Управление производительностью определяется как процесс непрерывного общения и обратной связи между менеджером и сотрудником для достижения целей организации.
Традиционно управление эффективностью работы было перспективным решением, основанным исключительно на ретроспективном анализе. Однако организационная культура эволюционирует в сторону непрерывной обратной связи с помощью технологий, когда менеджеры могут предвидеть проблемы на основе текущей производительности сотрудников и инициировать любую форму коррекции курса, чтобы вернуть сотрудника на правильный путь.
В этой статье мы предлагаем четкое понимание того, что такое управление эффективностью, цикл управления эффективностью и лучшие практики, особенности эффективного программного обеспечения для управления эффективностью, а также будущее управления эффективностью.
Что такое управление эффективностью?
Управление эффективностью – это процесс непрерывной обратной связи и коммуникации между руководителями и их сотрудниками для обеспечения достижения стратегических целей организации.
Определение управления эффективностью эволюционировало с тех пор, как оно впервые появилось как концепция. То, что раньше было ежегодным процессом, теперь переходит в непрерывное управление эффективностью. Цель – обеспечить эффективную работу сотрудников в течение всего года и в процессе решать любые проблемы, которые могут возникнуть на этом пути и повлиять на эффективность работы сотрудников.
“Большинство работников воспринимают применяемый в их организации подход к управлению эффективностью как запутанный, субъективный и нечастый”, – заявили Кэти ЭндересОткрыть новое окно (вице-президент, руководитель отдела исследований талантов и рабочей силы) и Мэтью ШеннонОткрыть новое окно (старший аналитик) компании Bersin, Deloitte Consulting LLP, в эксклюзивном интервью HR Technologist.
Таково нынешнее состояние управления эффективностью. Однако оно не обязательно должно быть таким. В настоящее время автоматизация играет значительную роль в управлении эффективностью, и многие процессы могут быть упорядочены таким образом, чтобы обеспечить стратегическое управление эффективностью сотрудников. Это век непрерывного управления эффективностьюОткроется в новом окне , и вот все, что вам нужно знать об этом.
Управление эффективностью отличается от управления талантамиОткрывается в новом окне тем, что последнее представляет собой набор инициатив, предпринимаемых для привлечения сотрудников с целью их удержания. С другой стороны, управление эффективностью – это инициатива, которая направляет сотрудников на установление и достижение их целей в соответствии с непосредственными и всеобъемлющими целями организации.
Почему управление эффективностью важно?
1. Управление эффективностью дополняет ежегодную аттестациюОткрыть новое окно . Это позволяет подготовить как сотрудников, так и менеджеров к тому, чего ожидать во время ежегодной аттестации. Это позволяет руководителю и сотруднику быть в курсе текущих изменений в процессе управления эффективностью, что они могут сделать для его оптимизации и как можно повысить эффективность работы в целом.
2. Для сотрудников постоянное управление эффективностью свидетельствует о том, что менеджеры ценят их. Сотрудники считают, что их руководители заинтересованы в их работе и заботятся об их целях и любых проблемах, с которыми они могут столкнуться в процессе работы. Они также становятся более открытыми для получения конструктивной обратной связи.
Цикл управления эффективностью
Процесс или цикл управления эффективностью представляет собой серию из пяти ключевых этапов. Эти шаги являются обязательными, независимо от того, как часто вы анализируете результаты работы сотрудников.
1. Планирование
Этот этап включает в себя постановку целей сотрудников и доведение этих целей до их сведения. Хотя эти цели должны быть раскрыты в описании должности для привлечения качественных кандидатов, их следует сообщить еще раз, когда кандидат становится новым сотрудником. В зависимости от процесса управления эффективностью в вашей организации, вы можете назначить процентное соотношение для каждой из этих целей, чтобы иметь возможность оценить их достижение.
2. Мониторинг
На этом этапе менеджеры должны отслеживать выполнение сотрудниками поставленных целей. Именно здесь в дело вступает непрерывное управление эффективностью. С помощью правильного программного обеспечения для управления эффективностью, вы можете отслеживать работу вашей команды в режиме реального времени и изменять и корректировать курс, когда это необходимо.
3. Разработка
Этот этап включает использование данных, полученных на этапе мониторинга, для улучшения работы сотрудников. Для этого может потребоваться предложить курсы повышения квалификации, дать задание, которое поможет им улучшить свои знания и производительность на рабочем месте, или изменить курс развития сотрудников для повышения производительности или поддержания совершенства.
4. Оценка
Работоспособность каждого сотрудника должна оцениваться периодически, а затем во время аттестации. Оценки необходимы для того, чтобы определить состояние работы сотрудника и внести соответствующие изменения. Как коллеги, так и менеджеры могут предоставлять такие оценки для 360-градусной обратной связи.
5. Вознаграждение
Признание и поощрение хороших результатов работы является неотъемлемой частью процесса управления эффективностью, а также важной частью вовлечения сотрудниковОткроется в новом окне . Вы можете сделать это с помощью простой благодарности, общественного признания или полномасштабной программы поощрения сотрудников, которая регулярно признает и вознаграждает отличную работу в организации.
Как улучшить процесс управления эффективностью деятельности
Чтобы улучшить процесс управления эффективностью, задайте следующие вопросы:
1. Чего хотят ваши сотрудники от управления эффективностью?
Программа управления эффективностью может либо помочь, либо помешать вашему персоналу. Однако прежде чем вносить какие-либо практические изменения в текущие процессы и инструменты, необходимо понять, что не работает и почему. Вам также необходимо потратить время на оценку того, что ваши сотрудники хотят получить от программы управления эффективностью.
Во время такой оценки нет ничего важнее, чем поговорить с вашими сотрудниками. У ваших сотрудников и менеджеров, скорее всего, есть свое мнение, которым они с удовольствием поделятся с вами. Вы можете быть удивлены, как много из них жаждут улучшения процесса.
Следующий шаг – донести свои выводы до лиц, принимающих решения, которые могут спонсировать и стимулировать изменения в вашей организации. Поделитесь своими внутренними выводами, а также основанными на фактах исследованиями экспертов, которые показывают, какое влияние на результаты бизнеса может оказать усовершенствованный процесс управления эффективностью.
2. Обеспечиваете ли вы непрерывное управление эффективностью?
Работодатели хотят, чтобы их сотрудники были счастливы. Но счастье – это не обязательно то, чего люди хотят от своих работодателей. Напротив, сотрудники хотят чувствовать себя мотивированными и понимать, что их работа важна и почему. Опыт управления эффективностью, обеспечивающий ценность для сотрудников, должен быть направлен на повышение мотивации.
Для повышения мотивации процесс управления эффективностью должен включать частые, постоянные разговоры между сотрудниками и менеджерами, чтобы цели, прогресс и личные достижения оставались актуальными и насущными.
Содержание этих бесед так же важно, как и их частота. Мотивация связана с перспективой, ориентированной на будущее, сфокусированной на возможностях развития. Руководители должны искренне обсуждать с сотрудниками их карьерный успех, достижение целей и соответствие их работы главным приоритетам организации.
Для достижения успеха эти частые беседы должны быть легкими и включать вопросы, ориентированные на будущее, такие как: Что вас мотивирует? Что помогает вам? В чем вы нуждаетесь? И HR может поддержать это, обучая менеджеров давать более продуктивную, проактивную обратную связь, а также задавать правильные вопросы.
3. Есть ли у менеджеров инструменты для управления процессом управления эффективностью?
Менеджеры имеют решающее значение для успеха программы управления эффективностью в вашей организации. Они играют огромную роль в мотивации, вовлечении и развитии персонала. Поэтому важно убедиться, что менеджеры обучены давать и получать полезную обратную связь, а также обучены элементам непрерывного процесса.
Найдите время для встречи с менеджерами и обучения их методам управления талантами, чтобы все чувствовали себя комфортно во время частых и легких бесед.
Наконец, очень важно иметь правильную технологию для поддержки непрерывного управления эффективностью. Вам нужна технология управления персоналом, специально разработанная для помощи менеджерам и организации в непрерывном процессе.
Эра автоматизированного управления эффективностью деятельности
Управление эффективностью – это не только дело HR. Это забота всех уровней руководства в организации. Однако организации часто задаются вопросом, приведут ли инвестиции в технологии к реальным улучшениям, говорит Deloittes Performance management Solutions.
Должны ли вы инвестировать в программное обеспечение для управления эффективностью?
Инвестиции в технологии приведут к улучшениям только тогда, когда есть конкретная стратегия управления производительностью. Без нее автоматизированное решение может только перегрузить менеджера.
Эндерес и Шеннон считают, что: “Когда нет стратегического видения, организация может ограничиться простой автоматизацией существующих процессов, упуская преобразующую силу технологии. Это, как правило, приводит к отсутствию принятия технологии сотрудниками и руководством, что, в свою очередь, приводит к отсутствию бизнес-результатов.
Каждый сотрудник (включая высшее руководство) – это заинтересованная сторона, которая получит выгоду от внедрения автоматизированной системы управления эффективностью в масштабах всей организации. Однако они должны осознавать, каких целей они стремятся достичь с помощью управления эффективностью. Данные управления эффективностьюОткрыть новое окно могут предложить уникальные сведения, которые не могут быть получены в результате ручного отслеживания или опросов.
Перейдем к тому, какие функции должно содержать идеальное программное обеспечение для управления эффективностью (PMS).
Основные характеристики эффективного программного обеспечения для управления эффективностью
Любое программное обеспечение следует выбирать с учетом следующих соображений:
- Настраиваемость: Оно должно быть настраиваемым в соответствии с отраслью вашей организации и стратегией управления эффективностью.
- Прозрачность: Оно должно быть способно устранить путаницу, которую испытывают как менеджеры, так и их команды в процессе управления эффективностью.
- Объективность: Он должен быть в состоянии предложить объективные показатели, на которых менеджеры могут основывать свою оценку эффективности.
- Частота: Она должна обеспечивать мгновенную обратную связь в режиме реального времени и периодическую оценку сотрудников.
10 ключевых особенностей программного обеспечения для управления эффективностью
1. Динамическая постановка целей: Цели сотрудников должны быть согласованы с целями организации. Решение должно позволять изменять цели по мере необходимости.
2. Коммуникация на лету: Хорошее решение для управления эффективностью обеспечивает взаимодействие между членами команды и менеджерами без особых усилий в любое время с помощью встроенной функции чата. Быстрый чат с членами команды или менеджерами может сделать общение прозрачным и непринужденным.
3. Инструменты планирования: В системе должно быть предусмотрено планирование для членов команды для выполнения задач, планирования встреч и совместной работы с другими членами команды. Это отличный инструмент для сотрудников, которые работают на выезде или удаленно.
4. Непрерывная оценка эффективности: Менеджеры должны иметь возможность устанавливать автоматическую самооценку и общие оценочные анкеты, передаваемые в процессе работы через PMS. Это дает руководителям четкое представление о том, как сотрудники воспринимают свою работу и находятся ли они на пути к достижению своих целей и целей организации.
5. Инструмент признания: PMS должна иметь платформу, с помощью которой менеджеры могут поощрять членов своей команды за хорошую работу. Дальнейшая интеграция с электронной почтой для предоставления прямой, мгновенной обратной связи – еще одна замечательная функция, которая может мотивировать сотрудников и обеспечить положительную вовлеченность персонала.
6. Обратная связь 360 градусов: Обратная связь из нескольких источников или 360-градусная обратная связь необходима для эффективного управления эффективностью. Она значительно снижает предвзятость, которая может возникнуть при оценке сотрудника только одним человеком. Инструмент должен обеспечивать возможность сбора отзывов от членов команды, менеджеров, отчитывающихся руководителей, отчетов и коллег из других команд.
7. Инструменты отслеживания эффективности проекта: Инструмент должен предлагать такие инструменты, как табели учета рабочего времени, которые помогают отслеживать, как сотрудники используют свое время и соответствует ли их вклад ожидаемому выходу и результату.
Инструменты на базе искусственного интеллекта используют такие функции, как расширенная обработка естественного языка, которая позволяет отслеживать ключевые слова, связанные с проектом, в электронной почте и других сообщениях, чтобы оценить прогресс в работе над проектом. Эти инструменты позволяют более объективно оценивать эффективность работы.
8. Сравнение производительности: Менеджеры должны иметь возможность отслеживать производительность всех сотрудников в своей команде или сотрудников, назначенных на определенный проект. Инструмент должен идти дальше и уметь автоматически генерировать отчет о производительности, предоставляя данные по метрикам, которые вы настроили для оценки.
9. Автоматические напоминания и уведомления: Легкое подталкивание сотрудников/руководителей, напоминающее им о сроках, уведомления, указывающие на прогресс в конкретном проекте, и общие обновления об изменениях в процессе могут улучшить опыт сотрудников в управлении эффективностью.
10. Безопасность данных: Такой уровень детализированных данных об отдельных сотрудниках должен быть защищен надежным брандмауэром. Всегда убеждайтесь, что любой инструмент, который вы включили в короткий список, предлагает надежную защиту и безопасность данных.
При внедрении системы управления эффективностью очень важно, чтобы и менеджеры, и сотрудники были обучены пользоваться системой для достижения максимальной эффективности. Выбирайте PMS от поставщика, который предлагает постоянную поддержку и помогает как менеджерам, так и их сотрудникам оптимально использовать программное обеспечение.
Какие процессы управления эффективностью не могут быть автоматизированы?
Управление эффективностью – это процесс, ориентированный на людей. Технологическое решение для управления эффективностью не может провести иногда необходимые сложные беседы для менеджеров. Это единственная вещь, которую менеджеры должны взять на себя.
Хотя беседы по обратной связи часто бывают трудными, если они дополнены объективными данными, предоставляемыми системами управления эффективностью, они могут превратиться в честные дискуссии и коуч-сессии. Эти данные также могут помочь устранить неявные предубеждения, чтобы сотрудники знали, что их оценивают объективно.
Лучшие практики управления эффективностью
Единственный способ обеспечить успех управления эффективностью – это относиться к нему как к постоянно развивающемуся, изменчивому процессу, используя три лучших практики.
1. Хорошо продуманная стратегия управления эффективностью
Некоторые из ключевых вопросов, на которые ответит хорошо продуманный план управления эффективностью, следующие:
- Как часто будет оцениваться эффективность работы сотрудников – еженедельно, ежемесячно или ежеквартально?
- Какие системы существуют для этой оценки: трекеры анализа настроений, автоматические пульсовые опросы, встречи один на один?
- Какому подходу будет следовать беседа по обратной связи?
- Каким будет подход и система оценки после обратной связи?
К этому Эндерес и Шеннон добавляют: “Небольшая обратная связь, предоставляемая людьми, которые ближе всего к работе, в процессе работы, и с действенным вкладом, помогает вносить постоянные улучшения и позволяет учиться в процессе работы.
Это возможно благодаря использованию автоматизированного инструмента управления эффективностью, который позволяет ставить цели, изменять их и сообщать об изменениях на ходу. Не требуется никаких ненужных встреч, и сотрудники могут изменить свой план работы и стратегию в соответствии с поставленными вами целями.
2. Культура открытого и эффективного общения
Постоянный мониторинг может помочь начать разговор о проблемах сотрудников. Негативные настроения или плохая работа сотрудника могут быть решены только тогда, когда общение в организации открыто и прозрачно.
Культура общения – это ответственность всей организации, начиная с высшего руководства и доходя до всех отделов. Руководители должны принять эту культуру и обеспечить честную обратную связь с сотрудниками, позволить сотрудникам быть честными и использовать эту информацию для оказания им помощи.
Культура общения также развивается путем найма менеджеров, которые умеют предоставлять как позитивную, так и конструктивную обратную связь, которые мотивируют сотрудников, но при этом отчитываются за свою работу.
Прозрачное общение также включает в себя:
- Разъяснение работнику, что именно от него ожидается.
- Тренировка сотрудников для достижения их максимального потенциала через достижение конкретных целей.
- Предоставление им действенной, а не общей обратной связи.
- Раскрытие вознаграждений за успешное достижение целей.
3. Непрерывный мониторинг
Это может показаться похожим на форму “Большого брата”, который следит за каждым шагом и действием сотрудника, но это полная противоположность эффективному управлению эффективностью.
В контексте HR это подразумевает отслеживание прогресса сотрудников в режиме реального времени и мониторинг результатов работы и результатов, достигнутых сотрудником. Кроме того, следя за настроением сотрудников через наблюдение, взаимодействие, а также с помощью инструментов анализа настроенияОткрывается новое окно, менеджеры могут оценить общее настроение своих команд. Это позволяет им решать конкретную проблему сразу же после ее возникновения.
Благодаря доступным техническим средствам, о которых подробно будет рассказано далее, непрерывный мониторинг на гранулированном уровне теперь является гораздо более простой задачей. А с объективными данными, которые может выявить автоматизированное программное обеспечение для управления эффективностью, легче начать разговор с сотрудниками.
Для того чтобы обеспечить все эти элементы успешной стратегии управления эффективностью, существует множество автоматизированных систем управления эффективностью. Эти решения могут упростить ряд операций, которые традиционно зависели от ручных процессов, а также мониторинг и предоставление обратной связи.
Каково будущее управления эффективностью?
По мнению Эндереса и Шеннона, управление эффективностью как практика сближается с обучением, вовлечением и управлением карьерой.
1. Ежегодное управление эффективностью выходит из моды
Интересно, что с развитием концепции управления эффективностью развиваются и связанные с ней практики. Например, некоторые организации, такие как Netflix, полностью отказались от практики ежегодного управления эффективностью, перейдя на так называемое текучее управление эффективностью – более гибкий, непрерывный подход к управлению эффективностью.
2. Обратная связь один на один приобретает все большее значение
Следует подчеркнуть, что замена ежегодного управления эффективностью на текущее не отменяет необходимости обратной связи один на один. На самом деле, это усиливает важность регулярной обратной связи для обеспечения того, чтобы работа сотрудников соответствовала целям организации. И если необходимо, менеджеры могут обучать своих сотрудников и корректировать рабочий процесс, чтобы способствовать достижению целей.
3. Технологии управления эффективностью становятся все более популярными
С точки зрения технологий, мы ожидаем, что умные машины, когнитивный и искусственный интеллект станут более распространенными, включая возможности, которые могут активно рекомендовать действия по повышению производительности и предложения по вовлечению для лучшего достижения индивидуальных целей. Мы также прогнозируем более продвинутое использование возможностей, которые обеспечивают бесшовный пользовательский опыт, а не разрозненные системы, встраивая деятельность по повышению эффективности в системы, где фактически происходит работа, говорят Эндерес и Шеннон.
Учитывая эти данные, ключевой вывод для HR-команд очевиден. Согласование эффективной системы управления эффективностью с менеджерами, обладающими навыками работы с людьми для регулярного предоставления обратной связи, может привести к высокой мотивации персонала, не говоря уже о том, что это приведет к улучшению результатов бизнеса.
Оригинал статьи: https://www.spiceworks.com/hr/performance-management/articles/what-is-performance-management/
