Планирование HR-бюджета помогает HR-отделам подготовиться к будущему и эффективно управлять своими ресурсами для продуктивной работы. Как вы можете планировать бюджет HR?
Создание бюджета для покрытия расходов на подбор, найм, обучение, зарплаты, льготы и многое другое отвечает интересам вашей компании. Это поможет предотвратить любые неожиданности, которые могут лишить вас возможности создать сильную рабочую силу. Если ваша организация все еще сталкивается с некоторой неопределенностью, это еще более веская причина для того, чтобы составить план бюджета HR с учетом гибкости.
Что такое бюджет HR?
Если вы недавно познакомились с этим понятием или вам просто необходимо освежить его в памяти, бюджет HR предусматривает выделение средств на все кадровые процессы в организации. Поскольку самым важным активом компании являются ее сотрудники, этот бюджет должен быть тщательно спланирован, доведен до сведения руководства и утвержден им.
Существует два типа бюджетов на управление персоналом, которые обычно используют организации. Выбор типа зависит от нескольких факторов, включая доступные средства, прогнозируемые расходы и прибыль.
Инкрементный бюджет HR – Используя данные о расходах на HR за предыдущие годы, можно внести коррективы в цифры на предстоящий год. Если есть свободные средства, их также можно учесть в бюджете. Новый бюджет включает в себя увеличение (или уменьшение) расходов по сравнению с предыдущим годом на основе целей HR – например, увеличение расходов на страховые взносы.
Бюджет HR на нулевой основе – Это для нового бюджета HR или бюджета, который нуждается в полном пересмотре. Начните с чистого отчета, имея в виду только новый год. Начните с распределения средств по тем направлениям, где бюджет нуждается в наибольшей поддержке. 2022 год может быть тяжелым для рекрутинга. Поэтому в вашем бюджете потребуется много средств на маркетинг в сфере рекрутинга, административные аспекты проведения собеседований и отбора кандидатов, а также на улучшение работы по приему на работу. Примером компании, использующей систему бюджетирования на основе нулевых показателей, является компания Florida Power and Light (США), которая оказалась очень эффективной в контроле расходов. Этот метод бюджетирования был успешным, потому что он является дальновидным.
В любом случае, планирование бюджета HR – это систематический процесс, который включает в себя внимательное изучение расходов предыдущих лет, расходов текущего года, прогнозируемого количества сотрудников и других прогнозов на будущее, чтобы не допустить сокращения функций HR.
Что включает в себя бюджет отдела кадров?
Существует множество областей, которые включает в себя работа с персоналом, так как же вы можете быть уверены, что включите все в HR-бюджет? Даже малый бизнес может недооценить расходы на подбор персонала, найм, обучение и другие меры по обеспечению отличного опыта для сотрудников. Это также та область, которая может привести организацию в беспорядок как из внутренних, так и из внешних источников практически в одночасье, как мы видели во время пандемии.
В условиях меняющихся приоритетов всем организациям необходимо пересмотреть свою стратегию составления HR-бюджета, чтобы обеспечить эффективное управление персоналом в течение всего года.
Наличие шаблона HR-бюджета может помочь в процессе планирования разумного бюджета на следующий год. Вот компоненты типичного бюджета HR:
Привлечение талантов и рекрутинг
Для большинства организаций это приоритетная задача… с высокой ценой. Планирование приема на работу новых сотрудников требует наличия HR-бюджета, способного обеспечить все, начиная с рекламы вакансий и заканчивая онбордингом. Ожидается, что конкуренция будет расти, поэтому вам необходимо выделить значительную часть бюджета на эти цели. Вы должны выделить средства на:
- Реклама открытых вакансий
- Проведение собеседований и отбор кандидатов
- Проверка анкетных данных
- Прием на работу новых сотрудников
- Комиссионные агентству
- Переезд сотрудников или обустройство удаленного офиса
- Рекрутинговый маркетинг
- Снижение текучести кадров
Обучение и развитие
По данным исследования Gartner, проведенного в 2021 году, 68% HR-лидеров заявили, что в ближайший год они будут развивать критически важные навыки и компетенции. Выделите разумную сумму на обучение и развитие, которые обеспечивают положительный возврат инвестиций. Рассмотрим:
- Обучение новых сотрудников
- Устранение пробелов в навыках
- Сертификация сотрудников
- Внедрение систем обучения
- Переход к электронному обучению
Повышение квалификации персонала
HR-отделу необходимо устранять не только пробелы в навыках сотрудников, но и свои собственные. Если вы хотите, чтобы ваша HR-команда оказывала реальное влияние на организацию, вам необходимо убедиться, что сотрудники вашего отдела обладают перспективными HR-компетенциями – деловым чутьем, знанием цифровых технологий, защитой интересов людей и грамотностью в работе с данными, – которые помогут вашему бизнесу добиться успеха. Именно поэтому вам необходимо включить возможности повышения квалификации HR-специалистов в планирование бюджета.
- Командная или корпоративная лицензия на курсы электронного обучения HR
- сертификация HR
- Бюджеты на персональное обучение для сотрудников HR
- Семинары
- Курсы в колледже
Компенсации и льготы
Сравнивая прошлогодний наем и стоимость компенсаций и льгот для сотрудников, увеличьте свой HR-бюджет примерно на 3-5%, чтобы обеспечить достаточную сумму в 2022 году. Примите во внимание:
- Заработная плата сотрудников
- медицинское страхование
- Страхование жизни
- Пенсионные планы
- Оплачиваемые отгулы
- Оплата сверхурочной работы
- Бонусы
- Другие привилегии
Многообразие, равенство и инклюзия
По прогнозам, движение в сторону большего разнообразия, справедливости и инклюзивности будет продолжаться. Внесите свою лепту, выделив часть своего кадрового бюджета на образовательные и культурные мероприятия DEI:
- Повышение разнообразия при приеме на работу
- Внедрение инклюзивной практики найма
- Обучение и формирование культуры DEI
- Лидерские программы DEI
Отношения с сотрудниками и управление талантами
Компенсации и льготы – это только начало, когда речь идет о вознаграждении сотрудников. А сотрудники должны чувствовать, что их ценят. При планировании бюджета на эту категорию расходов рассмотрите другие способы стимулирования и поощрения лучших работников.
- Вовлечение сотрудников
- Создание позитивной рабочей среды
- Формирование команды и наставничество
- Точное трудоустройство кандидатов
- Налаживание отношений с руководством
- Трудовые отношения
Безопасность и благополучие сотрудников
Обеспечение безопасности и охраны труда на рабочем месте является юридической обязанностью всех работодателей. В рамках подготовки HR-бюджета проведите аудит действующих политик и систем, чтобы определить затраты, связанные с их усовершенствованием.
- Соблюдение требований физической безопасности
- Психическое благополучие
- Здоровье сотрудников
- Безопасность на рабочем месте
HR-технологии
Поскольку постоянно предлагаются новые продукты, возможно, это прекрасная возможность обновить ваши старые HR-системы и инвестировать в то, что оптимизирует управление человеческим капиталом.
- Информационные системы управления персоналом (HRIS)
- Технология управления обучением
- Системы начисления заработной платы и льгот
- Инструменты для удаленной работы
Администрирование HR
Обязательно предусмотрите в своем HR-бюджете место для покрытия расходов на содержание HR-отдела. Будь то отдел из одного человека в малом бизнесе или большая команда в крупной компании, или управление большой командой рекрутеров и HR-специалистов, все они должны чувствовать поддержку, поскольку мир труда продолжает меняться.
- Кадровые коммуникации
- Общее управление персоналом
Почему вам необходимо планировать бюджет HR?
Планирование HR-бюджета так же необходимо, как и планирование расходов на любую другую сферу деятельности; фактически, оно является основой процветания вашей организации. Основные причины, по которым вам необходимо начать думать о своем HR-бюджете заранее, заключаются в следующем:
- управлять затратами на человеческий капитал – избегать перерасхода или, что еще хуже, нехватки средств. Хорошо спланированный HR-бюджет позволяет перераспределить ресурсы, когда ситуация меняется.
- Обеспечение операционной эффективности HR – Вы имеете представление о том, куда и сколько вы можете потратить денег, что позволяет вам работать эффективно и результативно.
- Достижение успеха организации – благодаря эффективности HR-службы организации могут получить максимальную отдачу от своего персонала, быть продуктивными и достигать своих целей. Это также подготовит вас к нормативным изменениям, которые влияют на различные сферы HR.
- Место за столом принятия решений – Поскольку 60% руководителей компаний ожидают, что HR будут партнерами, способность представить хорошо разработанный бюджетный план может повысить вашу ценность для организации.
Как подготовить бюджет HR?
Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, и лучшие практики, которые вы можете применить, чтобы сделать планирование вашего HR-бюджета более эффективным.
Шаг 1 – Определите ваши бизнес-цели.
Все планирование HR должно соответствовать бизнес-целям на 2022 год. Сначала определите приоритеты бизнеса, чтобы ваши HR-цели были хорошо согласованы, а затем переходите к менее важным областям. Отличным примером компании, которой это удается, является Apple, которая поощряет участие HR во всех областях корпоративной стратегии.
Шаг 2 – Анализ прошлых бюджетов.
Используйте это время для анализа прошлых бюджетов, расходов и результатов деятельности. Подумайте, как вы использовали бюджеты и каковы были их результаты. Учитесь и совершенствуйтесь.
Шаг 3 – Анализ и прогнозирование потребностей в рабочей силе.
Заблаговременное планирование потребностей в наборе персонала может поставить вас на место водителя в плане составления бюджета. Получите хорошее представление о численности персонала в каждом отделе в сравнении с показателями текучести кадров и эффективности проекта. Учитывайте расходы на наем, обучение, компенсации и льготы.
Шаг 4 – Подготовьте бюджет HR на основе данных.
Как мы уже упоминали, ваши прошлые показатели, планы и прогнозы роста, а также технологии – все это основы для точного планирования HR-бюджета. Используйте самые последние данные для принятия решений, что избавит вас от необходимости гадать.
Шаг 5 – Планируйте лучшие и худшие сценарии.
Если чему-то и научил нас 2020-2021 год, так это тому, что все компании должны быть готовы к сложным ситуациям. Имейте план на случай лучших и худших ситуаций, которые рынок труда подбрасывает вашей компании. Например, ежегодная текучесть кадров может составлять в среднем 5%. Но что если она увеличится до 15% в связи с Великим увольнением? Тогда вам, возможно, придется увеличить расходы на подбор персонала, потому что вам придется заменить больше людей.
Шаг 6 – Рассматривайте инвестиции как строителей бизнеса.
Вы планируете запустить новый HR-инструмент или новую реферальную программу для сотрудников? Учитывая все имеющиеся возможности, сейчас самое время обновить HR-системы и/или внедрить новые технологии. Это инвестиции в успех вашего HR-отдела. Просто не забудьте учесть это в своем бюджете, включая то, какой окупаемости инвестиций вы ожидаете.
Шаг 7 – Иметь реалистичные ожидания.
Бюджет вашего отдела кадров должен быть реалистичным представлением о том, что принесет 2022 год. Не допускайте перерасхода средств, но и не урезайте критически важные области. Подготовьте бюджет в виде четкого отчета, используя реалистичные цифры, чтобы он был принят с большей вероятностью.
Шаг 8 – Утвердите его.
Последним шагом перед внедрением бюджета HR является его рассмотрение и утверждение руководством вашей организации. Говорите на языке бизнес-целей и покажите, как предлагаемый вами бюджет согласуется с корпоративными целями. У вас будет больше шансов получить одобрение руководства без лишней суеты.
Заключительное слово
Точное планирование бюджета HR требует глубокого понимания всех затрат и разнообразных данных. Обязательно уделите достаточно времени планированию HR-бюджета – так вы сможете убедиться, что используете имеющиеся у вас ресурсы наилучшим образом.
Оригинал статьи: https://www.aihr.com/blog/hr-budget/
