Существует ли взаимосвязь между HR и совершенствованием процессов? Еще как есть! Совершенствование процессов в HR – или, если хотите, в управлении талантами – это ключ к раскрытию полного потенциала вашей организации.
Узкие места в процессах, пропущенные сроки, нехватка бюджета и сбои в коммуникации – это систематические проблемы любого бизнеса.
Мы все сталкивались с тем, что на нас указывают пальцем, тирадами раздраженных руководителей, сокращением или добавлением персонала в качестве “коленопреклоненной” реакции для решения проблем.
Такая динамика не только утомляет, но и является неэффективной. К счастью, в RTG Solutions Group мы знаем путь к эффективности организации. И он может начаться прямо в вашем отделе кадров!
Как бизнес-лидер, вы, вероятно, понимаете, что процессы в организации могут быть более эффективными. Но как нажать на кнопку “пауза”, чтобы найти лучший способ делать вещи?
Речь идет не только о том, чтобы работать интенсивнее и быстрее. Речь идет об эффективной работе. Именно здесь на помощь приходят усилия по непрерывному совершенствованию.
Внедрение практики непрерывного совершенствования – это изменение культуры бизнеса. Это не то же самое, что включить выключатель и все сразу же упорядочить.
Это требует постоянных усилий. Однако это приносит долговременные результаты.
К счастью, этого может добиться любой бизнес в любой отрасли. А совершенствование HR-процессов может послужить катализатором для большего изменения культуры в организации.
ЧТО ТАКОЕ КУЛЬТУРА НЕПРЕРЫВНОГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ?
Непрерывное совершенствование – это постоянные, непрерывные усилия по улучшению бизнес-операций, производительности и эффективности.
Для того чтобы оно работало, оно должно пронизывать всю организацию. Оно не может оставаться только в одном или нескольких вспомогательных отделах. Другими словами, это должно стать частью культуры вашей компании.
Мы знаем, о чем вы думаете: Какое отношение это имеет к отделу кадров моей компании?
Чтобы узнать, как отдел кадров может повысить эффективность работы вашей организации и способствовать развитию культуры постоянного совершенствования, продолжайте прокручивать страницу!
ДОСТИГАЙТЕ НОВЫХ ВЫСОТ В СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Управление персоналом идеально подходит для того, чтобы возглавить процесс и поддерживать эффективную практику во всей организации. Но почему имеет смысл начать с улучшения HR-процессов, чтобы запустить изменение культуры?
HR – это центр самого большого актива организации: ее людей. Отдел кадров связан с каждым человеком, который приходит в организацию и покидает ее.
Сотрудники отдела кадров первыми приветствуют каждого нового сотрудника. Они служат проводником на протяжении всей карьеры каждого сотрудника в организации.
Занимая центральное место в организации, сотрудники отдела кадров каждый день демонстрируют и укрепляют культуру компании.
Роль HR в организации включает в себя множество процессов, которые многократно выполняются каждый день.
Роль HR, связанная с каждым сотрудником, может включать: подбор персонала, проведение собеседований, прием на работу, увольнение, обучение и развитие, управление эффективностью, льготы, расчет заработной платы, отношения с сотрудниками и коммуникации.
Другими словами, отдел кадров организации служит основным исполнителем, проводником и распространителем культуры компании. Именно эта позиция делает отдел кадров идеальной стартовой площадкой для изменения культуры в масштабах всей компании.
Что может быть лучше для начала пути совершенствования и трансформации культуры вашей организации, чем отдел кадров?
Итак, мы рассказали о том, что HR может возглавить процесс формирования культуры непрерывного совершенствования. Но как вы на самом деле занимаетесь совершенствованием HR-процессов? Очень просто – вы используете эти четыре инструмента:
- Картирование процессов
- Диаграммы сродства
- Стандартные операционные процедуры (СОПы)
- Стратегические коммуникации
ЧЕТЫРЕ ИНСТРУМЕНТА ДЛЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Картирование процессов
Каждый процесс в отделе кадров, большой или маленький, должен быть отображен на карте, чтобы визуально показать “текущее состояние” процесса.
Вы не сможете начать улучшать процесс, пока не поймете, что происходит в настоящее время. Кроме того, чтобы измерить изменения в процессе совершенствования, необходимо иметь базовый уровень для измерения.
Диаграммы “плавательной дорожки” используются для сбора базовых измерений текущих процессов. Диаграммы плавательных дорожек иллюстрируют бизнес-процессы по мере их перемещения внутри и вне отдела. Они также фиксируют время, связанное с каждым этапом процесса.
Часто быстро выявляются избыточные или ненужные шаги. Это визуальное представление подчеркивает межфункциональные обязанности и процессы в рамках бизнес-подразделения.
Диаграммы сродства
Диаграмма сродства – это тип инструмента мозгового штурма, используемый для организации идей в подгруппы с общими связями.
Каждый участник группы определяет мысли или идеи по заранее заданному вопросу. Этот подход может помочь группе установить связи между общими идеями, которые в противном случае могут показаться непосильными для обсуждения.
Например, группа HR на начальном этапе своего пути совершенствования может встретиться, чтобы определить ключевую проблему или вопрос в отделе. Упражнение “Диаграмма сродства” начинается с того, что каждый участник записывает индивидуальные идеи на липких листочках и в произвольном порядке размещает их на стене, чтобы все могли видеть.
Затем, в порядке очереди, каждый участник объединяет схожие идеи, физически переставляя липкие записки на стене. Результатом является согласованное определение проблем, которые затем могут быть тщательно рассмотрены.
Упражнение “Диаграмма сродства” – это не только отличный способ быстро сгенерировать коллекцию идей по улучшению HR-процессов. Это также фантастический инструмент для лидеров, которые надеются добиться поддержки новых инициатив или политик.
Поскольку упражнение требует сбора команды, оно дает сотрудникам возможность включиться в процесс улучшения, пока он еще находится на ранней стадии.
Стандартные операционные процедуры (СОПы)
СОПы – это пошаговые инструкции, которые документируют рутинную деятельность, важную для функционирования отдела. Хорошо написанные СОПы обеспечивают последовательность и уменьшают количество ошибок.
Вот несколько примеров процессов, для которых необходимы СОПы в контексте совершенствования HR-процессов:
- Прием сотрудников на работу
- кадровое планирование
- Собеседование и ориентация
- Управление производительностью
- Планирование бюджета
- Назначение надбавок за заслуги
- Отношения с сотрудниками, включая политику корректирующих действий, документацию, инструктаж и увольнение
- Распределение льгот
- Оформление и документация по компенсациям работникам
- увольнение сотрудников, включая добровольный и принудительный уход из компании.
Каждый отдел кадров разрабатывает СОПы, уникальные для своей организации, на основе процессов, описанных в сегменте “Составление схемы процессов”.
Целью является документирование четких процессов, которые могут быть обновлены по мере необходимости систематическим способом для максимального контроля версий.
Другими словами, не стоит распечатывать SOP и класть его в ящик с документами, чтобы он никогда не увидел свет. Когда требуются обновления, обновляйте основную версию, чтобы обновления всегда были актуальными и доступными для всех.
Внутренние коммуникации
Создание протоколов внутренней коммуникации создаст основу для успеха. Стратегии внутренних коммуникаций обеспечивают надлежащую, методичную коммуникацию внутри и между отделами.
В рамках системы управления RTG мы помогаем организациям разработать вертикальные и межфункциональные коммуникационные пути.
Вертикальные коммуникационные протоколы обеспечивают плавное и эффективное движение информации вверх и вниз по цепочке командования. Вертикальные коммуникационные структуры могут быть ориентированы на отдельные отделы или организацию в целом.
Между тем, межфункциональные коммуникации позволяют информации распространяться между рабочими потоками и отделами. Это способствует созданию атмосферы сотрудничества и разрушению замкнутых структур.
Создание вертикальных и межфункциональных коммуникационных систем имеет множество преимуществ.
Во-первых, члены команды на всех уровнях всегда будут “в курсе”, и у них будет возможность свободно обмениваться информацией. Кроме того, при возникновении проблем внутри рабочих групп коммуникационные протоколы предоставляют возможность ежедневной эскалации на следующий уровень в отделе или организации.
Три стратегических инструмента коммуникации, которые мы используем в системе управления RTG, – это стандарт работы лидера, доска визуального контроля и встречи один на один.
Стандартная работа лидера (LSW): Стандартная работа руководителя (LSW) на одной странице описывает ежедневные, еженедельные и ежемесячные задачи для каждого члена команды. Использование LSW для каждого члена команды обеспечивает последовательность в определении его должности и отслеживании ежедневных эскалаций и еженедельных совещаний.
Доска визуального контроля: Доска визуального контроля обеспечивает визуальное представление текущих проектов в отделе или команде. Она показывает статус проекта, сроки выполнения задач и индивидуальную ответственность.
Каждый день команда собирается перед доской в определенное время, чтобы просмотреть информацию. Это также дает возможность обсудить любые потребности в выполнении задач и соблюдении сроков.
Доска визуального контроля – это возможность передачи информации на следующий уровень управления.
Совещания один на один (O3): Совещания один на один (O3) – это еженедельные получасовые встречи между руководителем и его непосредственным подчиненным. Каждый человек, на каждом уровне организации, должен проводить совещание О3. Структурированная встреча состоит из трех частей.
В первые 10 минут обычно обсуждается не связанный с работой диалог о личных новостях. Вы задаете вопросы типа “Как поживают дети?”. “Появились ли у вас новые увлечения?” и “Есть ли у вас планы на ближайшие путешествия?”.
Во вторые 10 минут непосредственный подчиненный рассказывает об обновлениях в стандартной работе руководителя и просит о помощи, чтобы уложиться в сроки выполнения проекта или задачи.
В последние 10 минут руководитель делится любой информацией, касающейся отдела, организации или предстоящих проектов.
Важно, чтобы и руководитель, и непосредственные подчиненные придерживались структуры совещания O3 и временных рамок. Кроме того, совещанию следует придавать большое значение и проводить его регулярно в одно и то же время и день недели.
Его следует переносить только по срочным делам, а не потому, что одна из сторон слишком занята для встречи. После установления регулярности O3 становится полезным и эффективным коммуникационным инструментом и практикой.
При внедрении в вашем отделе кадров эти стратегические методы коммуникации могут улучшить обмен информацией, уменьшить узкие места в общении и повысить эффективность.
Заключение
Никогда не поздно (или слишком рано!) внедрить культуру непрерывного совершенствования в вашей организации.
Путь организации к эффективности может начаться с любого отдела. Однако в RTG Solutions Group мы поняли, что отдел кадров является особенно сильной отправной точкой для повышения эффективности процессов.
Если ваша организация нуждается в идеях по улучшению процессов в отделе кадров, картирование процессов, диаграммы сродства, СОПы и стратегические коммуникации – это то, что нужно.
Хотите узнать больше о том, как внедрить практику непрерывного совершенствования в HR и не только? Свяжитесь с нами сегодня! Наши специалисты помогут вашей организации полностью раскрыть свой потенциал.
Оригинал статьи: https://www.rtgsolutionsgroup.com/unlock-company-potential-with-hr-process-improvement/
