Процесс адаптации сотрудников — это стандартизированное ознакомление вновь принятого сотрудника с его ролью в компании, включая обустройство рабочего места, ознакомление с рабочими и командными процессами, знакомство с членами команды и руководителями и другие элементы. Процесс адаптации призван дать новым сотрудникам все необходимое для того, чтобы они как можно быстрее достигли максимальной эффективности в своей работе.
Построение эффективного процесса адаптации – это лучший способ принять и удержать новых сотрудников. Эффективное введение в должность – это планирование наперед и мышление с точки зрения нового сотрудника. Он не начинается и не заканчивается в первый день работы нового сотрудника. Он начинается в начале процесса найма и заканчивается, когда новый сотрудник полностью освоится в своей роли.
Вы проводите адаптацию удаленно? Эти часто задаваемые вопросы по удаленному найму помогут вам начать работу, и вы также захотите прочитать советы реальных удаленных работодателей по стандартизации процесса найма удаленных сотрудников.
Вот график планирования и несколько контрольных списков (плюс этот контрольный список для новых сотрудников), которые могут использовать HR-специалисты и менеджеры по найму, чтобы разработать хороший опыт приема сотрудников на работу:
В процессе приема на работу
Наем и адаптация часто рассматриваются как отдельные понятия. Но их границы размываются. Новые сотрудники получают первое впечатление о вашей компании в процессе найма, поэтому работа с кандидатами должна быть такой же продуманной и доброжелательной, как и вся остальная работа по адаптации:
- Составьте четкое описание должности, в котором будет дан конкретный перечень обязанностей нового сотрудника.
- Расскажите кандидатам о том, как вы строите процесс найма и сколько времени займет каждый этап.
- Заранее и часто общайтесь с кандидатами на каждом этапе процесса найма.
- Уделяйте кандидатам все свое внимание на собеседовании и отвечайте на любые их вопросы.
- Предоставьте кандидатам полную информацию о проверке анкетных данных и биографических данных.
На этапе предложения
- По возможности сделайте предложение по телефону. Телефонные предложения носят более личный характер, чем предложения по электронной почте, и помогут вам лучше передать свой энтузиазм по отношению к кандидату. Лучше всего запланировать телефонный разговор заранее, чтобы не застать кандидата врасплох.
- Последующее письмо с предложением о работе должно быть написано с энтузиазмом. Стремитесь к теплому тону и укажите все необходимые сведения о льготах и контактную информацию, чтобы вы могли легко ответить на все оставшиеся вопросы.
- Будьте вежливы во время переговоров о зарплате. Плохо проведенные переговоры о зарплате могут быть напряженными и конфронтационными. При правильном подходе они могут помочь закрепить ценность нового сотрудника в вашей команде и создать основу для взаимного уважения. Поэтому будьте открыты и старайтесь не наказывать кандидатов за то, что они сами выступают в роли лучших адвокатов.
- Установите дату начала работы и сообщите ее команде вашего нового сотрудника. Если возможно, предложите некоторую гибкость в определении даты начала работы. Лучше всего отнестись с уважением к тому, что новому сотруднику необходимо завершить проекты и уведомить об этом своего нынешнего работодателя. Как только вы определите дату, сообщите ее команде нового сотрудника, чтобы они могли подготовиться к приему своего нового коллеги.
- Перенесите информацию о новом сотруднике из системы отслеживания кандидатов в вашу информационную систему управления персоналом (HRIS) или программное обеспечение для онбординга. Чтобы не просить новых сотрудников снова предоставлять всю свою личную информацию для записей в HRIS, попробуйте перенести соответствующие данные из вашей ATS. Это позволит создать плавный переход как для HR, так и для менеджеров по найму и новых сотрудников.
За 1-2 недели до первого дня работы вашего нового сотрудника
Подготовьте документы для нового сотрудника. Рассмотрите возможность включения следующих правил и форм для заполнения и подписания новыми сотрудниками:
- Трудовой договор.
- Соглашение о неразглашении.
- Соглашение об изобретениях сотрудника.
- Справочник сотрудника.
Настройте учетные записи нового сотрудника в Интернете, включая:
- Электронная почта компании.
- мгновенные сообщения компании.
- Программное обеспечение HRIS компании.
- Программное обеспечение для управления паролями (LastPass и т.д.).
- Программное обеспечение для повышения производительности (Asana, Jira и т.д.).
- ATS компании для членов команды по найму.
Подготовьте технику для нового сотрудника, включая:
- Ноутбук.
- Монитор.
- Телефон.
- Мышь.
- Клавиатура.
- Гарнитура.
Подтвердите новый рабочий номер телефона вашего сотрудника.
Закажите визитные карточки и/или настольную табличку.
Закажите для нового сотрудника идентификационную карту/брелок доступа в здание.
Запланируйте ознакомительные встречи с ключевыми коллегами на первые несколько недель работы нового сотрудника.
Поощряйте членов команды (особенно тех, кто участвовал в собеседовании) связаться с новым сотрудником, чтобы поздравить и поприветствовать его до начала работы. Это поможет наладить отношения на ранней стадии процесса.
Попросите нового сотрудника заполнить анкету, включающую информацию об аллергии, предпочтениях в еде и размере футболки, если вы включаете в приветственный пакет фирменную футболку.
Составьте план приветственного обеда для первого дня работы нового сотрудника.
Запланируйте встречу с HR-отделом на первый день работы нового сотрудника.
При необходимости организуйте доступ к парковке.
Составьте план первого задания для нового сотрудника.
Организуйте все необходимые внутренние (или внешние) тренинги, необходимые для работы.
Отправьте новому сотруднику приветственное письмо с информацией о том, что его ожидает. Включите карты, детали встреч и т.д. Убедитесь, что они знают, когда приходить в первый день работы, и спросите, есть ли у них еще вопросы.
За день до первого рабочего дня вашего нового сотрудника
Приведите в порядок стол нового сотрудника, установите его оборудование и приветственный набор. Подумайте о том, чтобы включить в свой приветственный набор следующее:
- Приветственное письмо.
- Документы нового сотрудника и документы отдела кадров.
- Инструкции по настройке техники.
- Фирменный блокнот.
- Фирменная футболка.
- Кружка компании.
- Ручки.
- Наклейки.
- Копия карты вашего офиса.
- Копия оргсхемы вашей компании.
- Копия графика работы нового сотрудника на первую неделю.
- Копия книги, соответствующей культуре вашего коллектива.
- Убедитесь, что у нового сотрудника настроен электронный почтовый ящик компании, и отправьте ему приглашения на регулярные собрания команды.
- Отправьте сообщение в отдел вашего нового сотрудника, чтобы напомнить всем о дате начала работы.
- Добавьте электронную почту нового сотрудника в соответствующие списки рассылки и добавьте его новый номер телефона в соответствующие списки телефонов.
- Добавьте данные нового сотрудника в систему HRIS, если вы еще не сделали этого.
- Добавьте рабочее место сотрудника во внутреннюю карту рабочих мест вашего офиса.
В первый день работы нового сотрудника
- Пусть кто-то будет готов поприветствовать вашего нового сотрудника, когда он придет в офис.
- Проведите для нового сотрудника подробную экскурсию по офису и ознакомьте его с расписанием на первые несколько дней.
- Организуйте встречу с руководителем нового сотрудника, чтобы рассказать ему о его новой команде, его роли и о том, как будет оцениваться его успех.
- Запланируйте время для оформления документов нового сотрудника.
- Пригласите своего нового сотрудника на обед с некоторыми из его ключевых членов команды.
- Дайте новому сотруднику время на настройку нового оборудования, установку новых паролей и вход в новые учетные записи.
- Проведите официальную встречу с HR-специалистами, включая подробную информацию о получении льгот, праздниках и правилах компании, структуре компании, культуре коллектива и обзор видения, миссии и ценностей вашей компании. (Если вы их официально задокументировали).
В течение первой недели работы нового сотрудника
- Запланируйте регулярные встречи с руководством 1:1 для вашего нового сотрудника.
- Поставьте перед новым сотрудником четкие цели и задачи на первые 3 месяца, 6 месяцев и год.
- Ознакомьтесь с трехмесячной дорожной картой ключевых проектов, над которыми они будут работать.
- Составьте график значимых рабочих задач, которые помогут им освоиться и начать работать.
- Обеспечьте быструю обратную связь по первым рабочим заданиям и определите ожидания руководства от их выполнения.
- Запланируйте ознакомительные встречи с каждым отделом, причем не только с тем, партнером которого будет сотрудник, но и со всеми отделами компании, чтобы они могли получить полное представление о различных составляющих вашего бизнеса.
- Регулярно проверяйте их и отвечайте на любые их вопросы.
В течение первых 3 месяцев работы нового сотрудника
- Продолжайте проводить регулярные встречи 1:1.
- Проведите неофициальную 30-дневную контрольную встречу, чтобы решить все насущные проблемы, а затем 90-дневную контрольную встречу, чтобы узнать, как идут дела.
- Запрашивайте отзывы о процессе адаптации, чтобы улучшить его для будущих новых сотрудников.
Часто задаваемые вопросы
Что такое онбординг сотрудника?
Онбординг относится к процессам, в ходе которых новые сотрудники интегрируются в организацию. Он включает в себя мероприятия, которые позволяют новым сотрудникам пройти процесс первоначальной ориентации нового сотрудника, а также узнать об организации и ее структуре, культуре, видении, миссии и ценностях.
Что требуется для оформления сотрудников?
Помимо оформления документов для приема нового сотрудника на работу, ваш контрольный список должен также включать информацию об ориентации новых сотрудников, знакомство с культурой, миссией и ценностями компании, а также обзор роли и обязанностей сотрудников.
Что такое хороший процесс адаптации?
Первым шагом в обеспечении хорошего процесса приема на работу является наличие контрольного списка процесса приема на работу. Затем оформите прием на работу официально и отправьте форму заявки на вакансию в отдел кадров. Завершите проверку биографических данных (если это является обязательным шагом в вашем бизнесе). Определите график и должностные обязанности нового сотрудника. Подготовьте и заполните соответствующие формы для новых сотрудников.
Оригинал статьи: https://resources.workable.com/tutorial/employee-onboarding
