Расследования на рабочем месте играют важную роль в разрешении споров на работе. При правильном проведении расследования могут помочь защитить интересы организации путем выявления правонарушений и поддержать работодателя в принятии справедливых, объективных и обоснованных решений. Однако при плохом подходе расследования на рабочем месте могут создать юридический риск и нанести серьезный репутационный ущерб.
Хотя каждое расследование уникально с точки зрения фактов и обстоятельств, существуют общие принципы, которым следует следовать, чтобы помочь управлять рисками и сохранить позитивные отношения на рабочем месте.
Данное руководство по проведению расследований на рабочем месте описывает процесс и действия, которым должны следовать работодатели любого размера при проведении расследования по обвинениям в неправомерных действиях на рабочем месте.
Что такое расследование на рабочем месте?
Расследования на рабочем месте – это мероприятия по установлению фактов, в ходе которых собирается вся соответствующая информация и доказательства, относящиеся к предполагаемому проступку. Принятие решений по дисциплинарным вопросам или жалобам на рабочем месте без проведения обоснованного расследования может сделать любые последующие решения или действия несправедливыми или незаконными, что может подвергнуть организацию риску судебного разбирательства.
Соблюдение справедливой процедуры
Работодатель должен обеспечить соблюдение справедливой процедуры для всех, кто участвует в расследовании жалоб или дисциплинарных нарушений. Как было сказано выше, любые принятые решения должны быть приняты по результатам разумного расследования, и если это не так, дело, скорее всего, будет признано несправедливым, что чревато судебным разбирательством. Хотя организации могут следовать собственному процессу расследования на рабочем месте, как минимум, расследования на рабочем месте должны соответствовать требованиям Кодекса практики ACAS по дисциплинарным и жалобным процедурам, чтобы считаться справедливыми и законными.
Шаг 1: Предварительное расследование
Прежде чем начать расследование, вы должны убедиться, что это необходимый ход действий. Были ли исчерпаны все неформальные методы решения проблемы? В зависимости от обстоятельств, некоторые вопросы можно быстро решить без полного вмешательства.
Если было принято решение о необходимости проведения полного расследования, работодатель должен действовать быстро, поскольку любая ненужная задержка может создать впечатление несправедливости. Однако если на этом пути есть момент, когда можно решить вопрос неформальным путем, всегда следует принять это решение.
Что является предметом расследования?
В самом начале процесса расследования на рабочем месте работодателю необходимо определить цель и объем расследования, так называемое “техническое задание”, которое определяет цель расследования, роль следователя и его обязанности. В техническом задании должно быть указано, что будет изучаться в ходе расследования, нужны ли рекомендации, как будут представлены результаты расследования, например, в виде отчета о расследовании, кому будут доложены результаты расследования и с кем можно будет связаться, если потребуется дополнительная консультация или возникнут непредвиденные вопросы. Это может быть, например, отдел кадров или непосредственный руководитель.
Назначьте следователя
Для руководства расследованием необходимо назначить следователя. Хотя этим человеком может быть кто-то из сотрудников, например, сотрудник отдела кадров, очень важно, чтобы он не был связан или вовлечен в расследуемые обвинения, и чтобы он действовал честно и объективно, чтобы установить факты и сделать вывод на основании того, что произошло. Это может быть достигнуто путем сбора доказательств, подтверждающих утверждение, и доказательств, опровергающих его. Роль следователя заключается не в том, чтобы доказать вину одной из сторон, а в том, чтобы выяснить, есть ли основания для ответа.
Организации все чаще прибегают к услугам внешних следователей, чтобы сохранить объективность результатов расследования, особенно если дело касается сложных вопросов, вопросов, связанных с репутацией, или высокопоставленных сотрудников.
Сколько времени должно занять расследование?
Если в процедурах рассмотрения жалоб или дисциплинарных процедур работодателя указаны предлагаемые или требуемые сроки, их следует соблюдать. Если сроки не указаны, работодатель должен сообщить работнику предварительные сроки, в течение которых предполагается завершить расследование. При этом следователь не должен ограничивать себя предварительными временными рамками и может обнаружить, что по ходу расследования ему придется изменить их, чтобы провести тщательное расследование. Опять же, несмотря на то, что расследование должно быть завершено как можно быстрее, оно также должно быть справедливым и разумным, если вы хотите избежать разбирательства в суде по трудовым спорам. Если в ходе расследования выясняется новый вопрос, следователю может потребоваться изменить техническое задание или разрешить проведение повторного расследования. Хотя предпочтительнее объединить новый вопрос с уже проводимым расследованием, этого следует избегать, если оно окажется излишне сложным или обременительным.
Соблюдение конфиденциальности
Расследование должно оставаться конфиденциальным, даже если становится известно, что оно проводится. Вы должны объяснить всем вовлеченным сотрудникам важность сохранения конфиденциальности, а также пояснить, что если кто-то из сотрудников нарушит конфиденциальность, это может рассматриваться как дисциплинарное взыскание. Исключение составляют случаи, когда сотрудник, в отношении которого проводится расследование, консультируется по этому вопросу с представителем работника.
Шаг 2: Подготовка к расследованию
Следователь должен начать с составления плана расследования с указанием таких деталей, как список свидетелей, источники доказательств, которые необходимо собрать и изучить (например, рабочие записи или электронная почта), сроки расследования, политика или процедуры на рабочем месте, которым необходимо следовать, предполагается ли давать рекомендации, описание важности конфиденциальности и любые другие важные моменты или информация, требующая включения.
Информирование сотрудника
Если нет риска, что сотрудник, в отношении которого проводится расследование, может подделать доказательства или свидетелей, следователь должен проинформировать сотрудника сразу после принятия решения о начале расследования. Работодатель должен объяснить причины расследования, кто будет его проводить, что они собираются делать, что они побеседуют с любыми свидетелями и что будет дальше. В Интернете есть шаблоны писем ACAS, которые можно использовать при рассмотрении жалоб или дисциплинарных дел.
Отстранение сотрудника от работы в рамках дисциплинарного дела
Отстранение от работы во время расследования следует рассматривать только в том случае, если это необходимо для защиты расследования, организации, других сотрудников или сотрудника, в отношении которого ведется расследование. Отстранение от работы не должно использоваться в качестве дисциплинарной меры, пока идет расследование. Если отстранение от работы рассматривается во время проведения расследования, сотрудник должен быть предупрежден о том, что это действие не является дисциплинарным взысканием.
Определение возможных источников доказательств
Не существует исчерпывающего списка, который следователю необходимо проработать, чтобы понять, на какие источники доказательств ему следует обратить внимание. Каждое расследование отличается от другого, и информация и факты, которые необходимо рассмотреть, также будут отличаться.
Типы вещественных доказательств могут включать показания свидетелей, электронные письма, документы, записи камер видеонаблюдения, квитанции, компьютерные данные, записи телефонных разговоров или учет посещаемости. Следователь должен продумать, как он собирается получить информацию, и обеспечить соблюдение закона о защите данных и других юридических обязательств.
По ходу расследования могут обнаружиться другие источники доказательств или они могут стать значимыми. Однако перед следователем стоит задача изучить только то, что с достаточной степенью вероятности может иметь отношение к рассматриваемому делу.
Шаг 3: Проведение совещания по расследованию
Как при расследовании жалоб, так и при дисциплинарном расследовании, следователю может понадобиться получить информацию от сотрудника, свидетелей и других свидетелей, которые могут включать клиентов или заказчиков, во время проведения совещания по расследованию.
Право на сопровождение
По закону работник имеет право на сопровождение “компаньоном” на встречу или слушание по вопросу жалобы. Однако если вопрос связан с дисциплинарным взысканием, работник имеет право на сопровождение только на слушание или собрание, где будет вынесено официальное предупреждение или предприняты другие дисциплинарные меры. Однако хорошей практикой для работодателей является предоставление работникам права на сопровождение на всех слушаниях.
Работника может сопровождать коллега, обученный или сертифицированный представитель профсоюза на рабочем месте или нанятый сотрудник профсоюза. Согласно закону о дискриминации, работодатели должны делать разумные поправки для сотрудников с ограниченными возможностями. Это может означать разрешение кому-либо присутствовать на собрании, например, работнику службы поддержки или человеку, знающему об инвалидности работника.
Отсутствие на собрании по расследованию
Если сотрудник не является на заседание по рассмотрению жалобы или дисциплинарного собрания, его следует сначала перенести. Если сотрудник продолжает отказываться присутствовать, следователю может потребоваться изучить все другие доказательства и принять разумное решение на основе имеющейся в его распоряжении информации. Если расследование продолжается без работника, следователь должен сообщить об этом работнику и провести расследование максимально полно и справедливо.
Шаг 4: Работа со свидетелями
Возможно, потребуется опросить отдельных лиц или попросить их дать более официальные свидетельские показания. Если несколько человек были свидетелями одного и того же инцидента, и их показания совпадают, то следователю может не потребоваться опрашивать других свидетелей, если им не нужна дополнительная информация или разъяснения по данному вопросу.
После того, как следователь установит личности свидетелей, он должен попросить их записать показания, пока они еще свежи в памяти. Следователь также может встретиться с любыми свидетелями, чтобы расспросить их о заявлении и сделать записи. В конце встречи свидетель должен внимательно прочитать записи и подписать их, если они точно отражают события.
Неохотные свидетели
Некоторые сотрудники могут не захотеть или неохотно предоставлять доказательства в ходе расследования. В таких случаях следователю следует выяснить причины их нежелания и заверить их, что все, что они скажут, будет рассматриваться конфиденциально. Хотя по возможности следует избегать анонимизации свидетельских показаний. Это связано с тем, что сотрудник, в отношении которого ведется расследование, может заявить, что он оказался в невыгодном положении, поскольку не смог эффективно оспорить доказательства против него. Только если существует реальная опасность репрессий, следователь должен согласиться на анонимность свидетельских показаний.
Шаг 5: Отчет о результатах расследования
Отчет о расследовании должен включать все факты, которые были и не были установлены, а также информацию о том, есть ли какие-либо смягчающие факторы, требующие рассмотрения. Хотя расследователь может обратиться за дополнительной консультацией к HR или другой третьей стороне, выводы, к которым он пришел, должны быть его собственными.
ACAS разработал шаблон отчета о расследовании, который может быть адаптирован к требованиям каждой организации. Но в любом случае, отчет должен быть написан в объективном стиле, избегать жаргона и прозвищ, сообщать только факты, включать все собранные доказательства и быть кратким.
Доказательства в отчете должны быть разделены на неоспоримые факты (факты, не вызывающие споров), оспариваемые факты (факты, с которыми не согласны или которые противоречат друг другу) и необоснованные утверждения (когда следователь не может доказать или подтвердить утверждение).
Шаг 6: Завершение расследования
После того как следователь представил свой отчет, он обычно не участвует в дальнейших действиях, за исключением, возможно, обсуждения отчета или участия в слушании для разъяснения своих выводов.
Окончательное решение о том, какие действия следует предпринять по результатам расследования, например, нужно ли проводить дисциплинарное слушание, принимает не следователь, а соответствующее лицо, принимающее решение. Если их решение отличается от рекомендаций, содержащихся в отчете о расследовании, причины должны быть зафиксированы в письменном виде и приложены к отчету в качестве дополнения.
Хранение отчетов о расследовании
Существует общее требование хранить отчеты о расследованиях в течение определенного периода времени. Важно хранить отчеты надежно и в условиях ограниченного доступа; обеспечить соблюдение требований по защите данных и других законодательных требований. Сотрудники имеют право просматривать любые части отчета, содержащие информацию о них, однако они не должны иметь возможности просматривать информацию, принадлежащую другим лицам.
Если дело дойдет до судебного разбирательства, задокументированное расследование может оказать решающую поддержку защите работодателя.
Нужна помощь?
Процедуры расследования должны соблюдаться справедливо и последовательно, что может быть непросто, если лицо, которому поручено вести расследование, не является обученным или опытным следователем. Специалисты DavidsonMorris по трудовому праву готовы проконсультировать по всем аспектам управления персоналом, включая рекомендации по проведению расследований на рабочем месте и дисциплинарным взысканиям. Работая в тесном сотрудничестве с нашими консультантами по кадровым вопросам, мы предоставляем работодателям комплексные услуги, обеспечивая решение кадровых и кадровых проблем при минимизации правовых рисков. Мы также выступаем в качестве внешних следователей, повышая доверие к внутренним HR-процессам и устраняя риск предполагаемого фаворитизма или предвзятости в HR-расследованиях. За помощью и советом обращайтесь к нам.
Часто задаваемые вопросы о процессе расследования на рабочем месте
Каковы этапы проведения расследования на рабочем месте?
Этапы включают принятие решения о необходимости проведения расследования, подготовку к расследованию, проведение собрания по расследованию, работу со свидетелями, отчет о результатах расследования и завершение расследования.
Что происходит при расследовании на работе?
Расследование проводится, когда кто-то подает официальную жалобу или претензию на другого. Оно дает всем участникам возможность объясниться, выслушать другую сторону и совместно с работодателем разрешить ситуацию.
Каковы права работников во время расследования?
Расследование должно проводиться справедливо, объективно, без ненужных задержек и по справедливой процедуре. Закон дает работникам право на сопровождение на любое собрание по жалобам и на собрание или слушание, вынесение официального предупреждения или другого дисциплинарного взыскания по дисциплинарным вопросам.
Оригинал статьи: https://www.davidsonmorris.com/workplace-investigation-process/
