когда будут уходить.
9. Достаточно ли коммуникаций в компании? В вашем отделе?
Общение является ключевым фактором, и без него работники могут быстро отстать.
Этот вопрос поможет вам определить, есть ли проблемы с коммуникацией в компании в целом или даже в определенных отделах.
10. Считаете ли вы, что получаете справедливую оплату и льготы?
Если ваш сотрудник уходит из-за оплаты или льгот, он, как правило, скажет вам об этом, когда вы спросите его о причинах ухода. Однако вы также можете узнать, что они уходят из компании ради аналогичной работы в другой организации, которая предоставляет лучшую страховку, более высокую зарплату и т.д.
11. Какова была рабочая обстановка во время вашего пребывания здесь?
Этот вопрос поможет вам получить представление о том, как сотрудники оценивают свою повседневную обстановку на работе, и включает в себя все – от отношений с коллегами до инклюзивности на рабочем месте.
12. Получали ли вы достаточную обратную связь о своей работе?
Узнайте, правильно ли руководство общается со своей командой по поводу ожиданий или результатов работы.
Без достаточной обратной связи сотрудники не могут исправить проблемы или могут чувствовать себя неудовлетворенными, если они хорошо выполняют свою работу и не слышат об этом.
13. Вернулись бы вы на работу в эту компанию или порекомендовали бы ее другу?
Возможно, при правильных изменениях вы сможете вернуть ценных сотрудников в будущем, а довольные сотрудники, которые уходят по другой причине, могут порекомендовать подходящую замену на свою роль.
Оригинал статьи: https://www.valamis.com/hub/exit-interview
