В период с декабря 2000 года по февраль 2021 года средний уровень увольнений в США никогда не превышал 2,4% от общей численности рабочей силы в месяц. В первые два месяца 2022 года средний показатель почти достиг 3%, а в некоторых штатах за последние 12 месяцев этот показатель достигал 4%. Хотя мы всегда надеемся, что сможем удержать лучших сотрудников надолго, в какой-то момент вашему предприятию, скорее всего, придется провести процедуру увольнения.
Оффбординг – это, как не удивительно, противоположность онбордингу. Offboarding – это процесс, с помощью которого компании завершают трудовые отношения с увольняющимся сотрудником. Мы создали это руководство по лучшей практике увольнения, чтобы вы могли отпустить своих сотрудников как можно более изящно и тактично – независимо от обстоятельств ухода.
Определение понятия “увольнение сотрудника
Не менее важным, чем прием сотрудника на работу (хотя, возможно, часто упускаемым из виду), является процесс увольнения сотрудника. Вывод сотрудника за штат – это процесс перевода бывшего сотрудника из компании. Вывод сотрудника за штат должен происходить независимо от того, добровольно или вынужденно он покидает компанию, но шаги, которые вы должны предпринять, могут отличаться в зависимости от того, увольняется ли сотрудник, уходит на пенсию или увольняется.
Что такое выход за штат:
- Вывод из штата позволяет компании мягко расстаться с бывшим сотрудником.
- Этот процесс должен помочь вашей компании расти и совершенствоваться
- Стратегия увольнения облегчает переход от одного сотрудника к другому.
- Внештатное увольнение также может защитить вашу компанию от судебных исков, неправомерного продолжения выплаты заработной платы или других проблем, которые могут возникнуть после ухода сотрудника.
- Offboarding подготовит вашу компанию информацией о том, что вы ищете при найме новых сотрудников или перестройке структуры вашей компании.
Чем не является оффбординг:
- Хотя одним из ключевых моментов при увольнении является проведение выходного интервью, его целью не является нападение или критика увольняющегося сотрудника.
- Как и в случае с успешным разводом, offboarding не должен быть попыткой убедить сотрудника остаться или отсрочить его уход, а должен быть попыткой сделать переход плавным и дружественным, но при этом обеспечить расставание.
- Вывод из штата – это не попытка играть с уходящим сотрудником (однако, это должно быть уважительно), а защита вашей компании, которая должна быть уверена, что сроки будут соблюдены, клиенты довольны, а судебные иски о незаконном увольнении не возникнут.
Лучшие практики
Составьте контрольный список, блок-схему или руководство по стратегии увольнения, чтобы помочь вашему отделу кадров, руководству и другим сотрудникам понять и выполнить основные шаги. Например, Национальный архив, который контролирует управление секретными документами и секретной информацией в федеральном правительстве, подготовил 24-страничный отчет о лучших практиках и самых больших проблемах, связанных с увольнением сотрудников.
Хотя контрольный список вашей компании, вероятно, не должен быть таким обширным, убедитесь, что он включает некоторые ключевые шаги, такие как заполнение и подача всех документов, создание плана передачи знаний, организация возврата любого оборудования компании, проведение выходного интервью, контакт с любыми клиентами, удаление и отзыв доступа к цифровым аккаунтам и прекращение автоматической выплаты заработной платы. Этот рабочий процесс, вероятно, будет немного отличаться, если сотрудник уходит в отставку, на пенсию или увольняется, но многие ключевые шаги будут одинаковыми.
Почему выход сотрудника из компании имеет решающее значение
Создание правильного и изящного процесса увольнения сотрудника дает компании множество преимуществ, помимо того, что уход сотрудника должен быть максимально добрым и дружелюбным. Вот несколько ключевых причин:
- Повышение безопасности конфиденциальной информации и данных путем обеспечения надлежащей передачи, а также отмены и аннулирования доступа сотрудников
- Надлежащий сбор принадлежащего компании оборудования также гарантирует, что данные не будут ошибочно или случайно переданы или распространены.
- Смягчение юридических угроз, таких как иски о неправомерном увольнении, путем обеспечения надлежащего закрытия контрактов сотрудников, а в случае увольнения бывшие сотрудники не считают, что не было никаких подразумеваемых обещаний или нарушений добросовестности.
- Успешное увольнение поможет проинформировать ваших менеджеров, отдел кадров и вас самих о том, что ваша компания делает хорошо или не делает хорошо, и даст вам необходимую информацию, когда вы начнете набирать сотрудников или размещать вакансии для заполнения свободных мест.
- Бывшие сотрудники все еще могут быть клиентами и послами бренда. Если оставить отношения с бывшим сотрудником на хорошей ноте, это поможет ему стать послом вашего бренда и, возможно, даже ресурсом для будущего рекрутинга.
Контрольный список при приеме на работу: Как уволить сотрудника
Успешный процесс увольнения поможет вашему бывшему сотруднику и вашей компании тактично и изящно справиться с тем, что в противном случае может стать неловким, стрессовым и неудобным моментом. Вот восемь основных шагов по созданию тактичного и эффективного процесса увольнения:
1. Относитесь к увольняющимся сотрудникам со справедливостью и добротой
Относитесь к увольняющимся сотрудникам справедливо и доброжелательно, независимо от того, как они уходят. Поблагодарите увольняющегося сотрудника за проделанную работу, а также за время и энергию, которые он вложил в свою работу и вашу компанию.
Вежливый уход защищает компанию от мести, юридических угроз или утечки данных, а также позволяет сохранить позитивные, долгосрочные отношения, которые сохраняют бывшего сотрудника в качестве потенциального клиента, представителя бренда или связи в отрасли.
2. Определите причину ухода
Процесс увольнения сотрудника, скорее всего, будет зависеть от характера и причины его ухода. Для сотрудника, уходящего на пенсию, процесс увольнения может быть относительно простым, в то время как сотрудник, увольняющийся для работы в другом месте, может получить важную информацию о вашей компании. Уволенные или сокращенные сотрудники также потребуют иной последовательности действий при оформлении.
3. Сообщите об уходе
Хотя может быть неловко сообщать об уходе сотрудника остальным членам вашей компании, чем раньше вы сообщите об этом в офисе, тем лучше. Чем дольше вы ждете, тем больше вероятность того, что другие сотрудники будут сами выяснять подробности. Это может сделать ситуацию более некомфортной или привести к тому, что добровольный уход будет расценен как увольнение.
Избегайте сплетен и недопонимания, сообщая об уходе сотрудников, а в случае выхода на пенсию публично поздравляйте и благодарите сотрудника за проделанную работу. Независимо от причины – добровольной или вынужденной – лучше быть честным с остальными членами вашей команды о том, почему кто-то уходит. Признайте ошибки руководства и продемонстрируйте шаги по их исправлению.
4. Защита имущества и отмена доступа
Одна из самых простых частей процесса увольнения – и она остается неизменной независимо от того, увольняете ли вы сотрудников добровольно или вынужденно – включает в себя обеспечение сохранности имущества компании, лишение сотрудников доступа к системе и обеспечение соблюдения любых других протоколов компании.
Обязательно попросите увольняющегося сотрудника сдать все оборудование компании, такое как ключи, жетоны, кредитные карты, униформу, телефоны, ноутбуки, автомобили или документы. Хотя это может показаться очевидным, это гарантирует, что сотрудник случайно или намеренно не передаст конфиденциальные данные компании.
Кроме того, не забудьте отозвать у сотрудника доступ к онлайн и оффлайн системам компании, а также коды сигнализации или ворот. Это может включать электронную почту, внутренние платформы, CRM-системы, аккаунты в социальных сетях и базы данных продаж. В случае полюбовного расставания вежливо предупредить сотрудника или дать ему отсрочку, чтобы у него было время удалить все важные личные электронные письма или другую информацию, которая может ему понадобиться, или обновить все контакты, которым может понадобиться новая электронная почта сотрудника.
5. Проведите выходное интервью для получения информации и сбора данных
Одной из самых важных частей процесса увольнения является выходное интервью. Точно так же, как вы проводите собеседование с потенциальным кандидатом, чтобы понять, что он может привнести в вашу компанию, вы хотите провести собеседование с увольняющимся сотрудником, чтобы узнать, каким был его опыт работы в компании. Интервью при увольнении дает вам возможность собрать информацию о том, что ваша компания делает хорошо, а что может улучшить. Отзывы увольняющегося сотрудника о рабочей нагрузке, культуре компании, руководстве и других сотрудниках могут пролить свет на те области, которые вы иначе не смогли бы увидеть.
Мы рекомендуем поручить HR или другой “нейтральной” стороне провести выходное интервью в том случае, если сотрудник уходит из-за того, как с ним обращался непосредственный руководитель. Кроме того, не забывайте серьезно относиться ко всем отзывам. Помните, что любая информация, полученная от сотрудника, ценна и важна, даже если она вам не нравится. Несколько ключевых вопросов, которые следует задать, включают:
- Оправдала ли работа ваши ожидания? Каковы были эти ожидания и как они оправдались или не оправдались?
- Каковы были ваши отношения с руководителем? С коллегами?
- Что мы не делаем того, что должны делать?
- Кем вы здесь восхищаетесь?
- Что мы могли бы улучшить?
- Что веселого (и что не очень веселого) в работе здесь?
Вы можете обнаружить, что другие вопросы или более конкретные вопросы лучше подходят для вашей компании или для типа проводимого вами оффбординга. Конкретные вопросы могут помочь вам обеспечить более успешную передачу знаний и помочь вам расти как работодателю.
6. Обеспечьте успешную передачу знаний
Независимо от того, нанимаете ли вы непосредственного преемника на место уходящего сотрудника или реструктурируете существующие должности, чтобы покрыть нагрузку сотрудника, вы хотите сохранить знания уходящего сотрудника в вашей компании. Конкретные детали зависят от конкретной должности, но несколько ключевых элементов, о которых вам следует подумать, включают:
- получение четкого представления о распорядке дня сотрудника.
- Убедиться, что у вас есть доступ ко всем системам и файлам, которыми пользуется сотрудник, и понимание этих систем.
- Знать, с кем работает сотрудник и кому он подчиняется как в вашей компании, так и за ее пределами.
- Понимание того, как сотрудник расставляет приоритеты и выполняет все свои задачи
- Выяснить, потребует ли какая-либо из используемых им систем длительного обучения, прежде чем ее сможет использовать другой сотрудник.
Если уход сотрудника будет дружественным, попросите его создать документ или видеоролик, содержащий вышеуказанную информацию, а также любые советы, которые он может предложить своему преемнику, – это поможет вам сэкономить массу времени и денег.
7. Защита компании от потери производительности
Уход сотрудника – внезапный или запланированный – может привести к тому, что его многочисленные обязанности и проекты будут внезапно приостановлены. В некоторых случаях других сотрудников могут попросить взять на себя эти обязанности, что может быть обременительным и стрессовым для рабочей среды.
Будьте прозрачны и понятны со своими сотрудниками в отношении того, как уход сотрудника влияет на различные команды или персонал, и будьте готовы к изменениям в распорядке дня каждого сотрудника. Доплачивайте оставшимся сотрудникам за дополнительную ответственность, составьте и обменяйтесь планом, как справиться с любой необходимой дополнительной нагрузкой – признание отсутствия устойчивости во временной ситуации важно для дальнейшего успеха деятельности. Работайте с увольняющимся сотрудником, чтобы обеспечить успешную передачу знаний и убедитесь, что все свободные концы связаны до ухода сотрудника, чтобы минимизировать влияние на производительность, вызванное его уходом.
8. Оставайтесь на связи
Оставаться на связи может быть нежелательно для обеих сторон, но если сотрудник уходит по обоюдному согласию, оставаться на связи – отличный способ проявить доброту и признательность, даже когда ваш сотрудник покидает компанию. Это может быть простое общение по телефону или электронной почте, встреча за чашкой кофе или даже приглашение сотрудника на мероприятия компании, в зависимости от отношений. Поскольку сотрудники могут перейти на работу к подрядчикам или клиентам вашей компании, сохранение дружеских отношений может пойти на пользу всем.
Это также может защитить вашу компанию от недовольных сотрудников, угрожающих судебными исками или мести, но это также может помочь вашей компании, поскольку позволит бывшему сотруднику хорошо отзываться о вас и вашей компании. Преемнику сотрудника также может понадобиться помощь в решении конкретной задачи, и положительные отношения с человеком, который ранее выполнял эту роль, могут оказаться невероятно полезными.
Итог
Вывод сотрудников из штата так же важен, как и ввод в должность, хотя о нем часто забывают или уделяют ему меньше внимания в процессе управления персоналом. Организованный процесс увольнения обеспечит бесперебойную работу вашей компании и безболезненный переход от одного сотрудника к другому. Он защитит вашу компанию от потери производительности, судебных исков и преследований, а также даст вам ценную информацию об улучшениях, которые могут потребоваться в структуре вашего бизнеса.
Оригинал статьи: https://www.forbes.com/advisor/business/offboarding/
