Краткое руководство по дисциплине сотрудников: Что должен знать каждый менеджер

Дисциплина сотрудников – это не вопрос доминирования или наказания. Речь идет о том, чтобы сделать рабочую среду безопасной и приятной как для сотрудников, так и для руководства. Дисциплина на рабочем месте лучше всего работает, когда между менеджерами и сотрудниками существует фундамент доверия. Это начинается с четкого общения и продолжается последовательностью.

Чтобы поддерживать порядок и уважение на рабочем месте, необходимо иметь план, который принесет пользу всем участникам процесса. Попробуйте выполнить следующие шаги, чтобы узнать, как эффективно наказывать сотрудников:

1. Знайте, что говорит закон о дисциплине сотрудников

Дисциплинарное взыскание может иметь несколько форм, в зависимости от проблемы и того, как часто это происходит. Это может быть что-то мягкое, как инструктаж, или серьезное, как устное или письменное предупреждение. Федеральные законы США не определяют конкретных планов, которые должны использоваться для поддержания дисциплины сотрудников. Работодатели имеют основную свободу действий при выборе подхода.

Однако существуют законы, которые широко охватывают вопросы дисциплины и увольнения работников. Например, Закон об адаптации и переподготовке работников (WARN), который распространяется только на предприятия определенных размеров, Закон о национальных трудовых отношениях, который касается работников, состоящих в профсоюзе, или законы, относящиеся к дискриминации по возрасту и гражданским правам в сфере занятости.

Однако в большинстве случаев дисциплинарные взыскания и увольнения остаются на усмотрение работодателя. Но это не значит, что это свобода действий. Есть юридические вопросы, которые необходимо учитывать, когда начинается процесс дисциплинарного взыскания. Вы подвергаете себя юридическому риску, когда делаете это:

• Политика компании, которая не защищает ваше право увольнять по собственному желанию.
• Сотрудники четко не информированы о том, какое поведение является приемлемым.
• Менеджеры, которые проявляют фаворитизм и не соблюдают дисциплину последовательно.
• Менеджеры, которые налагают дисциплинарные взыскания по неправильным причинам или незаконным или оскорбительным образом.
• Не документируют или не собирают доказательства проблем с поведением сотрудников в течение определенного периода времени.
• Нелишним будет попросить своего юриста изучить правила поддержания дисциплины на рабочем месте в руководстве для сотрудников, чтобы подстраховаться.

2. Установите четкие правила для сотрудников

Четко сформулировать правила приема на работу крайне важно. Вы не можете начать наказывать сотрудника за поведение, о котором он не знал, что оно неприемлемо. Есть несколько общих областей, которые вы захотите затронуть в своем руководстве для сотрудников и на тренингах:

• Трудоустройство по собственному желанию не является федеральным законом. Скорее, это стандартная практика, которую часто принимают владельцы бизнеса. Это означает, что работодатель может уволить сотрудника по любой причине с уведомлением или без него. У работника есть такое же право прекратить трудовые отношения. Если вы хотите использовать этот прием, вам необходимо четко изложить его в письменном виде.
• Форма одежды и дресс-код – распространенная проблема для предприятий, особенно если в вашем штате есть молодые сотрудники. Четко определите, что является приемлемым, но убедитесь, что вы не нарушаете никаких законов о дискриминации.
• Правила поведения сложно определить. Они включают в себя то, как сотрудники ладят с коллегами, как они обращаются с клиентами, дискриминационные действия, уместное использование языка и так далее. Изложите в письменном виде, чего вы ожидаете.
• Производительность и трудовая этика включают в себя то, какой объем работы вы ожидаете от сотрудника, а также конкретные обязанности и контрольные показатели для конкретных рабочих мест. Вы также захотите решить проблему опозданий.
• Использование мобильных устройств стало настолько распространенным явлением, что его стоит отметить отдельно, а не зарывать в кодекс поведения. Будьте конкретны в том, что разрешено, а что недопустимо.
• Незаконное поведение, такое как воровство, употребление наркотиков, опьянение или насилие, является основанием для немедленного увольнения, независимо от того, используете ли вы прогрессивную дисциплину на рабочем месте (см. ниже) или нет.

В общем, не предполагайте.

Не предполагайте, что ваши сотрудники знают, что если нет работы, то они должны убраться на кухне или навести порядок на вешалках для одежды. Не предполагайте, что они знают, что нельзя постоянно приходить на работу на десять минут позже. Изложите все это в письменном виде и обсудите с ними. Попросите их подписать руководство для сотрудников, в котором содержатся эти правила, чтобы у вас было подтверждение того, что они слышали и понимают, чего от них ожидают.

3. Установите четкие правила для своих менеджеров

Каждый раз, когда руководитель не наказывает сотрудника тем же способом или процедурой, что и другого сотрудника, вы подставляете себя под судебный иск за неравное обращение. Это часто случается, когда в компании есть несколько отделов и менеджеры с разным “стилем управления”. Один может быть более строгим, а другой – более мягким.

• Все менеджеры должны быть последовательны в применении вашей дисциплинарной политики. Существуют федеральные законы, которые требуют, чтобы вы применяли дисциплину на рабочем месте одинаково и последовательно. Чтобы менеджеры были на одной волне:
• Регулярно проводите обучение менеджеров и сделайте обзор дисциплинарной политики важной частью.
• Убедитесь, что менеджеры понимают, что им не следует давать обещания о будущем трудоустройстве в случае улучшения поведения или повышения производительности, поскольку это может быть расценено сотрудниками как заключение договора.
• Уделяйте внимание дисциплинарным вопросам, чтобы убедиться, что все сотрудники имеют одинаковый опыт.
• Заведите общую форму для всех менеджеров и отделов, которую они должны использовать, когда выписывают сотруднику дисциплинарное взыскание, если вы используете письменные уведомления как часть процесса. Убедитесь, что они заполняют форму полностью.
• Имейте систему, позволяющую легко просматривать дисциплинарные взыскания.
• Обращайте внимание во время аттестации сотрудников на признаки того, что есть проблемы с равным отношением к сотрудникам со стороны разных менеджеров. Обязательно поинтересуйтесь этим вопросом.
• Применяйте дисциплинарные взыскания к менеджерам, если они не соблюдают ваши собственные правила.

4. Решите, какой дисциплинарный метод вы будете использовать

Существует любое количество методов поддержания дисциплины, которые вы можете использовать.

Все дисциплинарные методы основаны на идее, что есть цель или контрольная точка, которую необходимо достичь, и что ее невыполнение приводит к каким-то последствиям. Вы можете подходить к этому карательно или реабилитационно. Все зависит от ваших предпочтений, от того, что, по вашему мнению, будет лучше работать для вашего бизнеса и что вам удобнее использовать.

• Прогрессивная дисциплина – это процесс, в котором вы повышаете уровень строгости дисциплинарного взыскания, когда сотрудник не исправляет проблему. Это распространенный подход, поскольку он защищает работодателей от судебных исков, но не все являются его поклонниками. Как правило, это карательный подход, но вы можете добавить в него реабилитационные элементы (например, обучение). Если прогрессивная дисциплина является вашим официальным процессом и вы находитесь в штате, где справочник работника рассматривается как договор, это может уберечь вас от немедленного увольнения независимо от обстоятельств. Возможно, вы захотите уточнить, при каких обстоятельствах будет применяться прогрессивная дисциплина, а при каких – немедленное увольнение (работа по собственному желанию).
• Планы по обучению и повышению эффективности работы меньше зацикливаются на проблеме и используют угрозу увольнения, а вместо этого рассматривают каждого сотрудника как ценного и достойного инвестиций. Это реабилитационный подход. Планы повышения эффективности (PIP) могут содержать контрольные точки, измеримые цели и процесс оказания помощи сотруднику, если он не достигает этих целей.
• Переназначение или отстранение от работы часто связаны с поведенческими проблемами или серьезными конфликтами, когда сотрудника необходимо немедленно вывести из ситуации, но увольнение не требуется. Переназначение означает переобучение (реабилитационное), в то время как отстранение означает, что до окончания срока отстранения или увольнения сотрудника должно быть выполнено определенное условие (карательное).

Давайте рассмотрим пример прогрессивного дисциплинарного процесса на работе. Ваш собственный может отличаться.

• Устное предупреждение. Тактичные устные предупреждения следует делать, когда сотрудник демонстрирует поведение, противоречащее правилам.
• Письменное предупреждение. В письменном предупреждении подробно описывается, в чем заключается проблема, как сотрудник должен изменить свое поведение, чтобы решить эту проблему, и что произойдет, если он этого не сделает. Эти предупреждения должны быть подписаны руководителем, свидетелем и сотрудником. Копия должна быть передана сотруднику, а также храниться в его личном деле. Вы можете вынести несколько письменных предупреждений, прежде чем переходить к следующему шагу.
• Заключительное предупреждение. Сотруднику сообщают обо всех случаях неприемлемого поведения, включая устные и письменные предупреждения. Менеджеры должны отметить, что сотрудникам было сказано сделать для улучшения ситуации, и как они этого не сделали. Следует дать понять, что увольнение возможно, если улучшения не произойдут.
• Испытательный срок. Некоторые работодатели могут захотеть дать сотруднику последний шанс измениться перед увольнением. Испытательный срок может включать в себя снижение заработной платы, переобучение или строгий контроль.
• Увольнение. Если проблема не решена, вам следует вызвать сотрудника, просмотреть всю документацию, обсудить процесс и попытки внести изменения и уволить сотрудника.

Помните, что чем более подробными являются документы и чем более ориентирована ваша политика на процесс (например, прогрессивная дисциплина), тем меньше у вас полномочий для немедленного увольнения. Создавая дисциплинарный процесс, подумайте, как он будет действовать в тех ситуациях, с которыми вы имеете дело.

5. Документируйте дисциплину сотрудников на рабочем месте

Если вы вдруг окажетесь в худшей ситуации, документация вас выручит. Если дисциплинарное взыскание сотрудника приведет к увольнению или судебному разбирательству, отсутствие документации, на которую можно сослаться как на причину дисциплинарного взыскания, сделает вас открытым для возможных юридических последствий.

Документация бывает двух видов:

• Для личного дела сотрудника. Это документация и заметки, которые вы составляете и храните в личном деле сотрудника, но не предоставляете их ему. Часто это записи, которые вы можете использовать во время проверки сотрудника или когда вы сделали ему устное предупреждение. Эти записи не считаются “официальными” письменными предупреждениями, с которых начинается процесс увольнения сотрудника, но вместо этого они являются записью, показывающей модель поведения. Обязательно предупредите сотрудников в своем справочнике о том, что вы ведете письменный учет такого рода.
• Для письменных предупреждений. Если вы используете письменные предупреждения, то это тот тип документации, которым вы делитесь с сотрудником наедине и который является частью вашего дисциплинарного процесса. Такие предупреждения обычно являются признаком того, что ранние дисциплинарные процессы уже закончились, и вы продвигаетесь к возможному увольнению, если сотрудник не изменит ситуацию.

Важно документировать проблемы, даже если это простое замечание, когда сотрудник приходит поздно или не готов. Если вы просто мысленно фиксируете все проблемы, а затем, ни с того ни с сего, когда вы не можете больше с этим мириться, увольняете или агрессивно наказываете сотрудника, это несправедливо по отношению к нему. Они могли и не знать, что их поступок является серьезной проблемой.

6. Будьте проактивны, используя отзывы сотрудников

Регулярные отзывы сотрудников, даже для малого бизнеса, являются проактивным подходом к дисциплине сотрудников. Обзоры довольно гибкие; их можно включить практически в любой дисциплинарный процесс. Они также полезны, если вы не хотите придерживаться прогрессивного подхода, а хотите помочь сотруднику развиваться и поощрять (с помощью коучинга и обучения) лучшую работу или поведение.

Документальное подтверждение поведения (хорошего и плохого) и производительности с течением времени – вот что отличает отличный отзыв от пустой траты времени. У вас есть конкретика, о которой можно поговорить, и это полезно.

7. Правильное мышление

Важно, чтобы менеджеры не рассматривали дисциплину как наказание сотрудника.

Это распространенный провал в прогрессивной дисциплине, когда легко соскользнуть в менталитет “если ты не сделаешь Х, я накажу тебя эскалацией этого”.

Сотрудники – не ваши дети, и думать, что негативное наказание приведет к положительному результату, глупо. В лучшем случае вы добьетесь правильного поведения, но сотрудник, скорее всего, почувствует обиду. Как только появится лучшая возможность трудоустройства, вы, скорее всего, увидите, что эти сотрудники уйдут.

8. Перестаньте ориентироваться на производительность как на конечный показатель

Если менеджеры так сосредоточены на продуктивности, им слишком легко позволить плохому поведению сойти на нет, пока цели по продуктивности выполняются. Угадайте, что неизбежно происходит?

Можно назвать это ядерным вариантом.

Проблемы растут и растут, и доходит до того, что единственным вариантом, который остается у менеджера после долгого игнорирования проблем, является принятие немедленных и решительных мер.

Продуктивные сотрудники могут по-прежнему создавать проблемы, возможно, даже делая окружающих их сотрудников менее продуктивными.

9. Соблюдайте собственные правила

И последнее, но не менее важное: какую бы политику в отношении дисциплины сотрудников вы ни разработали, следуйте ей.

Удивительно, как много правил и рекомендаций для сотрудников создается, а затем игнорируется руководством. Если вы включили это в справочник, и сотрудники согласились с этим, ваши менеджеры должны следовать этому.

До и после соблюдения дисциплины на рабочем месте

Делайте

• Будьте справедливы. Это самое важное. Когда сотрудники чувствуют, что с ними обращаются справедливо, они с большей вероятностью отреагируют на дисциплину так, как вы хотите.
• Все документируйте. Если вы когда-нибудь окажетесь в юридической ситуации из-за того, как вы наложили дисциплинарное взыскание на сотрудника, вам это понадобится. Это личное дело сотрудника защитит вас в долгосрочной перспективе.
• Действуйте быстро.  Если вы слишком долго ждете, чтобы обсудить проблему с сотрудником, это может привести к путанице и недовольству. Чем быстрее вы обсудите проблему, тем быстрее они смогут ее решить.
• Поговорите с руководителем сотрудника. Работайте в команде, чтобы собрать всю необходимую информацию и разработать оптимальный план действий. Убедитесь, что все находятся на одной волне.
• Продолжайте проверять своего сотрудника. Давайте им обратную связь о том, как они работают, чтобы они знали, что делают успехи. Это также показывает, что вы заботитесь об их развитии, и подтверждает, что дисциплина – это действие, а не человек.

Не делайте

• Не угрожайте своему сотруднику. Разбрасывание пустых угроз создает ощущение личного нападения. А если прогресса нет, вам придется сдержать свое слово или столкнуться с последствиями невыполнения.
• Не считайте, что ваш сотрудник знает, что он сделал что-то не так. Найдите время, чтобы объяснить проблему и ее причину. Возможно, проблему легко решить, например, простым обучением или тренингом.
• Не думайте, что если вы поговорили об этом, то проблема решена. Продолжайте общаться с сотрудником. Ведите письменную документацию всего, что вы обсуждали по этому вопросу. 
• Не переводите дисциплину на личности. Сосредоточьтесь на проблеме, а не на человеке. Сосредоточьте внимание сотрудника на работе и на том, как проблема влияет на бизнес.
• Не затягивайте с документированием проблем. Убедитесь, что вы быстро записали всю необходимую информацию о поведении, чтобы потом не полагаться на свою память. Как правило, это делает отчеты необъективными и бесполезными в будущем.

Заключение

Дисциплина сотрудников на рабочем месте может быть непростой ситуацией, но если вы будете следовать советам, приведенным в этом руководстве, вы сможете правильно задокументировать любую проблему и поставить своего работника на правильный путь. Используйте программное обеспечение для планирования работы сотрудников, такое как When I Work, чтобы держать всю информацию в одном месте, включая любые проблемы с учетом рабочего времени и посещаемости и хранение документов. Ознакомьтесь со всеми доступными вариантами, выберите план, подходящий для вашего бизнеса, и начните работу с 14-дневной бесплатной пробной версии.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ: Дисциплина на рабочем месте

Что такое дисциплина на рабочем месте?

Дисциплина на рабочем месте – это действия, которые вы предпринимаете, когда сотрудник не следует правилам или политике, которые вы четко изложили.  

Что такое прогрессивная дисциплина?

Прогрессивная дисциплина – это наиболее распространенный метод поддержания дисциплины на рабочем месте. Он предусматривает ряд шагов, которые документируются и выполняются, при этом работник все время информируется о процессе.

Можно ли наказать сотрудника дважды за один и тот же инцидент?

Нет. За один инцидент работника следует наказывать только один раз, будь то предупреждение, отстранение от работы или увольнение.

Можете ли вы наложить дисциплинарное взыскание на сотрудника за неслужебный проступок?

Если действия работника оказывают негативное влияние на ваш бизнес или портят отношения между вами и работником, то да, возможно, что работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за то, что произошло вне работы.

Какие существуют 3 вида дисциплинарных взысканий на рабочем месте?

• Прогрессивная дисциплина: Этот процесс повышает уровень строгости дисциплинарного взыскания, когда работник не исправляет проблему.
• Обучение и планы повышения производительности: Это реабилитационный подход, меньше зацикливаться на проблеме и больше инвестировать в рост и развитие сотрудника.
• Перераспределение или отстранение от работы: Это срочные меры, позволяющие вывести сотрудника из ситуации, которая обычно связана с проблемами поведения или серьезными конфликтами, но когда увольнение не является правильным решением.

Почему дисциплина важна для сотрудника?

Дисциплина на рабочем месте важна, потому что она дает сотруднику возможность учиться и расти благодаря обратной связи, когда он, возможно, не осознавал, что сделал что-то неправильно. Политика дисциплины также может защитить вас как работодателя, если вы когда-нибудь окажетесь в юридической ситуации с бывшим сотрудником.

Оригинал статьи: https://wheniwork.com/blog/employee-discipline