Когда вы увольняете сотрудника, важно сделать это профессионально и этично. Вы должны не только знать, что делать при увольнении сотрудника, но и знать, чего делать не следует. Понимание того, как обращаться с этим деликатным процессом, гарантирует эффективную и результативную встречу по увольнению.
В этой статье мы объясним некоторые причины, по которым вы можете захотеть уволить сотрудника, а также предоставим вам список того, как следует увольнять сотрудника, и список того, как не следует увольнять сотрудника.
Почему вы должны уволить сотрудника?
Если вы планируете отпустить сотрудника, вам нужна конкретная причина. Например, возможно, поведение сотрудника влияет на ваш бизнес, подрывает моральный дух на рабочем месте или представляет риск для здоровья или безопасности ваших сотрудников. Помните, что причина увольнения сотрудника должна соответствовать государственным и федеральным законам. Вот несколько распространенных причин для увольнения сотрудника:
- Проблемы, связанные с производительностью
- проблемы с посещаемостью или хронические опоздания
- Преступное поведение или воровство
- Насилие или угрозы в адрес сотрудников
- Реорганизация компании
- Плохой характер или отношение к работе
Хотя вы можете уволить сотрудника по любой из этих причин, ваше окончательное решение должно зависеть от фактов и обстоятельств каждого конкретного случая и сотрудника.
Как уволить сотрудника
Знание того, как правильно прекратить трудовые отношения с сотрудником, может сделать этот процесс более эффективным. Более того, соблюдение надлежащего протокола при увольнении сотрудника облегчает его принятие и защищает вашу компанию от возможных судебных разбирательств в будущем. Вот как правильно уволить сотрудника:
Документируйте проблемы и предупреждения до увольнения
Прежде чем уволить сотрудника, убедитесь, что вы задокументировали различные причины, которые привели к вашему решению. Например, возможно, сотрудник постоянно угрожал своим коллегам. Зафиксируйте каждый из этих случаев, так как это обеспечит вам поддержку во время встречи и, возможно, во время судебного разбирательства, если до этого дойдет дело. Кроме того, обратите внимание на любые предупреждения, которые вы делали сотруднику, например, о плохой оценке его работы. Наличие доказательств того, что вы пытались уведомить сотрудника о его недостатках, облегчит ему осознание того, что вы пытались предупредить его до принятия окончательного решения.
Принесите свою документацию на встречу по расторжению договора
Приведите документацию в порядок до начала собрания. Возьмите с собой аттестации, письменные предупреждения и соответствующую переписку, которую вы вели с сотрудником во время его работы. Это позволит вам просмотреть их и иметь доказательства причины, по которой вы увольняете сотрудника.
Подготовьте документ об увольнении
Хотя вы не должны делать встречу по поводу увольнения более продолжительной, чем это необходимо, убедитесь, что вы охватили все самое важное. Подготовьте переходный документ, в котором будут отражены важные детали, касающиеся увольнения. Будьте конкретны в отношении следующих шагов, таких как последний день работы, последняя зарплата, льготы, текущие проекты и неиспользованные дни отпуска. Убедитесь, что все определено и что они получили всю необходимую информацию до конца встречи. Попросите их подписать документ об увольнении и дайте им его копию. Вы также должны сохранить копию в личном деле.
Проведите собрание в уединенном месте
Проведите собрание по увольнению в уединенном месте, например, в своем офисе. Убедитесь, что выбранное вами место не будет прерываться и не станет объектом наблюдения. Поскольку речь идет о деликатном вопросе, важно отнестись к нему именно так и оказать сотруднику любезность, проведя встречу в закрытом месте.
Выслушайте, что они хотят сказать
Когда вы увольняете сотрудника, он может отреагировать шоком, отрицанием, гневом или горем. Потратьте время на то, чтобы выслушать их слова, чтобы определить их точные эмоции по поводу новости об увольнении. Знание того, как они относятся к ситуации, поможет вам дать им правильный ответ.
Используйте контрольный список
Используйте контрольный список, чтобы не отвлекаться от работы во время встречи с сотрудником, которого вы планируете уволить. Наличие контрольного списка позволит вам учесть все, что необходимо, во время встречи. По сути, ваш контрольный список должен содержать рекомендации о том, как сообщить сотруднику, что он может ожидать по закону и от вашей компании после прекращения трудовых отношений. Контрольный список также служит доказательством того, что обсуждалось во время встречи.
Будьте уважительны
Когда вы встречаетесь с сотрудником, относитесь к нему с добротой и уважением. Вместо того чтобы спорить, будьте тверды, вежливы и профессиональны, когда сообщаете им о своем решении. Даже если вы отпускаете сотрудника, завершение встречи на сердечной ноте поможет ему почувствовать благодарность за то время, которое он провел в вашей компании.
Разрешите им задавать вопросы
Сотрудник, которого вы увольняете, имеет право задавать вопросы относительно вашего решения. Дайте им время спросить все, что они хотели бы, о том, почему вы решили их уволить, и о дальнейших шагах. Поскольку люди по-разному реагируют на подобные ситуации, важно дать им время высказать свои мысли. Дайте им честные ответы и избегайте дебатов или жарких споров.
Проводите собрание по вопросам увольнения в конце рабочего дня.
Проявите уважение к ситуации и сотруднику, которого вы отпускаете, выбрав для собрания по поводу увольнения более спокойное время дня. Вместо того чтобы отпускать сотрудника в середине рабочего дня, дождитесь конца рабочего дня, когда вокруг будет меньше людей. Это позволит избежать ненужных вопросов и посторонних взглядов.
Измените информацию об учетных записях и логинах безопасности
Даже если вы больше не предоставляете им доступ к системам вашей компании, в качестве меры предосторожности обязательно измените пароли и логины доступа к компьютерам и коды входа. Если они испытывают горечь по поводу своего увольнения, изменение этой информации не позволит им сделать что-то злонамеренное, например, войти в систему и украсть информацию из вашей организации.
Действуйте быстро
Когда у вас есть хорошо продуманная причина для увольнения сотрудника, примите решение и действуйте быстро. Поскольку причина вашего увольнения, скорее всего, связана с тем, какое влияние он оказывает на компанию или ваших сотрудников, лучше положить этому конец как можно скорее.
Поблагодарите их за их вклад
Даже если вы отпускаете сотрудника, важно поблагодарить его за ценный вклад, который он внес во время работы. Это поможет вам закончить встречу на позитивной ноте и покажет им, что вы цените их, несмотря на то, что вынуждены их отпустить. Не забудьте пожелать им всего хорошего и пожать им руку перед уходом.
Как не следует увольнять сотрудника
Так же, как вы должны вести себя определенным образом во время встречи по поводу увольнения, вы должны избегать определенных действий. Стремитесь к профессионализму на всех встречах, посвященных увольнению, и избегайте усложнения ситуации. Вот как не следует увольнять сотрудника:
Не увольняйте сотрудника, пока не встретитесь с ним лицом к лицу
Вместо того чтобы увольнять сотрудника по телефону, письму, электронной почте или телефонному звонку, дождитесь личной встречи с ним. Поскольку вы отпускаете сотрудника из своей компании, важно оказать ему любезность и провести личную встречу. Несмотря на то, что вы увольняете сотрудника, вы должны относиться к нему с уважением. Поэтому важно провести увольнение таким образом, чтобы не испортить отношения с оставшимися сотрудниками.
Не увольняйте сотрудников без предварительной оценки их работы
Не заставляйте сотрудника чувствовать себя застигнутым врасплох. Перед увольнением убедитесь, что сотрудник получил обратную связь и надлежащий инструктаж. Это не только предупредит их, но и позволит вам найти потенциальную причину для увольнения и определить, в чем причина их неудач.
Не увольняйте сотрудника без свидетелей
Чтобы избежать потенциального дела о расторжении трудового договора, попросите второго сотрудника присутствовать на собрании, посвященном увольнению. Они не только выступают в качестве свидетеля, но и могут высказаться, когда вы не знаете, что сказать дальше. Подумайте о том, чтобы пригласить кого-нибудь из отдела кадров, у кого больше опыта в увольнении сотрудников. Используя свой опыт, они смогут удержать обсуждение в нужном русле и обеспечить справедливое, равное и профессиональное отношение к сотруднику.
Не затягивайте разговор
Если вы предоставили сотруднику оценки работы и обратную связь, которая дает ему понять, что он не соответствует ожиданиям, вам не нужно повторять свое недовольство. Поскольку большинство сотрудников спрашивают о причине увольнения, подготовьте краткий ответ, в котором не будет слишком много деталей или возложения вины. Например, вместо того, чтобы перечислять все способы, которыми они не справились с работой, просто скажите, что вы уже обсуждали проблемы их работы и что вы отпускаете их, потому что их работа не соответствует стандартам компании и тому, что они ожидают от этой должности.
Не забудьте закончить на позитивной ноте и пожелать им удачи в их будущих начинаниях и в должности, которая им больше подходит. Кроме того, вы можете подчеркнуть, что, учитывая их многочисленные таланты, вы уверены, что они найдут другую должность. В целом, ведите разговор кратко и не вдавайтесь в излишние подробности. На самом деле, если вы сообщите слишком много подробностей, это может помешать вам использовать информацию, обнаруженную после увольнения, в потенциальном судебном процессе.
Не позволяйте им думать, что это не окончательное решение.
Убедитесь, что сотрудники знают, что вы приняли окончательное решение относительно их увольнения. Не позволяйте им думать, что у них есть возможность изменить ваше решение. Если у вас есть время, прежде чем назначить встречу по поводу их увольнения, убедитесь, что у вас есть разумно сформулированные причины для увольнения.
Не забудьте попросить их вернуть имущество компании
Перед окончанием встречи по увольнению попросите сотрудника вернуть ключи, пропуск, бейдж компании и любое другое принадлежащее компании оборудование или технологии. Вы можете сопроводить их на их рабочее место, чтобы забрать те предметы, которых у них нет под рукой, прежде чем выпроводить их из здания. Если в этот день у них нет с собой всего оборудования компании, договоритесь о том, когда вы можете ожидать его получения. Обязательно проконсультируйтесь с ними по поводу оборудования, которое вы не получили к дате, когда они обещали его вернуть.
Не предоставляйте им доступ к электронным системам компании
Непосредственно перед встречей с сотрудником или во время нее прекратите его доступ к электронным системам компании, например, к его электронной почте. Скоординируйте свои действия с отделом информационных технологий (ИТ), чтобы убедиться, что у них больше нет доступа к этим системам. Вы также можете выяснить в ИТ-отделе, какую информацию компании они могли взять в течение нескольких недель, предшествовавших увольнению.
Не заканчивайте встречу негативом
Завершите встречу на позитивной ноте и подумайте о том, чтобы придать им уверенности в продолжении карьеры. Например, вы можете поговорить о поиске работы, предложить должности, которые могут соответствовать их квалификации, или дать им понять, что вы цените их вклад. Провожая их словами ободрения, вы дадите им понять, что по-прежнему уважаете их.
Оригинал статьи: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-terminate-an-employee
