“Соблюдение кадрового законодательства определяется как процесс приведения политики на рабочем месте в соответствие с трудовым законодательством города, штата, страны и всего мира в синхронизации с отраслевыми нормами. В дополнение к разработке политики, обеспечение ежедневного соблюдения этой политики также является частью HR-комплаенс”
Что такое кадровое соответствие?
Соответствие требованиям HR определяется как процесс приведения политики на рабочем месте в соответствие с трудовым законодательством города, штата, страны и всего мира в синхронизации с отраслевыми нормами. В дополнение к разработке политики, обеспечение ежедневного соблюдения этой политики также является частью HR-комплаенс.
Соблюдение требований – одна из важнейших функций любого отдела кадров. Ваша задача – следить за тем, чтобы практика найма, правила поведения на рабочем месте, обращение с сотрудниками и целый ряд других факторов соответствовали соответствующим законам. Компании также разрабатывают свои собственные политики по соблюдению требований HR, которые должны соблюдаться внутри компании.
Но управление этим ландшафтом кадрового соответствия может оказаться непростой задачей. Опрос, проведенный в 2019 году среди 1 300 с лишним респондентовОткрыть новое окно, показал, что работодатели ожидают значительного влияния регулирующих законов. Различия на уровне штатов и на местном уровне усугубляют эту сложность, затрудняя управление оплачиваемыми больничными листами (69%), легализацией марихуаны (54%) и проверками биографии (52%).
В ответ на это компании должны принимать упреждающие меры для обеспечения соответствия требованиям HR. Существует несколько уровней правил и стандартов, которым необходимо следовать, что требует от HR многогранной стратегии соответствия. И эти правила постоянно развиваются.
Например, совсем недавно правительство США приняло закон Families First Coronavirus Response ActOpens a new window , который обязывает работодателей предоставлять оплачиваемый отпуск по болезни или длительный семейный и медицинский отпуск до 31 декабря 2020 года по причинам, связанным с COVID-19. Распространение GDPR два года назад стало еще одним законом, который внес тектонический сдвиг в соблюдение требований HR.
Как правило, за соблюдение этих норм отвечает сотрудник по кадровому соответствию (работающий со специальной командой по кадровому соответствию), который обеспечивает постоянное соответствие организации современным требованиям. От отказа от устаревших практик до внедрения перспективных планов действий – сотрудник по соблюдению нормативно-правовых требований в области управления персоналом находится в центре бесперебойно функционирующей организации.
HR комплаенс часто работает вместе с юридической службой компании, чтобы обеспечить правильное толкование законов и стандартов. Он также может взаимодействовать с отделом обучения и развития (L&D)Открыть новое окно для обучения сотрудников соответствующим практикам, например, в области безопасности труда в производственном подразделении.
Контрольный список соответствия требованиям HR: 10 ключевых пунктов
Лексикон HR-комплаенс изменчив. Новые законы сменяют старые, знаковое судебное решение может создать юридический прецедент, а актуальные события могут потребовать изменения практики соблюдения требований. Однако, несмотря на все эти переменчивые факторы, существует 10 ключевых терминов, на которые следует обратить внимание при соблюдении нормативных требований.
1. Нормативно-правовое соответствие
Законодательное соответствие подразумевает соблюдение законов, установленных местным правительством, правительством штата или федеральным правительством. По закону все работодатели обязаны соблюдать законодательные нормы, без соблюдения которых они могут быть привлечены к уголовной ответственности.
Минимальный рабочий возраст, минимальная заработная плата в час, антидискриминационные законы и т.п. – все это относится к соблюдению законодательных норм. Однако в разных странах они могут отличаться, поэтому соблюдение требований законодательства в области управления персоналом в зависимости от страны имеет решающее значение (см. пункт 9 контрольного перечня).
2. Нормативное соответствие
Нормативное соответствие иногда может пересекаться с нормами законодательного соответствия, но разница в том, что их устанавливает конкретный регулирующий орган. Например, Исполнительный орган по охране труда и технике безопасности в Великобритании и Управление по охране труда и технике безопасности в США устанавливают конкретные требования по обеспечению безопасной рабочей среды и предотвращению несчастных случаев и угроз здоровью. И в этом случае несоблюдение нормативных требований может привести к уголовному преследованию.
3. Соблюдение условий договора
Соблюдение условий контракта подразумевает соблюдение договорного соглашения, заключенного при найме работника. Любая модель трудоустройства – от наемных работников до почасовой рабочей силы, от стажеров до “белых воротничков” – регулируется договором.
Договор может включать пункты о сроке уведомления, выходном пособии, опционах на акции, бонусах за стаж и многом другом. Если работодатель не соблюдает условия договора, он может быть привлечен к гражданскому иску.
4. Соблюдение профсоюзного законодательства
Национальный закон о трудовых отношениях содержит положения о профсоюзах работников. Профсоюзы – это группы работников, занятых в схожей отрасли – часто в определенном регионе – работающих вместе для защиты прав работников. (Интересный факт: Гильдия актеров экрана была создана как американский профсоюз, представляющий более 100 000 исполнителей и технических специалистов!)
Соблюдая законодательство о профсоюзах, компании могут гарантировать, что их работники довольны, и среди них нет чувства недовольства.
5. Соблюдение требований HR-технологий
Растущее использование HR-технологий заставляет обратить особое внимание на этот пункт контрольного списка. Ваши платформы HR-технологий должны соответствовать целому ряду нормативных актов, включая права на данные сотрудников, такие как GDPROpens a new window . Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) также требует защиты определенных типов медицинской информации – что может повлиять на вашу платформу управления медицинскими льготами.
Как правило, соблюдение требований HR-технологий включается в соглашения об уровне обслуживания (SLA) между компанией и ее поставщиком HR-технологий.
6. Внутреннее соответствие
Внутреннее соответствие – это разработка и обеспечение соблюдения внутренней политики, которая часто отражает законодательные и нормативные акты.
Например, французское трудовое законодательство предусматривает 35-часовую рабочую неделю. Поэтому компании, имеющие офис во Франции, могут сформулировать внутреннюю политику, предусматривающую четырехдневную рабочую неделюОткроется в новом окне , или обязательный двухчасовой перерыв на обед каждый день. Внутреннее соответствие помогает убедиться, что более широкие нормативные предписания соблюдаются на практике, а не только в теории.
7. Соблюдение требований к обучению
Некоторые отрасли (или регионы) требуют, чтобы сотрудники в обязательном порядке проходили обучение в определенных областях.
Например, в Калифорнии любая компания с пятью и более сотрудниками должна предоставить два часа аудиторного/интерактивного обучения по борьбе с домогательствами каждому сотруднику, занимающему руководящую должность, и не менее одного часа всем сотрудникам, не являющимся руководителями. Такие профессии, как медсестры, социальный уход, работа с производственным оборудованием и т.д., имеют свой собственный набор законов об обучении.
Компании обычно используют программное обеспечение для отслеживания обучения сотрудников Открыть новое окно, чтобы обеспечить соблюдение необходимых нормативных требований.
8. Международное трудовое право
Международное трудовое право – это свод правил, охватывающий огромное количество норм, касающихся прав и обязанностей работников, работодателей и правительств – его возглавляет Международная организация труда (МОТ), координирующая свою деятельность с другими агентствами.
Стандарты, установленные международным трудовым правом, часто вдохновляют региональные нормативные акты. В частности, существуют конвенции (юридически обязательные) и рекомендации (необязательные руководящие принципы)Открыть новое окно . Основополагающие конвенции охватывают право человека на труд, права ребенка, ликвидацию всех форм дискриминации в отношении женщин и тому подобное. Важно отметить, что эти международные законы применяются, если ваша страна является государством-членом МОТ.
9. Соблюдение норм кадрового законодательства для конкретной страны
Страна может сформировать свои собственные правила соблюдения норм управления персоналом. Например, во Франции недавно был принят закон “Право на отсоединениеОткрыть новое окно”, который распространяется на все компании с числом работников 50+. Пенсионный возраст и минимальный возраст для начала работы также варьируются от страны к стране.
Глобальные компании должны учитывать эти детали при разработке руководящих принципов. Руководящие принципы, разработанные с учетом специфики страны, помогут избежать рисков несоблюдения законодательства и существенных штрафов.
10. Соблюдение требований на рабочем месте
Соблюдение требований на рабочем месте – это внутренний свод правил, регулирующих поведение сотрудников на рабочем месте. Часто это относится к законодательным и нормативным нормам, обеспечивая их активное соблюдение. Обязательные рабочие часы, обязательный объем работы, обязательные перерывы, политика работы на дому, соответствующие дресс-коды, недискриминационное поведение и т.п. относятся к соблюдению норм на рабочем месте.
Этот контрольный список касается как соблюдения требований HR, так и благополучия сотрудников и помогает создать устойчивую рабочую среду.
5 лучших практик для обеспечения соблюдения кадрового законодательства
1. Ваш план управления кадровыми данными в идеале должен охватывать шесть лет.
HR-данные будут регулярно подвергаться внутреннему и внешнему аудиту. И любая аномалия будет отмечена как несоответствующая требованиям. Именно поэтому очень важно иметь надежный план управления данными, в рамках которого вы регистрируете все соответствующие наборы данных и отслеживаете, как они используются. Временные ограничения на хранение данных могут быть разными – как правило, эксперты рекомендуют хранить данные до шести летОткроется в новом окне , что означает, что ваш план управления данными должен быть построен соответствующим образом.
Данные за год также помогут отследить основные тенденции, отобразить, приближаетесь ли вы к соблюдению установленных сроков, таких как 100% равенство в оплате трудаОткрыть новое окно .
2. Создайте региональную функцию по соблюдению требований HR в разных городах
Как мы уже упоминали, в каждой стране существует свой набор законов о соблюдении требований HR. В некоторых случаях существуют законы, зависящие от штата или города. Например, в Массачусетсе существует Закон о справедливой практике трудоустройства, который распространяется на все компании с шестью и более сотрудниками в этом регионе; мы уже говорили о законах Калифорнии по обучению против домогательств.
Чтобы идти в ногу со временем, вам необходимо иметь региональный отдел по соблюдению нормативно-правового соответствия в каждом регионе, тесно сотрудничающий с местными органами власти этого региона и центральным юридическим отделом вашей организации.
3. Рассмотрите очень тонкое определение понятия “дискриминация”.
Хотя к каждому работнику следует относиться справедливо и с уважением, трудовое законодательство может устанавливать особые правила в зависимости от пола. Например, в Саудовской Аравии существует множество рабочих мест только для женщин Открыть новое окно, куда не допускаются мужчины (в соответствии с культурными, а не юридически обязательными нормами). Эти нюансы должны быть учтены при разработке рекомендаций по соблюдению правил на рабочем месте и стратегий найма.
4. Обновляйте руководство по соблюдению требований HR каждый год (как минимум).
Учитывая огромное количество фактов и информации, которые входят в сферу соблюдения требований HR, вам необходимо регулярно обновлять руководство. Хорошей идеей является ежегодное обновление, которое объединяет все законы и нормативные изменения, произошедшие за это время. Это обновление также должно исключать любые местные законы, которые были отменены, как это могло произойти с законами, введенными во время пандемии коронавируса.
Ознакомьте весь персонал с кратким содержанием руководства по соблюдению нормативных требований, упростив все юридические термины. Это позволит сформировать культуру прозрачности, рационализировать политику на рабочем месте.
5. Надежное соблюдение требований HR начинается с соответствующего найма сотрудников
Соблюдение требований при приеме на работу – это целая область обсуждения, определяющая, кого и как следует нанимать. Начиная с антидискриминационных законов и возраста трудоспособности, заканчивая проверкой биографии и правилами в отношении иммиграции – здесь есть масса вопросов. Интересно, что в разных штатах США могут быть разные требования к трудоспособному возрасту, и если они отличаются от федеральных, то применяется самый строгий закон.
Если ваш процесс найма персонала будет полностью соответствовать требованиям, вы сможете обеспечить правильное начало работы и избежать штрафов во время будущих проверок.
4 ключевые проблемы, связанные с соблюдением кадрового законодательства, и способы их решения
Соблюдение кадрового законодательства – это постоянно развивающаяся структура. Чтобы оставаться в соответствии с требованиями, организации должны предвидеть любые проблемы и решать их проактивно. Хотя это зависит от характера вашего бизнеса и местонахождения, есть несколько общих проблем, с которыми может столкнуться каждая организация. Например:
1. Законы часто меняются быстрее, чем человек успевает за ними.
Это серьезная проблема для крупных компаний с распределенным персоналом. Розничная компания с магазинами, расположенными в нескольких штатах, или производитель с заводами в разных странах должны идти в ногу с постоянно меняющимися региональными правилами управления персоналом.
Чтобы решить эту проблему, мы рекомендуем сотрудничать с поставщиком услуг по соблюдению кадрового законодательства и иметь в штате уполномоченного сотрудника по соблюдению кадрового законодательства. Есть несколько компаний, которые вы можете рассмотреть, например, BambeeОткрыть новое окно , которая сочетает в себе специального менеджера и комплексный аудит, и HR360Открыть новое окно , хранилище ресурсов и специалистов по соблюдению нормативных требований.
2. Поставщики HR-технологий не всегда открыто говорят о соблюдении нормативных требований
Этот вопрос становится все более актуальным по мере того, как компании широко внедряют HR-технологии для различных видов деятельности. В некоторых случаях платформа может не указывать в явном виде, как и зачем она собирает ваши данные, а также есть ли у нее план по соблюдению нормативных требований.
Чтобы решить эту проблему, компаниям следует сделать соблюдение нормативных требований главным критерием при выборе поставщика и задавать как можно больше вопросов с точки зрения соблюдения данных перед покупкой HR-технологии. К счастью, большинство ведущих поставщиков внедряют вопросы соответствия в свои предложения, постоянно обновляя программное обеспечение в соответствии с законом. Например, в Workday есть целый разделОткрыть новое окно информации о продукте, связанный с безопасностью, конфиденциальностью и соответствием требованиям. Компания выбирает сторонние аудиты и сертификации, гарантируя своим клиентам постоянное соответствие требованиям. Также поинтересуйтесь, как скоро поставщики будут обновлять свои политики соответствия с учетом меняющихся нормативных требований.
3. Интерпретация законов может быть различной
Когда речь заходит об обеспечении соблюдения норм кадрового законодательства, закон и ситуация могут трактоваться разными сторонами по-разному. Например, для проверки заявления о домогательствах могут потребоваться точные записи или показания свидетелей – по сути, это относится к любому нарушению норм соответствия на рабочем месте.
Чтобы решить эту проблему, вы можете внедрить чат-бот для сбора записей о событиях на рабочем месте, что облегчит сотрудникам своевременное сообщение о проблемах, а вам – их проверку. SpotOpens a new window – одно из таких решений, которое позволяет развернуть чат-бот на основе ИИ для таких сценариев соблюдения норм, как домогательства, дискриминация, неправомерные действия, доносительство и нарушения политики.
4. Постоянные проблемы могут затруднить соблюдение требований HR
Это один из самых сложных вопросов, с которыми сталкивается HR. Если мы посмотрим на законы о гендерной дискриминации, равной заработной плате и равных возможностях, то большая часть расхождений возникает из-за постоянного негативного поведения. Другими словами, компании долгое время не соблюдали требования закона (например, женщинам исторически недоплачивали), и теперь им трудно преодолеть этот разрыв.
Окончательный вывод: Уважение прав личности – ключевой момент для соблюдения норм кадрового законодательства
В центре кадрового соответствия находятся права человека.
Право на труд, право на равную оплату, право на безопасные условия труда и право на необходимые льготы – вот те основополагающие факторы, на которые вы должны ориентироваться при разработке своей программы действий. На первый взгляд может показаться, что комплаенс в HR – это только протокол и слепое следование правилам, но если копнуть глубже, становится ясно, что ваша функция комплаенс в HR формирует опыт сотрудников. Открыть новое окно и рабочее место в целом.
Используя комплаенс как инструмент, ориентированный на сотрудников, вы сможете создать позитивную рабочую среду, в которой каждый сотрудник будет чувствовать себя в безопасности, комфортно, его будут уважать, и он будет стремиться внести свой вклад в развитие компании.
Оригинал статьи: https://www.spiceworks.com/hr/hr-compliance/articles/what-is-hr-compliance/
